Sécurité et données

Une conciergerie de luxe garde des informations sensibles : les habitudes de personnalités, les codes des villas, les conversations privées, les montants. Ce chapitre explique comment Vetexis protège l'accès à votre compte, ce qui est tracé, ce qui est conservé et comment récupérer ou effacer vos données.

15.1 La connexion en deux temps#

Chaque connexion demande deux preuves :

1. votre adresse email et votre mot de passe ;
2. un code à six chiffres reçu par email, valable dix minutes, à usage unique.

Si la double authentification est activée (15.2), un troisième code est demandé.

Pourquoi. Un mot de passe seul se vole ou se devine. Le code par email prouve en plus que vous avez accès à votre boîte. Le code est lié à votre tentative de connexion : impossible de sauter l'étape du mot de passe.

Ce que Vetexis ne dit jamais : si une adresse a un compte. Une connexion refusée affiche toujours « Email ou mot de passe incorrect. », et l'inscription comme le mot de passe oublié répondent de la même manière que l'adresse existe ou non. C'est l'email reçu qui dit la vérité, au seul titulaire de l'adresse.

Les limites contre les attaques : au-delà d'un certain nombre de codes demandés ou de mots de passe faux pour une adresse, Vetexis temporise (« Trop de tentatives. Réessayez dans quelques minutes. »), même avec le bon mot de passe.

Le mot de passe : au moins 10 caractères, ni trop courant, ni identique à votre adresse email. Une phrase facile à retenir fait un bon mot de passe. Il se change dans Réglages › Sécurité › Mot de passe › Changer (l'actuel, puis le nouveau deux fois) ; vos autres sessions sont alors fermées. Un compte créé avant les mots de passe propose Créer mon mot de passe.

Mot de passe oublié (page de connexion) : votre adresse, un code par email, puis le nouveau mot de passe deux fois. Toutes vos sessions sont fermées.

La session reste ouverte 30 jours, prolongée à chaque utilisation.

15.2 La double authentification#

Où : Réglages › Sécurité › Double authentification › Activer. Recommandée pour les propriétaires et les responsables, dont le compte ouvre la finance et les réglages.

1. Scannez le QR code avec une application d'authentification (Google Authenticator, 1Password, Authy…), ou saisissez la clé à la main. Le QR code est dessiné dans votre navigateur : le secret ne transite par aucun service tiers.
2. Saisissez le code à six chiffres affiché.
3. Notez les codes de secours, montrés une seule fois. Chacun remplace une fois le code de l'application si vous perdez votre téléphone. Copier les codes, puis J'ai noté mes codes.

À la connexion, après le code reçu par email, l'écran « Double authentification » demande le code de l'application ou un code de secours. Au cinquième code faux, la tentative est fermée et il faut recommencer depuis le mot de passe. Un code déjà utilisé ne peut pas resservir.

Désactiver demande un code de l'application ou un code de secours.

15.3 Les sessions et le compte#

Réglages › Sécurité › Sessions ouvertes : une ligne par appareil (« Chrome · Windows », « Active il y a 5 min · ouverte le 3 octobre »), la vôtre marquée « Cette session ». Déconnecter ferme une session que vous ne reconnaissez pas.

Zone sensible :

• Se déconnecter partout : ferme toutes vos sessions, y compris celle-ci.
• Désactiver mon compte : plus personne ne peut s'y connecter et vos sessions sont fermées. Vos données sont conservées. Il faut retaper votre adresse et votre mot de passe. Pour réactiver le compte, il faut écrire à info@vetexis.com. Propriétaire d'une conciergerie active ? Fermez-la d'abord, ou nommez un autre propriétaire.

15.4 L'isolation et les droits#

• Chaque conciergerie est étanche. La base de données elle-même refuse de montrer à une conciergerie une donnée d'une autre : il n'existe pas de requête « oubliée » qui fuirait.
• Les droits sont vérifiés par le serveur, jamais seulement par l'écran (chapitre 12). Un compte terrain qui tenterait d'ouvrir la fiche d'un client hors de ses missions obtient la même réponse que si elle n'existait pas.
• Les codes d'accès des biens sont chiffrés et ne se lisent que sur action explicite, enregistrée.
• Les médias (photos, vocaux, documents) ne sont accessibles que par des liens signés valables dix minutes. Les photos sont débarrassées de leurs métadonnées (position GPS, appareil) à l'enregistrement.
• Les liens publics (devis, paiement, espace prestataire) sont personnels et signés ; un lien de prestataire ne sert qu'une fois.
• L'assistant ne voit jamais les coûts, les marges, les codes ni les autres clients. Les messages des clients sont traités comme des données, jamais comme des instructions : un client qui écrit « ignorez vos règles » n'obtient rien.

15.5 Ce qui est tracé#

Où : Réglages › Confidentialité. Qui : propriétaire et responsables.

Le journal des accès#

Chaque lecture d'une donnée sensible est enregistrée : qui, quand, quoi, sur quel objet.

Filtres par type d'accès, période et client. Ce journal ne s'efface pas. C'est la trace qu'on montre à un client qui demande « qui a vu mes messages ? ».

Les révélations IA#

Chaque fois que l'assistant a répondu « je suis un programme » à un client qui demandait franchement s'il parlait à une machine : la date, le client, la langue et la question posée. C'est l'exigence de transparence du règlement européen sur l'IA (article 50). Après l'effacement d'un client, la question n'est plus conservée (« Non conservée ») ; la date et la langue restent comme preuve.

Le journal d'activité#

Sur la page Équipe : les cinquante dernières actions de l'équipe (réservations, factures, clients, rôles changés, invitations, réglages modifiés, mots de passe), chacune en une phrase lisible (chapitre 12).

15.6 La conservation des données : tout garder, rien effacer#

Vetexis n'efface rien automatiquement. Ni les messages, ni les médias, ni les transcriptions, ni les fiches, ni à la fermeture de la conciergerie, ni à la fin d'un abonnement, ni à la désactivation d'un compte. Il n'existe pas de réglage de durée de conservation.

Pourquoi. Une conciergerie travaille sur la durée : le client qui revient trois ans plus tard attend qu'on se souvienne de lui. Et une donnée effacée par erreur ne revient pas. L'effacement est donc toujours un geste humain, explicite :

• effacer un client à sa demande (droit à l'effacement, RGPD article 17) : chapitre 7, section 7.10 ;
• supprimer une note, un brouillon de facture, un séjour, un document.

Les factures émises ne s'effacent jamais (obligation comptable) ; elles s'annulent.

15.7 Exporter toutes vos données#

Où : Réglages › Confidentialité › Exporter toutes les données › Télécharger l'export. Qui : propriétaire et responsables. Quand : sur toutes les formules, même après la résiliation ou la fermeture.

Une archive .zip de fichiers CSV : équipe, clients, biens, fournisseurs, catalogue, réservations, missions, conversations et messages, factures, devis, règlements, rapports et factures Vetexis, avec les PDF de vos factures émises et un fichier LISEZMOI. Les fichiers s'ouvrent dans un tableur (séparateur point-virgule, montants en centimes, dates en temps universel). Les coûts et marges en font partie : ce sont vos données. Ne sont pas exportés : les secrets (codes d'accès chiffrés, jetons) et la mécanique interne de l'assistant.

D'autres exports, plus ciblés :

• une fiche client complète (JSON) : fiche › « … » › Exporter la fiche ;
• la liste des clients (CSV) : Clients › Exporter la liste (CSV) ;
• une conversation : fil › « … » › Exporter la conversation ;
• les factures émises d'une période (CSV) : Facturation › Exporter (CSV).

Chaque export est inscrit au journal des accès.

15.8 Fermer la conciergerie#

Où : Réglages › Général, Zone sensible, Fermer la conciergerie. Qui : le propriétaire seul. Il faut retaper le nom de la conciergerie.

Ce que fait la fermeture :

• l'abonnement s'arrête tout de suite : plus aucune facture ni aucun prélèvement ;
• les numéros WhatsApp sont déconnectés : plus aucun message n'arrive ;
• l'équipe ne peut plus travailler dans l'application : elle reste consultable en lecture seule ;
• vos données sont conservées par Vetexis, et l'export complet reste disponible à tout moment.

Reprendre un abonnement rouvre la conciergerie telle quelle.

Fermer ou résilier ? La résiliation (chapitre 14) laisse l'abonnement aller jusqu'à la fin de la période payée. La fermeture arrête tout immédiatement et déconnecte WhatsApp.

15.9 Sur le téléphone, sans réseau#

L'application installée garde lisibles hors ligne votre session et les missions du jour, rien d'autre : ni la messagerie, ni les clients, ni la facturation, ni les codes d'accès. Tout est effacé à la déconnexion et à l'expiration de la session.

15.10 Exemples#

Un client inquiet. M. Laurent demande qui a lu ses messages le mois dernier. Sofia ouvre Confidentialité › Journal des accès, filtre « Conversations » et le client : deux lectures, par Marco et par elle-même, datées. Elle peut le lui dire.

Un téléphone perdu. Marco perd son téléphone. Depuis son ordinateur, il ouvre Sécurité › Sessions ouvertes et ferme la session du téléphone. Comme sa double authentification était sur ce téléphone, il se connectera ensuite avec un de ses codes de secours, puis réactivera la double authentification sur le nouveau.

Un départ. Une concierge quitte la conciergerie. Sofia la retire de l'équipe : l'accès est coupé immédiatement, ses actions passées restent au journal, ses notes et messages restent dans les fiches.