Les finances : factures, devis, paiements, marges, rapports

Ce chapitre couvre l'argent de vos clients : les factures que vous leur adressez, les devis qu'ils acceptent en ligne, le paiement en ligne (Stripe) avec les acomptes, les marges (par villa, client, catégorie ou prestataire, sur le réservé ou l'encaissé), les commissions de vos prestataires et de vos apporteurs d'affaires, et les rapports. L'abonnement que vous payez à Vetexis est un autre sujet, traité au chapitre 14.

11.1 Qui fait quoi, selon la formule#

Les comptes terrain ne voient jamais aucun montant. Les concierges ne voient ni les coûts, ni les marges, ni la facturation, ni le montant des avis de paiement en ligne (« Paiement en ligne reçu. », sans montant ; chapitre 12).

Ces écrans sont regroupés sous Finances dans la barre latérale : Facturation, Devis, Marges, Commissions, Apporteurs, Rapports.

11.2 Les mentions de vos factures#

Avant la première facture, renseignez Réglages › Factures et devis (chapitre 13) : raison sociale, numéro de TVA intracommunautaire, adresse, IBAN et BIC, délai de paiement, TVA par défaut (21 % en Espagne, 20 % en France), Mes prix sont affichés TTC (11.3), préfixe des numéros, préfixe des avoirs, pied de facture (mentions légales, conditions). Ajoutez aussi le logo dans Réglages › Général : il figure sur les factures, les avoirs, les devis et les pages de paiement.

Mentions légales. Dans la même page, la section Mentions légales reçoit la forme juridique (SAS, SARL, S.L.…), le capital social et le numéro de votre société : SIREN ou SIRET et ville du RCS si votre conciergerie est en France, numéro d'immatriculation ailleurs. Une conciergerie française les retrouve au pied de chaque facture, les autres sous leur adresse. Une conciergerie française en franchise en base de TVA active l'interrupteur du même nom : ses factures proposent alors « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Conditions de paiement. Dans la section Paiement : le taux des pénalités de retard (laissé vide, la facture imprime « trois fois le taux d'intérêt légal ») et l'escompte (laissé vide : « Pas d'escompte pour paiement anticipé »). Pour un client entreprise, une conciergerie française imprime en plus l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement ; jamais pour un particulier.

Couleur des documents. La section Apparence des documents propose cinq couleurs sobres (bleu Vetexis, marine, vert, bordeaux, gris ardoise) pour les titres et le motif des factures, des avoirs et des devis.

Rien de tout cela n'est obligatoire pour facturer. La conformité de vos factures reste votre affaire et celle de votre comptable : une mention laissée vide n'est simplement pas imprimée, et la facture s'émet normalement.

11.3 Les factures#

Le cycle d'une facture#

La numérotation : préfixe, année, puis un compteur sur quatre chiffres remis à 1 chaque année, attribué à l'émission, sans trou et jamais réutilisé. Avec le préfixe par défaut « F- », la première facture de 2026 est F-2026-0001. Le préfixe s'écrit sans l'année, qui s'ajoute d'elle-même. Si vous y avez laissé une année (« F-2026- »), elle est ignorée : vos numéros restent F-2026-0001 en 2026, puis F-2027-0001 en 2027, jamais « F-2026-2026-0001 ». La date d'émission est toujours le jour même : pas d'antidatage.

Pourquoi tant de rigueur. Une facture émise est une pièce comptable. Elle ne se supprime jamais et ne se modifie plus : on l'annule avec un motif, un avoir numéroté la contrebalance, et elle reste visible, marquée annulée. Un brouillon, lui, peut disparaître sans laisser de trou.

Prix hors taxes ou TTC#

Par défaut, le prix d'une réservation est un prix hors taxes : sur la facture, la TVA par défaut s'y ajoute.

Si vous annoncez vos prix TTC à vos clients (fréquent avec une clientèle privée), activez Mes prix sont affichés TTC dans Réglages › Factures et devis. Le prix d'une réservation est alors considéré TTC : la facture en déduit le hors taxes et la TVA, ligne par ligne, et son total reste exactement le prix annoncé. Dans un brouillon, les colonnes deviennent PU TTC et Total TTC. Le réglage est retenu sur chaque brouillon à sa création : le changer ensuite ne modifie pas les factures déjà commencées.

Le réglage compte aussi ailleurs : l'acompte d'une réservation se calcule sur son prix tel quel (sinon sur le prix plus la TVA, à titre d'estimation), et une réservation née d'un devis accepté (ou reprise par lui) reprend le prix TTC de la ligne du devis.

Le taux d'une réservation née d'un devis. Une réservation créée ou reprise par un devis accepté garde le taux de TVA de sa ligne de devis (10 % pour un transfert, par exemple). La facture, l'acompte et les marges utilisent ce taux, et non la TVA par défaut : le client est facturé au taux qu'il a accepté. Les autres réservations prennent la TVA par défaut.

La liste#

Où : Finances › Facturation.

• En haut, le reste dû et le Récapitulatif de la période : Facturé TTC et Encaissé, dans la devise de la conciergerie. Les factures d'une autre devise ne s'y additionnent jamais : une ligne par devise les résume dessous (« USD : 2 000 $ facturés TTC, 0 $ encaissés, 2 000 $ restant dus »).
• Onglets : Brouillons, Émises, En retard, Payées, Annulées, Toutes, et Avoirs (les avoirs ne se mêlent jamais aux factures dans une même liste).
• Recherche par numéro ou client, Filtrer par client, choix de la période. Un brouillon n'a pas de date d'émission : la période ne s'applique pas à l'onglet Brouillons.
• Colonnes : Numéro, Client, Émise le, Échéance, Total TTC, Payé, Reste, Statut.
• Encadré Paiement en ligne (« Paiement en ligne relié » ou Configurer le paiement en ligne) et liens vers Rapports et relevés et Marges.
• Menu « … » : Exporter (CSV), Devis.

Créer une facture#

1. Nouvelle facture : un tiroir s'ouvre.
2. Choisissez le Client.
3. Contenu de la facture :
   • Réservations à facturer : ses réservations confirmées (ou en cours, ou terminées) pas encore facturées s'affichent ; cochez-les. Une ligne par réservation, à son prix figé, avec la TVA par défaut ou celle de sa ligne de devis (modifiable ligne par ligne dans le brouillon). Des réservations toutes dans une même devise (le dollar, par exemple) donnent une facture dans cette devise. Ce prix est hors taxes, ou TTC si Mes prix sont affichés TTC est activé : le tiroir le précise. Une réservation sans prix doit d'abord recevoir le sien. Une réservation déjà facturée ne peut pas l'être deux fois ;
   • Facture libre : des lignes saisies à la main (un prix négatif fait une remise).
4. Options de la facture, toutes facultatives : Échéance (sinon date d'émission plus le délai de paiement des réglages), Langue de la facture (sinon celle de la fiche du client), Régime de TVA (sinon suggéré d'après le client), Notes (imprimées sur la facture) ; pour une facture libre, aussi la période de prestation (Prestation du, Au) et la Devise. Pour des réservations, la période et la devise viennent des réservations cochées.
5. Créer le brouillon. Tout se reprend ensuite sur sa fiche.

La fiche d'une facture#

Elle se présente comme le document lui-même : émetteur, « Facturé à », lignes, totaux, notes, coordonnées de paiement (IBAN, BIC). Tant que c'est un brouillon, lignes, échéance et notes se modifient sur place, les totaux se recalculent en direct ; Enregistrer.

Actions selon le statut :

• Brouillon : Émettre (une confirmation rappelle qu'une facture émise ne se modifie plus), Supprimer le brouillon (les réservations qu'il portait redeviennent à facturer), Aperçu PDF.
• Émise ou en retard : Enregistrer un paiement, Rembourser, Annuler la facture, Aperçu PDF, Envoyer par email (puis Renvoyer par email), et la section Paiement en ligne (11.5).
• Payée : Aperçu PDF, Envoyer par email, Rembourser.

Aperçu PDF ouvre, dans une fenêtre de l'application, le vrai PDF que recevra le client, avec Télécharger. Un brouillon y porte en filigrane le mot « Brouillon » ; une facture émise s'y montre telle qu'elle a été figée. Télécharger le PDF se trouve aussi dans le menu « … ».

Enregistrer un paiement : Montant (au plus le reste dû), Date (jamais dans le futur), Moyen de paiement (Carte bancaire, Virement, Espèces, Lien de paiement, Autre), Note (référence du virement, numéro de reçu). La facture passe « Payée » d'elle-même quand le total est atteint. Un remboursement réduit le montant payé, sans dépasser ce qui a été réglé. Un lien de paiement en ligne encore ouvert pour l'ancien reste dû est fermé au même moment (11.5) : créez-en un pour le nouveau montant.

Annuler la facture : un Motif est obligatoire (au moins trois caractères ; il figure sur le PDF et dans le journal). Une facture qui porte encore des règlements à elle ne s'annule pas : remboursez-les d'abord. Les acomptes en ligne rattachés à l'émission ne comptent pas : ils se détachent et redeviennent à facturer. Une facture finale entièrement réglée par son acompte s'annule donc aussi, même « Payée ». L'annulation crée aussitôt un avoir numéroté (voir plus bas) : « Facture annulée : avoir AV-2026-0001 créé. » Elle ferme aussi ses liens de paiement en ligne : le client ne peut plus la payer.

La colonne de droite résume : Client, Total TTC, Déjà réglé, Reste dû, Émise le, Échéance (en rouge si dépassée), Réglée le, Annulée le et Motif, Avoir (le lien vers l'avoir d'une facture annulée), Envoyée par email (date et adresse du dernier envoi), Créée, Modifiée, et la liste des Règlements.

Des clients du monde entier#

Vos clients viennent de partout : particuliers ou sociétés, en Europe ou ailleurs. La facture s'adapte à chacun.

Le profil de facturation du client. Sur la fiche client, onglet Aperçu, la section Facturation dit s'il s'agit d'un particulier ou d'une entreprise, avec la raison sociale, l'adresse (une ou deux lignes, code postal, ville, pays), le numéro de TVA intracommunautaire, le numéro d'immatriculation (le SIREN pour une société française) et un e-mail de facturation s'il diffère de celui de la fiche. Tout est facultatif : sans profil, la facture reprend le nom et l'e-mail de la fiche, comme avant. Un numéro de TVA de forme inhabituelle est accepté ; une phrase grise vous invite seulement à le relire.

Le destinataire d'une facture. Sur un brouillon, « Facturé à » montre ce que la facture imprimera ; Modifier permet de changer le destinataire pour cette facture seulement (une autre société, une autre adresse), et Reprendre la fiche client revient au profil. À l'émission, le destinataire est figé.

La section Facturation d'un brouillon (à droite de la facture) règle :

• la langue de la facture : celle du client si le PDF la parle (français, anglais, espagnol), sinon l'anglais. Tous les libellés et toutes les mentions du PDF suivent cette langue ;
• la devise : l'euro par défaut, ou le dollar américain, la livre sterling, le franc suisse, le dirham des Émirats. Les montants de la facture, de la liste et du lien de paiement en ligne s'écrivent dans cette devise, et le client paie dans cette devise. Pour une conciergerie de la zone euro, le PDF indique le taux de change et le montant de la TVA en euros : le taux est celui de la Banque centrale européenne le jour de l'émission, lu et figé à ce moment-là. Saisir un taux permet d'indiquer celui de votre banque (utile pour le dirham, que la BCE ne publie pas) ; si la BCE ne répond pas et qu'aucun taux n'est saisi, la facture s'émet quand même, sans taux ;
• le régime de TVA, avec une suggestion et sa raison, « suggestion à valider avec votre comptable ». Vetexis ne décide jamais à votre place : la suggestion s'affiche, vous la gardez ou vous en choisissez une autre, Appliquer la suggestion la reprend ;
• la date de la prestation : un jour, ou une période « du … au … ». Une facture tirée de réservations la reçoit d'elle-même (du premier au dernier jour des réservations) ; elle se modifie sur le brouillon et s'imprime sur le PDF. Une fin avant le début est refusée (« La fin de la prestation précède son début. »), même si vous ne changez qu'une des deux dates : c'est une saisie impossible, pas une règle de conformité, et rien d'autre ne bloque l'émission.

Les régimes de TVA proposés.

Un régime sans TVA met les lignes à 0 % ; revenir à la TVA normale remet le taux par défaut. Si vos prix sont affichés TTC, choisir un régime sans TVA ramène d'abord chaque prix au hors taxes (TTC ÷ (1 + taux)) : une prestation annoncée 1 210 € TTC à 21 % est facturée 1 000 € sans TVA, et non 1 210 €. C'est vrai à la création du brouillon (régime suggéré) comme quand vous changez de régime ; revenir à la TVA normale rajoute la TVA (1 210 € TTC). Une ligne qui déduit un acompte garde toujours ses montants. Attention : certaines prestations (location d'une villa, transport, restaurant, événement) se taxent là où elles ont lieu, même pour une entreprise étrangère. C'est pourquoi le régime reste une suggestion, à valider avec votre comptable.

Une facture émise ne bouge plus. À l'émission, Vetexis fige sur la facture votre identité (raison sociale, adresse, mentions légales, logo, couleur, IBAN), le destinataire, la langue, la devise et son taux, le régime de TVA et les mentions. Si vous changez ensuite vos réglages, vos factures passées restent exactement telles qu'elles ont été émises. Les factures émises avant cette nouveauté se lisent toujours, avec vos réglages du jour.

Les factures d'acompte. Quand un client a payé un acompte en ligne (sur une réservation ou un devis), Nouvelle facture le montre sous ses réservations, dans Acomptes encaissés : Facture d'acompte prépare un brouillon du montant reçu, numéroté dans la même suite que vos factures à l'émission, et aussitôt « Payée ». Plus tard, la facture finale de ces réservations déduit l'acompte déjà facturé (une ligne négative qui renvoie à la facture d'acompte) : elle ne demande que le reste. Cette ligne reprend au centime le hors taxes et la TVA de la facture d'acompte, sans les recalculer : un acompte de 100,00 € se déduit pour 100,00 € (et non 99,99 €), et sous un régime sans TVA elle déduit aussi la TVA déjà facturée (le client ne la paie jamais deux fois). Dans le brouillon, ses montants ne se modifient pas. Une facture d'acompte déjà déduite ne s'annule pas seule : annulez d'abord la facture finale.

Acompte remboursé. Un acompte remboursé dans Stripe avant d'être facturé n'est plus proposé s'il l'a été en entier ; remboursé en partie, il est proposé pour son montant net (363 € reçus, 63 € rendus : facture d'acompte de 300 €, aussitôt « Payée »). Remboursé après sa facture d'acompte, celle-ci n'est plus réglée : annulez-la, un avoir se crée.

Acompte et devises. Un acompte n'est déduit ni rattaché que dans la devise de la facture : un acompte en euros ne s'applique jamais à une facture en dollars. Si vous changez la devise d'un brouillon qui porte des réservations ou des acomptes d'une autre devise, un avertissement le dit ; rien ne bloque l'émission.

Acompte supérieur au total. Si l'acompte déjà reçu dépasse le total du brouillon (cas d'un devis réparti sur plusieurs factures), le brouillon l'annonce : il ne sera pas rattaché à l'émission, répartissez-le à la main.

Envoyer une facture au client#

Trois manières, au choix :

• Envoyer par email : la facture part au client, au nom de votre conciergerie, avec le PDF à jour en pièce jointe (règlements compris). Une fenêtre confirme l'adresse (« Le PDF part en pièce jointe à … ») ; l'envoi est enregistré dans le journal et la fiche affiche « Envoyée par email : le … à … ». Renvoyer par email recommence à tout moment. Il faut une adresse email sur la fiche du client : sinon, le lien Ajouter l'email du client y mène. Le bouton n'existe ni pour un brouillon (sans numéro), ni pour une facture annulée (c'est son avoir qu'on envoie).
• Un lien de paiement par WhatsApp (11.5), pour que le client règle en ligne.
• Télécharger le PDF pour l'envoyer vous-même.

Les avoirs#

Un avoir est le document qui annule une facture émise. Il naît toujours de l'annulation de la facture : on ne le crée pas à la main.

• Il a sa propre numérotation, dans sa propre suite : avec le préfixe par défaut « AV- », le premier avoir de 2026 est AV-2026-0001.
• Il reprend toutes les lignes de la facture, en montants négatifs : un avoir annule toujours la facture entière.
• Il cite la facture qu'il annule (« Avoir de la facture F-2026-0012 ») et la fiche de la facture renvoie vers lui.
• Il est définitif : il ne se modifie pas, ne s'annule pas et ne s'encaisse pas. Il n'a ni échéance ni règlement.
• Il se télécharge en PDF, aux couleurs de la conciergerie, et s'envoie par email comme une facture.
• Il ne compte pas dans le reste dû ni dans le récapitulatif de la liste (la facture annulée n'y compte déjà plus).

Retrouvez-les dans l'onglet Avoirs de la facturation. Les factures annulées avant l'arrivée des avoirs n'en ont pas, et aucun n'est créé après coup.

Pour corriger une facture émise, annulez-la (l'avoir se crée), puis émettez une nouvelle facture juste.

L'export comptable#

Exporter (CSV) : les factures émises et les avoirs dont la date d'émission tombe dans la période choisie, brouillons exclus : numéro, date, client, devise, HT, TVA, TTC, payé, statut. Chaque montant se lit dans la devise de sa ligne : ne les additionnez pas d'une devise à l'autre. Un avoir s'y lit au statut « avoir », avec des montants négatifs. Le fichier s'ouvre dans Excel (séparateur point-virgule, virgule décimale). Chaque export est inscrit au journal des accès.

11.4 Les devis#

Un devis présente au client ses prestations, le total et l'acompte ; il l'accepte en ligne.

Le cycle d'un devis#

Brouillon → Envoyé → Accepté, Refusé ou Expiré. Le numéro est attribué à l'envoi, dans une série à part des factures (« D-2026-0003 » avec le préfixe par défaut « D- »). Un devis envoyé est figé ; seule l'autorisation donnée à l'assistant de renvoyer le lien peut encore changer. Un devis envoyé dont la date de validité est passée devient Expiré tout seul.

La liste#

Où : Finances › Devis. Préréglages Tous, Brouillons, Envoyés, Acceptés, Refusés, Expirés ; recherche par numéro, intitulé ou client. Colonnes : Numéro, Client, Intitulé, Total TTC, Acompte, Valable jusqu'au, Statut. Les statuts restent simples : Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé, Expiré.

Préparer un devis#

1. Nouveau devis (ou Préparer un devis depuis le tiroir d'une réservation : le client et la réservation sont déjà là).
2. Client, Intitulé facultatif (« Séjour d'août à Marbella »).
3. Prestations : des lignes libres, ou Ajouter une prestation du catalogue, ou la réservation d'où vous venez ; pour chacune la désignation, la Quantité, le Prix unitaire HT, la TVA, et un Créneau proposé (date et heure).
4. Ajouter une remise (facultatif) : en Pourcentage ou en Montant HT, avec un Libellé facultatif (« Remise fidélité », « Geste commercial »), sur Tout le devis ou sur une seule ligne. La remise n'est pas une prestation : elle s'affiche sous les lignes (« Remise 10 % » et son montant, avec un crayon et une corbeille). Elle porte sur le hors taxes, avant TVA ; avec plusieurs taux de TVA, elle se répartit au prorata de chaque base et la TVA est recalculée sur les bases remisées. Un montant plus grand que ce qu'il remise est ramené à ce montant : le devis ne devient jamais négatif. Les totaux se lisent comme sur le PDF : Sous-total HT, la remise, Total HT, la TVA par taux, Total TTC.
5. Conditions : Valable jusqu'au (proposé à aujourd'hui plus la durée des réglages, 30 jours par défaut ; vide, la date est fixée à l'envoi), Langue du client (celle de sa fiche par défaut), Acompte demandé à l'acceptation (Aucun, Pourcentage du total TTC, Montant ; le pourcentage des réglages est proposé), Conditions de paiement (« Solde 7 jours avant l'arrivée »), Conditions et remarques (annulation, ce qui est inclus ou non). La devise est celle de la conciergerie.
6. Créer en brouillon (rien ne part : vous le relisez sur sa fiche) ou Créer et envoyer (la fiche s'ouvre aussitôt sur l'envoi).

Sur la fiche d'un brouillon, les lignes et la remise se modifient sur le devis lui-même (Enregistrer), et les conditions dans la carte Conditions (Modifier, puis Enregistrer). Une erreur d'enregistrement s'affiche toujours.

Envoyer#

Envoyer fige le devis (numéro, lien public) et propose : Copier le lien, Envoyer par WhatsApp, Envoyer par email à …. Ensuite, Renvoyer le même lien. Voir comme le client ouvre la page publique.

L'interrupteur L'assistant peut renvoyer ce lien si le client le demande autorise l'assistant à le renvoyer s'il est redemandé (jamais un nouveau devis, jamais un prix).

Ce que voit le client#

Une page à son nom, dans sa langue, sans connexion : la conciergerie (logo, nom), les prestations, les totaux, la validité, l'acompte, les conditions, Télécharger le PDF. Il peut :

• Accepter le devis : il saisit Votre nom et coche « J'accepte ce devis, ses montants et ses conditions ». Son nom, la date et l'heure, une empreinte de son adresse IP (jamais l'adresse elle-même) et son navigateur sont gardés comme preuve d'acceptation ;
• Payer l'acompte juste après, par carte, sur le compte Stripe de la conciergerie ;
• Refuser, avec un motif facultatif.

Ce qui se passe à l'acceptation#

• Les lignes qui proposent un créneau deviennent des demandes de réservation (statut Demandée), à confirmer par l'équipe ; les réservations reprises par d'autres lignes sont rattachées au devis. Dans les deux cas, la réservation prend le prix et le taux de TVA acceptés sur la ligne, remise déduite (la part de la remise qui revient à cette ligne ; le TTC de la ligne si vos prix sont affichés TTC) : la facture tirée de ces réservations retombe exactement sur le devis accepté, une ligne à 10 % reste à 10 %, et les marges sont justes. Un ancien devis dont la remise était une ligne à prix négatif est traité de la même façon.
• Rien n'est confirmé automatiquement, même acompte payé : « Les prestations restent à confirmer par la conciergerie selon disponibilité », dit la page au client.
• L'équipe est prévenue (dans l'application et sur WhatsApp pour les responsables) quand le devis est accepté ou refusé.

La fiche du devis montre alors : Envoyé, Accepté, Signé par, Adresse IP (empreinte), Navigateur ; l'Acompte en ligne (« Lien d'acompte pour 1 200 € », reste à payer) ; les Réservations créées.

11.5 Le paiement en ligne (Stripe)#

Le principe#

Vos clients paient par carte, sur une page sécurisée. L'argent arrive directement sur le compte Stripe de la conciergerie, à votre nom : Vetexis ne le touche pas. Les données de carte ne passent jamais par Vetexis ni par vous.

Relier le compte#

Où : Réglages › Paiement en ligne. Qui : le propriétaire et les responsables ; la comptabilité voit l'état.

1. Connecter Stripe : le formulaire de Stripe s'ouvre (identité du dirigeant, société, compte bancaire : une dizaine de minutes).
2. Au retour, l'état s'affiche : Formulaire Stripe à terminer, En attente de vérification, Actif ou Paiements désactivés. Actualiser relit l'état ; Reprendre le formulaire Stripe ou Mettre à jour mes informations si Stripe attend encore quelque chose.
3. Détails : Paiements (Acceptés ou Pas encore), Virements vers votre banque (Activés ou Pas encore), Relié le.

Frais et remboursements. Vetexis ne prélève aucune commission par défaut (en plus des frais de Stripe). Les remboursements et contestations se gèrent dans votre tableau de bord Stripe ; ils se reflètent dans Vetexis.

Les liens de paiement#

Un lien se crée depuis :

Le montant est toujours calculé par Vetexis, d'après la facture, la réservation ou le devis : ni la page, ni le navigateur, ni l'assistant ne le fixent.

Chaque lien s'affiche avec son montant et son état (En attente de paiement, Payé, Annulé, Remboursé) et un menu : Copier le lien, Envoyer par WhatsApp (le message part dans la langue du client : français, anglais, espagnol, italien, allemand ou portugais, sinon l'anglais), L'assistant peut l'envoyer (il l'enverra seulement si le client demande comment payer), Annuler le lien.

Un lien qui ne vaut plus se ferme tout seul. Un lien ouvert passe « Annulé », dans le même geste, quand sa facture est annulée, quand un règlement saisi ou remboursé change le reste dû (sauf s'il vaut exactement le nouveau reste dû), quand sa réservation est annulée, refusée ou expirée, ou quand son devis expire. Un lien remplacé par un autre montant est annulé aussi. La page Stripe que le client aurait déjà ouverte est fermée chez Stripe ; elle ne reste de toute façon ouverte qu'une heure au plus. Au moment de payer, Vetexis relit la facture, la réservation ou le devis : un lien qui ne vaut plus est refusé (« Ce lien de paiement n'est plus valable : demandez-en un nouveau à votre conciergerie »). L'assistant ne peut envoyer qu'un lien encore ouvert.

Ce que voit le client#

Une page à son nom, dans sa langue : la conciergerie, ce qui est payé, le montant, et Payer 1 200 €, qui ouvre la page de paiement Stripe. Au retour : « Paiement reçu. Merci : la conciergerie en est informée. »

Ce qui se passe après#

• Le paiement est enregistré automatiquement dès que Stripe le confirme, pour le montant exact du lien. Sur une facture, il s'ajoute aux règlements et la facture passe « Payée » quand le total est atteint.
• Un paiement qui arrive sur ce qui ne devait plus être payé (lien annulé, facture annulée ou déjà réglée, réservation close, acompte déjà réglé) est quand même enregistré, puisque l'argent est sur votre compte Stripe. L'équipe reçoit un avis clair (« Paiement reçu sur une facture annulée : 500 € de … À rembourser depuis votre tableau de bord Stripe, ou à affecter à la main. ») et le journal le note. Le remboursement fait dans Stripe revient ensuite tout seul.
• L'équipe est prévenue (« Paiement en ligne reçu : 1 200 € »).
• Un remboursement fait dans Stripe revient tout seul ; une contestation bancaire est signalée.
• Un acompte reçu ne confirme pas la réservation : la confirmation reste un geste de l'équipe.

11.6 Les marges, les commissions et les apporteurs#

Les marges#

Où : Finances › Marges.

Les réservations vendues (confirmées, en cours ou terminées) qui commencent dans la période. Avec Regrouper par, vous les voyez par Réservation, Client, Villa, Catégorie, Prestation ou Prestataire :

• par villa : la rentabilité de chaque bien sur la période ; les réservations qui ne sont liées à aucun bien sont rangées dans une ligne Sans villa ;
• par client : ce que rapporte vraiment un client VIP sur l'année ;
• par catégorie : transferts, chefs, excursions, ménage… pour voir ce qui est le plus lucratif ;
• par prestataire : le volume confié à chaque partenaire et ce qu'il vous laisse.

Période : les préréglages habituels (mois, trimestre, année en cours…) et les années passées (Année 2025, Année 2024…), ou des dates au choix.

Marge = vente HT − coût du prestataire + commission du prestataire − commission d'apporteur. La vente est le prix figé de la réservation, hors taxes (si vos prix sont affichés TTC, la TVA en est retirée, au taux de la ligne de devis pour une réservation née d'un devis). Taux = marge / vente. La même marge s'affiche dans le tiroir d'une réservation (section Montants), dans la valeur d'un client et dans le rapport interne.

En haut, les totaux : Vente HT, Encaissé (avec le reste à encaisser), Coûts, Commissions (avec les commissions d'apporteurs déduites), Marge et Taux de marge. Chaque colonne du tableau se trie d'un clic sur son titre. Un clic sur une ligne (une villa, un client, une catégorie…) ouvre la liste de ses réservations ; un clic sur une réservation ouvre sa fiche. Depuis la fiche d'un client, Rentabilité sur l'année ouvre directement ce détail.

Une réservation sans prix compte pour zéro et est signalée « non chiffrée » : un chiffre trop beau ne doit tromper personne. Fixez son prix pour une marge juste.

Réservé ou encaissé#

Le sélecteur Réservé / Encaissé change la base du calcul :

• Réservé : la marge sur les prix figés des réservations, que le client ait payé ou non ;
• Encaissé : la marge réelle, sur l'argent réellement reçu pour ces réservations. On compte les paiements liés directement à la réservation, les acomptes, et les règlements des factures, répartis entre les lignes positives de la facture au prorata de leur montant (comme dans le rapport propriétaire). Une facture d'acompte compte pour la réservation (ou les réservations du devis) dont vient l'acompte : émettre la facture d'acompte puis la facture finale ne change pas l'encaissé. Exemple, TVA 21 % : 1 000 € HT, acompte de 363 € TTC payé en ligne, encaissé 300 € ; facture d'acompte émise, toujours 300 € ; facture finale de 847 € (l'acompte déduit), toujours 300 € ; 400 € reçus sur la finale, encaissé 300 € + 400 × 1 000 / 1 210 = 630,58 €. La ligne qui déduit l'acompte ne réduit pas la part de la réservation dans un euro reçu. L'encaissé est compté hors taxes quand la TVA s'applique, et net des remboursements, quelle que soit la date du paiement. Marge réelle = encaissé − coût du prestataire + commission du prestataire − commission d'apporteur. La colonne Reste à encaisser montre ce qui manque pour atteindre la vente.

Plusieurs devises#

Si vous avez des réservations dans plusieurs devises sur la période, les montants ne sont jamais additionnés entre devises et rien n'est converti en cachette. L'écran affiche une devise à la fois (l'euro par défaut) et la pastille Devise permet de passer à une autre ; une phrase sous les totaux rappelle les autres devises présentes.

Les commissions des prestataires#

Où : Finances › Commissions.

Certains prestataires vous reversent une commission (rétrocession) sur chaque réservation que vous leur confiez. Le montant attendu est celui calculé sur la réservation (taux de la prestation, sinon celui du prestataire). L'écran montre, pour la période choisie :

• les totaux Attendu, Reçu et À recevoir ;
• le tableau Par prestataire (un clic ne montre que ses réservations) ;
• la liste des réservations, avec leur statut À recevoir ou Reçue.

Pour noter un paiement : Reçue sur une ligne (vous pouvez corriger le montant, la date et ajouter une note), ou cochez plusieurs lignes, un mois entier par exemple avec Tout sélectionner, puis Marquer reçues. Marquer à recevoir revient en arrière. Le relevé d'un prestataire (fiche du prestataire, chapitre 9) affiche aussi, sous chaque mission, la commission attendue et si elle a été reçue.

La commission du prestataire compte dans la marge qu'elle soit déjà reçue ou encore à recevoir.

Les apporteurs d'affaires#

Où : Finances › Apporteurs.

Un apporteur d'affaires est quelqu'un qui vous présente des clients (un hôtel, une agence, un ami de la maison) et à qui vous versez une commission sur leurs réservations. Ces écrans sont rangés sous Finances, et non sous Clients, parce que ce sont des sommes à verser, réservées à la finance.

1. Nouvel apporteur : nom, contact, email, téléphone, taux par défaut (en %) et la base de calcul : sur le prix de vente HT ou sur la marge.
2. Sur la fiche d'un client (onglet Aperçu, section Apporteur d'affaires), choisissez l'apporteur qui vous l'a présenté.
3. À chaque réservation confirmée de ce client, la commission d'apporteur est calculée et figée avec le taux et la base de l'apporteur à ce moment-là. Tant qu'elle n'est pas versée, elle suit le prix de la réservation s'il change ; une fois versée, elle ne bouge plus. Si la réservation est annulée avant le versement, la commission l'est aussi.
4. Une réservation précise peut avoir un autre apporteur : dans la fiche de la réservation, section Apporteur d'affaires, choisissez-le (ou Celui du client).

Rattacher un client ne change pas les réservations déjà confirmées : seules celles confirmées ensuite donnent une commission.

La liste montre, pour chaque apporteur, ses conditions, les clients apportés, le volume apporté (vente HT des réservations confirmées de ses clients), ce qui reste à verser et ce qui a été versé. Sa fiche reprend ces chiffres, ses coordonnées, ses clients, et le registre de ses commissions : choisissez une période (un mois par exemple), cochez les lignes, Marquer versées avec la date du versement et une note ; Marquer à verser revient en arrière. Un apporteur archivé ne touche plus de nouvelle commission.

La commission d'apporteur est déduite de la marge, sur le réservé comme sur l'encaissé.

Les exports#

Chaque écran a son bouton Exporter (fichier CSV pour Excel, séparateur point-virgule) : les marges avec le regroupement, la base, la période et la devise affichés ; les commissions des prestataires ; les commissions d'apporteurs ; et, sur la fiche d'un prestataire, son relevé. Chaque export est inscrit au journal des accès.

11.7 Les rapports#

Où : Finances › Rapports.

Des synthèses hebdomadaires, mensuelles ou annuelles en PDF, aux couleurs de la conciergerie.

Trois portées#

La marge n'apparaît jamais dans un rapport destiné à un propriétaire ou à un client : elle n'est pas masquée, elle n'est même pas calculée. Aucun nom de client n'entre dans un rapport d'activité ou un rapport propriétaire (compteurs et montants seulement), puisqu'un rapport propriétaire circule hors de la conciergerie. Le rapport Un client porte, lui, le nom du client en titre (il lui est destiné) ; aucun autre client n'y figure.

Ce qu'un rapport contient#

• les réservations qui commencent dans la période, par statut et par catégorie (avec leur chiffre d'affaires ; dans le rapport interne seulement, le coût et la marge de chaque catégorie) ;
• le chiffre d'affaires réservé (prix figés, hors taxes pour de vrai : en prix TTC, la TVA en est retirée comme sur l'écran Marges) et l'encaissé (paiements moins remboursements, tels que reçus) ;
• la marge (rapport interne seulement), calculée exactement comme l'écran Marges : vente HT − coût + commission du prestataire − commission d'apporteur ;
• les montants sont dans la devise de la conciergerie ; les réservations et encaissements d'une autre devise ne s'y additionnent jamais et sont résumés à part, devise par devise (« Autres devises ») ;
• les clients actifs ;
• la réactivité de l'équipe (demandes traitées, délai moyen de réponse) ;
• les réponses de l'assistant validées sans retouche ;
• les prestations les plus vendues ;
• pour un bien : nuits réservées, taux d'occupation, séjours (dates et nombre de voyageurs), prestations vendues.

Les rapports planifiés#

Chaque lundi à 8 h (heure de la conciergerie), le rapport hebdomadaire interne de la semaine écoulée ; chaque 1er du mois à 8 h, le mensuel. Ils partent par email au propriétaire de la conciergerie et aux responsables. Un seul par période.

Le rapport mensuel envoyé au propriétaire d'un bien#

Formules Pro et Réseau. Sur la fiche d'un bien, section Propriétaire, cochez Envoyer chaque mois le rapport au propriétaire (chapitre 10). Le 1er de chaque mois, dès 8 h, le rapport « Un bien » du mois écoulé part alors de lui-même, en PDF, à l'email du propriétaire du bien, dans la langue de la conciergerie. Comme tout rapport propriétaire, il ne contient ni la marge ni le nom des clients.

• La case exige l'email du propriétaire ; retirer l'email éteint l'envoi.
• Un seul rapport par bien et par mois, même si le traitement repasse.
• Un bien archivé ne reçoit plus de rapport.
• Le rapport envoyé apparaît dans Finances › Rapports, comme les autres, avec son destinataire.

Demander un rapport#

1. Nouveau rapport.
2. Type : Hebdomadaire (n'importe quel jour mène à sa semaine du lundi au dimanche), Mensuel ou Annuel (du 1er janvier au 31 décembre) ; la Semaine, le Mois ou l'Année. Le rapport annuel ne part jamais tout seul : il se demande.
3. Portée : Activité, Un bien (choisir le bien), Un client (choisir le client).
4. Langue du rapport (par défaut, la langue de la conciergerie).
5. Envoyer à : jusqu'à dix adresses email ; le PDF part en pièce jointe dès qu'il est prêt. Facultatif.
6. Créer le rapport : il se prépare en quelques secondes ; la fiche se met à jour seule.

La fiche d'un rapport montre l'aperçu des données, Télécharger le PDF, et la Diffusion (Marge incluse ou absente, Langue, Demandé le, Rendu le, Envoyé à, Renvoyer si l'email n'est pas parti).

11.8 Exemples#

La fin d'un séjour. La famille Van Dijk quitte la Villa Azur. La comptable ouvre Nouvelle facture, choisit le client, coche la location et les trois dîners du chef, crée le brouillon, ajuste la TVA d'une ligne, Émettre. Le client avait versé un acompte en ligne : il apparaît dans les règlements. Elle crée le lien du reste dû et l'envoie par WhatsApp. Le client paie le soir même ; la facture passe « Payée » toute seule.

Un devis de séjour complet. Sofia prépare « Séjour d'août à Marbella » : la villa, un bateau le 12 août, un chef le 14, avec un acompte de 30 % et une validité de dix jours. Elle l'envoie par WhatsApp. Le client l'ouvre, l'accepte et paie l'acompte. Trois demandes de réservation apparaissent dans Réservations › À valider : Sofia les confirme une à une après avoir vérifié avec les prestataires.

Le rapport du propriétaire. Sur la fiche de la Villa Azur, Sofia a coché Envoyer chaque mois le rapport au propriétaire. Le 1er septembre au matin, le propriétaire reçoit par email le rapport d'août : l'occupation, les séjours et les prestations vendues, sans la marge de la conciergerie ni le nom des clients. Pour un propriétaire anglophone, Sofia peut aussi demander à la main un rapport « Un bien » en anglais, envoyé à son adresse.

La rentabilité d'une villa et d'un partenaire. En janvier, le fondateur ouvre Marges, choisit Année 2026, Regrouper par › Villa et la base Encaissé : la Villa Azur a rapporté 38 000 € de marge réelle, il reste 4 200 € à encaisser sur deux séjours de décembre. Un clic sur la ligne montre ses réservations une à une. En Regrouper par › Catégorie, les chefs privés dépassent les transferts. L'hôtel Puente Romano, apporteur de trois clients VIP à 10 % sur la vente HT, attend 6 300 € : sur sa fiche, la comptable choisit décembre, coche les commissions et Marquer versées au jour du virement. Dans Commissions, elle coche les rétrocessions de décembre du loueur de bateaux et Marquer reçues à réception de son virement.

Une facture à corriger. La comptable s'aperçoit qu'une facture émise porte le mauvais nombre de nuits. Elle l'annule avec le motif « erreur sur le nombre de nuits » : l'avoir AV-2026-0004 est créé. Elle émet une nouvelle facture juste, puis Envoyer par email pour la facture et pour l'avoir.