Le catalogue des prestations

Le catalogue, c'est ce que vous vendez : villas, chefs, bateaux, transferts, bien-être, garde d'enfants, ménage, courses, excursions, soirées, restaurants, vols privés, sécurité. C'est aussi la seule source de l'assistant : il ne propose que ce qui y figure, au prix qui y figure. Un catalogue juste et bien décrit, c'est un assistant juste.

Qui y a accès : propriétaire, responsables et concierges le voient et le modifient (permission « modifier le catalogue ») ; les coûts, la commission et la marge ne sont visibles et modifiables qu'avec l'accès à la finance (propriétaire, responsable, comptabilité) et en formule Pro ou Réseau. La comptabilité et le terrain n'ont pas l'entrée Prestations dans la barre latérale.

Où : Catalogue › Prestations dans la barre latérale.

8.1 La liste#

• Onglets Actives, Inactives, Toutes.
• Préréglages par catégorie (Villa, Chef privé, Transfert, Bateau, Bien-être, Garde d'enfants, Ménage, Courses, Excursion, Soirée, Restaurant, Vol privé, Sécurité, Autre).
• Recherche par nom ou description ; Filtre par fournisseur ou par bien.
• Colonnes : Nom (avec la vignette de la première photo, ou l'icône de la catégorie), Catégorie, Tarification (la première ligne de prix), Fournisseur, Préavis. Les étiquettes « Inactive » et « Masquée pour l'assistant » signalent ce que l'assistant ne propose pas.
• Menu « … » : Importer (CSV ou Excel) et, pour qui gère la facturation, Réglages de cette page.

Depuis une fiche fournisseur ou une fiche bien, Voir dans le catalogue ouvre la liste déjà filtrée.

8.2 Créer une prestation#

1. Nouvelle prestation.
2. Nom (« Bateau Sunseeker 60 »), Catégorie, Fournisseur (ou « Aucun (prestation de la conciergerie) »).
3. Créer la prestation : la fiche s'ouvre pour compléter la grille tarifaire.

8.3 La fiche d'une prestation#

La fiche est un éditeur : vous modifiez, puis un seul Enregistrer en bas de page.

Prestation#

• Nom, Catégorie, Fournisseur.
• Bien : pour une prestation propre à un bien (la villa elle-même, son chef attitré). Une prestation rattachée à un bien est automatiquement indisponible pour l'assistant les jours où le bien est réservé sur Airbnb, Booking.com ou Vrbo (chapitre 10).
• Description : ce que l'assistant peut dire de la prestation (« Sunseeker 60 pieds, skipper et carburant inclus, départ de Puerto Banús, jusqu'à 10 personnes »). Elle est essentielle : sans elle, l'assistant ne peut pas dire ce que contient la prestation, et sa relecture jugerait « inventé » ce qui est pourtant vrai.

Attributs#

Ce que le client peut savoir, en paires courtes : « capacité : 10 personnes », « skipper : inclus », « chambres : 5 ». L'assistant lit les quatre premiers. Ajouter un attribut.

Grille tarifaire#

Une ligne par unité de vente : la nuit, la semaine, la journée, la demi-journée, de l'heure, par personne, forfait, sur devis. Pour chaque ligne :

• Prix de vente (€) : ce que paie le client ;
• Remise % : une remise commerciale affichable, déjà appliquée au prix annoncé ;
• avec l'accès à la finance : Coût (€) (ce que vous payez) et la Marge, calculée sur le prix remisé.

Une prestation peut avoir plusieurs lignes : une villa à 620 € la nuit et 3 510 € la semaine. L'assistant annonce toujours le prix avec son unité (« 620 € la nuit »), propose l'unité qui correspond au besoin et signale la plus avantageuse (une semaine revient souvent moins cher que sept nuits).

Sans aucune ligne, ou avec l'unité sur devis, l'assistant n'annonce aucun prix : il recueille le besoin et fait chiffrer par l'équipe.

En Essentiel, une ligne rappelle que coûts, commission et marge sont disponibles avec Pro.

Saisons#

« Du 15 juin au 15 septembre, ×1,4 » : un Libellé (« Haute saison »), les dates Du et Au au format MM-JJ (06-15), et un Multiplicateur (entre 0,1 et 10), appliqué au prix de vente. Les dates se lisent dans le fuseau du lieu. Sans saison, le même prix toute l'année. À la nuit et à la journée, chaque nuit prend la saison de sa propre date : un séjour qui commence avant la haute saison et finit pendant est compté nuit par nuit. La semaine, l'heure, la personne et le forfait prennent la saison du premier jour. L'aperçu du prix d'une nouvelle réservation applique la même règle.

Règles de réservation#

• Préavis minimum (heures) : en dessous, l'assistant le dit au client et propose la première date possible ; une réservation saisie par l'équipe est refusée, sauf « Forcer » par un responsable.
• Durée par défaut (minutes) : pour le planning (« Soit 4 h. »). Vide : sans durée fixe (une heure par défaut).
• Fuseau du lieu : si la prestation a lieu ailleurs que la conciergerie (une île, un autre pays). Par défaut, celui de la conciergerie.
• Commission (%) (avec la finance) : propre à la prestation ; vide, celle du fournisseur s'applique.
• Acompte demandé (%) : un pourcentage entier entre 0 et 100, calculé sur le prix TTC, proposé quand on crée le lien d'acompte d'une réservation de cette prestation (par exemple 50 % pour une villa, 100 % pour un vol privé). Vide : l'acompte par défaut de Réglages › Paiement en ligne s'applique (chapitre 11, section 11.5).
• Visible par l'assistant : il peut la proposer aux clients et envoyer ses photos. Décochée, elle reste réservable par l'équipe mais l'assistant l'ignore (utile pour une prestation confidentielle ou en préparation).
• Active : désactivée, elle reste au catalogue sans pouvoir être réservée.

Photos (colonne de droite)#

Ajout recadré au format 3:2, ordre, légende, retrait. L'assistant envoie les premières photos (trois au plus) quand il propose la prestation et que le client veut voir ou hésite. Le catalogue lui indique « photos disponibles ».

Indisponibilités (colonne de droite)#

Des périodes où la prestation ne se vend pas : Ajouter (Début, Fin, Motif : « Bateau en carénage »), dans les heures du fuseau de la prestation. L'assistant décline lui-même ces périodes et propose autre chose du catalogue. Une réservation saisie par l'équipe sur ce créneau est refusée.

Archiver#

Menu « … » › Archiver la prestation : elle disparaît du catalogue et de l'assistant ; les réservations passées la conservent. Une prestation archivée reste consultable depuis une réservation, en lecture seule, avec Réactiver (elle revient inactive : activez-la quand elle est prête).

8.4 Comment l'assistant lit le catalogue#

L'assistant reçoit, à chaque réponse, le catalogue des prestations actives, visibles et non archivées, rangé par catégorie puis par fournisseur, le fournisseur principal en tête. Un fournisseur marqué « dépannage » est signalé : l'assistant ne le propose que si rien d'autre ne convient. Pour chaque prestation : son prix de vente par unité, sa description, ses attributs, son préavis, « photos disponibles », ses indisponibilités à venir et les dates prises du bien lié.

Il ne voit jamais un coût, une marge ni une commission.

À côté du catalogue, il lit aussi les fiches des biens (chambres, capacité, équipements, description : chapitre 10). Elles lui servent à décrire un bien ; le prix et la réservation d'une location passent toujours par la prestation du catalogue.

Conséquences pratiques :

• ce qui n'est pas au catalogue, l'assistant ne le promet pas et ne le refuse pas : il demande à l'équipe ;
• une information pratique que les clients demandent souvent (« skipper inclus ? », « départ de quel port ? ») gagne à figurer dans la description ou les attributs ;
• quand le client dit « le bateau », l'assistant comprend la prestation du fournisseur principal de la catégorie.

8.5 Importer un catalogue#

Votre catalogue est dans un tableur ? Menu « … » › Importer (ou, à l'inscription, Importer un fichier). L'import se fait en quatre temps :

1. Fichier : CSV ou Excel (.xlsx), 5 Mo et 5 000 lignes au plus. Les noms de colonnes en français, anglais ou espagnol sont reconnus. Des modèles vierges sont proposés.
2. Colonnes : chaque champ face à la colonne proposée, avec les premières valeurs ; les champs obligatoires sont marqués.
3. Vérification : un essai sans rien écrire (lignes prêtes, avec avertissement, refusées et leurs raisons), et le choix pour les fiches déjà présentes : Mettre à jour les fiches existantes ou Les ignorer. Une cellule vide n'efface jamais une information déjà enregistrée.
4. Terminé : ce qui a été créé, mis à jour, ignoré, refusé, et Télécharger les lignes à corriger. Réimporter le fichier corrigé ne crée pas de doublon.

Rien n'est écrit avant le bouton Importer. Le même outil sert pour les clients, les fournisseurs et les biens.

8.6 Exemples#

Une villa à la nuit et à la semaine. « Location Villa Azur », catégorie Villa, bien Villa Azur, deux lignes : 620 € la nuit, 3 510 € la semaine ; saison « Haute saison » du 06-15 au 09-15 ×1,4 ; préavis 48 h ; attributs « chambres : 5 », « piscine : chauffée ». Quand un client demande la villa pour dix nuits en juillet, l'assistant ne calcule pas de total : il dit qu'il regarde les dates et crée la demande. Le prix figé de la réservation applique la saison.

Un chef sur devis. « Chef étoilé à domicile », unité sur devis. À « c'est combien ? », l'assistant répond que le menu se construit sur mesure, demande la date et le nombre de convives, et transmet à l'équipe.

Un bateau en carénage. Le Riva est indisponible du 3 au 10 mars. Sofia ajoute l'indisponibilité. Une sortie déjà confirmée le 4 mars n'est pas annulée, mais l'écran l'avertit aussitôt (« Attention : réservations déjà confirmées dans cette période (#31). Elles ne sont pas annulées. ») : à elle de prévenir le client ou de trouver un autre bateau. Un client qui demande le Riva le 5 mars se voit proposer le Sunseeker.