Guide d'utilisation de Vetexis Conciergerie
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Ce guide explique, de A à Z, comment fonctionne Vetexis Conciergerie. Il s'adresse aux personnes qui l'utilisent au quotidien : la direction d'une conciergerie, les concierges, les responsables d'exploitation, la comptabilité et les équipes de terrain. Il ne demande aucune connaissance technique.
Chaque chapitre dit à quoi sert une partie de l'outil, comment s'en servir pas à pas (avec le nom exact des menus et des boutons), pourquoi elle est conçue ainsi, qui y a accès, et donne des exemples tirés du quotidien d'une conciergerie de luxe.
Qu'est-ce que Vetexis ?
Vetexis est l'outil de travail d'une conciergerie haut de gamme : villas, yachts, chefs privés, transferts, tables, bien-être, garde d'enfants. Il réunit en un seul endroit :
- un assistant qui répond à vos clients sur WhatsApp, depuis le numéro qu'ils connaissent déjà, dans leur langue, à toute heure ;
- une messagerie où toute l'équipe voit les conversations, reprend la main quand elle le souhaite et laisse des notes internes ;
- les réservations, le planning et les missions de chacun, y compris sur téléphone pour les équipes de terrain ;
- un fichier clients (CRM) qui se remplit au fil des échanges ;
- le catalogue de vos prestations, vos biens et vos fournisseurs, que vous pouvez inviter dans la plateforme ;
- la facturation, les devis, le paiement en ligne de vos clients, les marges et les rapports.
À qui il sert
| Vous êtes | Ce que Vetexis fait pour vous |
|---|---|
| Direction, propriétaire | Une vue d'ensemble de l'activité, le contrôle des réglages, de l'équipe, des finances et de l'abonnement. |
| Responsable d'exploitation | Le pilotage du planning, des réservations, des fournisseurs et des validations, avec l'accès aux chiffres. |
| Concierge | Les conversations, les clients, les réservations et le planning, sans les coûts ni les marges. |
| Comptabilité | Les factures, les règlements, les marges et les rapports ; le reste en lecture. |
| Équipe de terrain (ménage, accueil, chauffeurs) | Ses missions du jour sur téléphone, avec l'adresse, l'itinéraire et les codes d'accès au bon moment, sans prix ni messagerie. |
| Vos prestataires (chef, capitaine, chauffeur) | Un espace personnel, sans mot de passe, pour accepter les missions que vous leur confiez. Ils ne prennent jamais de place sur votre formule. |
En quoi Vetexis diffère d'un simple chatbot
Un chatbot répond à des questions. Vetexis fait partie de votre maison.
- L'assistant ne confirme jamais rien seul. Il prend la demande, accuse réception avec chaleur et transmet à l'équipe. Une réservation ne devient « confirmée » que par une décision humaine identifiée : un membre de l'équipe dans l'application, ou un bouton « Valider » sur WhatsApp. Cette règle est inscrite dans le cœur du système, pas seulement dans une consigne.
- Quand il doute, il demande. Une prestation hors catalogue, une disponibilité, une remise, un code d'accès, une photo qu'il ne peut pas lire : il pose la question à l'équipe et dit simplement au client qu'il regarde. Il n'invente ni prix, ni disponibilité, ni horaire.
- Il se relit avant d'envoyer. Une réponse incertaine est retenue pour qu'un concierge la valide ; une réponse inventée est jetée et remplacée par un mot d'attente.
- Il écrit comme vous. Il parle à la première personne, sous le prénom que vous choisissez, apprend votre manière d'écrire et celle de chaque client, et ne ressemble pas à un automate (pas d'emoji, pas de formules toutes faites, des délais de réponse humains).
- Il ne ment pas. Si un client demande franchement s'il parle à une machine, il le dit, avec une phrase fixe, et cette révélation est conservée comme preuve (règlement européen sur l'IA).
- Le concierge vit dans l'outil. Tout ce que l'assistant apprend nourrit la fiche du client, le planning, les réservations, la facturation et les rapports. L'équipe valide depuis WhatsApp d'un geste, confie une mission à un prestataire qui l'accepte d'un bouton, et chacun reçoit sa feuille de route du lendemain.
Sommaire
- Démarrer : inscription, interface, accueil, guide de démarrage, relier WhatsApp.
- L'assistant : comment il répond, ce qu'il sait faire, ses garde-fous, ses réglages.
- La messagerie : conversations, reprise de main, photos et fichiers, notes, traduction, plusieurs numéros.
- Les validations et la console WhatsApp : questions de l'assistant, réponses retenues, pilotage depuis WhatsApp.
- Les réservations : statuts, création, tiroir d'une réservation, acompte.
- Planning, missions et agenda : vues du planning, missions du terrain, agenda du téléphone.
- Clients et CRM : fiche client, séjours, préférences, moments à fêter, VIP, discrétion, effacement.
- Le catalogue : prestations, grille tarifaire, saisons, préavis, photos, indisponibilités.
- Fournisseurs et prestataires : priorité, contacts, missions confiées, cascade, espace prestataire.
- Biens et calendriers : fiche d'un bien, codes d'accès, calendriers Airbnb, Booking.com et Vrbo.
- Finances : factures, avoirs, devis, paiement en ligne, acomptes, marges, rapports, export.
- Équipe et rôles : rôles, permissions, invitations, comptes terrain.
- Réglages : chaque section des réglages, pour chacun et pour la conciergerie.
- Abonnement et facturation Vetexis : formules, packs de messages, recharge, paiement, suspension, résiliation.
- Sécurité et données : connexion, double authentification, journaux, conservation, export.
- La démonstration : essayer Vetexis sans compte.
- Questions fréquentes.
Comment lire ce guide
- Les noms entre guillemets (« Nouvelle réservation ») sont ceux affichés à l'écran, en français.
- Un chemin comme Réglages › Assistant signifie : ouvrir les Réglages (l'engrenage en haut à droite), puis la section Assistant.
- Les formules s'appellent Essentiel, Pro et Réseau. Quand une fonction est réservée à certaines formules, le chapitre le précise.
- L'application existe en français, en anglais et en espagnol. L'assistant, lui, parle dix langues avec vos clients.
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