Démarrer avec Vetexis

Ce chapitre vous accompagne de la création du compte jusqu'au premier message auquel l'assistant répond. Il présente aussi l'interface, l'écran d'accueil et le guide de démarrage.

1.1 Les mots à connaître#

1.2 Créer son compte : l'inscription#

L'inscription se fait sur la page /inscription de l'application (le site vitrine y renvoie, souvent avec la formule déjà choisie). Elle compte huit étapes. Un indicateur « Étape X sur 8 » vous situe, et vous pouvez quitter puis revenir : l'inscription reprend là où vous l'aviez laissée.

Pourquoi c'est conçu ainsi. Il n'y a pas d'essai gratuit : la première période se paie à l'inscription. Pour essayer avant d'acheter, Vetexis propose une démonstration publique complète (voir le chapitre 16). Les cinq premières étapes sont obligatoires et dans l'ordre ; les trois dernières (WhatsApp, catalogue, mise en marche) peuvent se faire plus tard.

Étape 1 : « Votre compte »#

1. Saisissez votre Adresse email et choisissez un Mot de passe (au moins 10 caractères, tapé deux fois). Une phrase facile à retenir fait un bon mot de passe.
2. Cliquez sur Recevoir mon code.
3. Un code à six chiffres arrive par email. Il est valable dix minutes. Pensez à regarder vos courriers indésirables.
4. Saisissez le code, puis Continuer.

Le code prouve que l'adresse est bien la vôtre. En continuant, vous acceptez les conditions d'utilisation de Vetexis.

Étape 2 : « Votre conciergerie »#

Trois informations suffisent :

• Votre nom (prénom et nom) ;
• Nom de la conciergerie (par exemple « Villa Concierge Marbella ») ;
• Pays.

Le fuseau horaire est lu dans votre navigateur et affiché sur une ligne (« Fuseau horaire : Europe/Madrid »). Cliquez sur Modifier seulement s'il est faux. Il est essentiel : toutes les heures de l'application, les rappels et le planning s'y rapportent.

Cliquez sur Continuer : la conciergerie est créée et vous en devenez le propriétaire.

Étape 3 : « Formule »#

Choisissez votre formule (Essentiel, Pro ou Réseau), au mois ou à l'année (l'année offre deux mois). Pro est recommandée et choisie d'avance. Sous la formule choisie, la liste de ce qu'elle comprend s'affiche. Le détail des formules est au chapitre 14.

Plus de trois conciergeries ou des besoins particuliers ? Le lien Offre sur mesure ouvre une demande de rappel, sans paiement.

Étape 4 : « Votre entreprise »#

Vetexis est réservé aux professionnels. Indiquez la raison sociale, le pays et le numéro de TVA intracommunautaire (vérifié automatiquement pour l'Union européenne) ou l'identifiant fiscal hors Union européenne. Ces informations figurent sur les factures que Vetexis vous adresse. Elles sont exigées avant tout paiement.

Étape 5 : « Paiement »#

Deux moyens de paiement peuvent être proposés :

• Virement bancaire : aucune carte à saisir. Le bouton Recevoir la facture émet la facture de la première période, envoyée par email avec l'IBAN et la référence à indiquer. Un écran « Votre facture est prête » s'affiche avec les coordonnées de virement et un QR code lisible par l'application de votre banque. Votre compte s'ouvre automatiquement à la réception du virement (un virement SEPA arrive en général en un jour ouvré). Vous pouvez aussi payer cette facture par carte pour commencer tout de suite.
• Carte bancaire : Continuer vers le paiement ouvre une page de paiement sécurisée. La première période est prélevée tout de suite, puis à chaque échéance.

Si vous quittez la page de paiement, rien n'est prélevé et vous reprenez quand vous voulez.

Pourquoi. Le principe retenu est que l'on paie avant d'utiliser le service. Par virement, l'accès s'ouvre donc à la réception des fonds, et le rapprochement se fait tout seul grâce à la référence.

Étape 6 : « WhatsApp »#

Reliez le numéro que vos clients connaissent déjà (voir 1.6). Cette étape est facultative : Je le ferai plus tard passe à la suite. L'assistant ne pourra pas répondre tant qu'aucun numéro n'est relié.

Étape 7 : « Votre catalogue »#

L'assistant ne propose que ce qui est au catalogue : partir avec trois ou quatre lignes justes vaut mieux qu'un catalogue vide. Vetexis vous propose une liste unique de prestations de départ, la même pour toutes les conciergeries, chacune avec un prix et une unité à ajuster :

Ce ne sont que des ordres de grandeur pour démarrer.

• Cochez ce que vous faites, décochez le reste.
• Ajustez l'unité (forfait, par personne, de l'heure, la demi-journée, la journée, la nuit, sur devis) et le prix de vente.
• Un prix vide ou l'unité « sur devis » crée une prestation sur devis : l'assistant n'annoncera aucun prix et fera chiffrer par l'équipe.
• Votre catalogue est déjà dans un tableur ? Importer un fichier (CSV ou Excel).

Cliquez sur Ajouter N prestations, ou Je le ferai plus tard. Tout se retouche ensuite dans le catalogue (chapitre 8).

Étape 8 : « Mise en marche »#

Un dernier coup d'œil : WhatsApp relié ou non, nombre de prestations, abonnement. Cliquez sur Mettre l'assistant en marche.

Une conciergerie naît avec l'assistant éteint : il ne répond à personne tant que vous ne l'avez pas allumé, pour éviter qu'il parle à vos clients avant que votre catalogue soit posé. Si WhatsApp n'est pas encore relié, l'assistant est prêt et commencera à répondre dès que le numéro le sera.

Vous arrivez alors sur l'accueil, avec un bandeau « L'assistant est en marche » et le guide de démarrage ouvert.

1.3 Se connecter#

La connexion se fait en deux temps (voir le chapitre 15) :

1. Page /connexion : Adresse email et Mot de passe, puis Continuer.
2. Un code à six chiffres arrive par email : saisissez-le, puis Se connecter.
3. Si vous avez activé la double authentification, un troisième écran demande le code de votre application d'authentification (ou un code de secours).

« Mot de passe oublié ? » envoie un code pour en choisir un nouveau. Un membre invité qui n'a pas encore de mot de passe passe par le même chemin. La session reste ouverte 30 jours, prolongée à chaque utilisation.

1.4 L'interface en un coup d'œil#

Sur ordinateur#

La barre latérale, à gauche, se replie par la languette posée sur son bord droit.

• En haut, le nom de la conciergerie. Son menu donne accès à Mon compte, Notifications, Sécurité du compte, Utilisation, Réglages, au changement de conciergerie, à Ajouter une conciergerie (Réseau) et à Se déconnecter.
• Les entrées du quotidien : Accueil, Messagerie, Planning, Mon agenda, Réservations, Clients (et Missions pour un compte terrain).
• Raccourcis : les fiches que vous avez ouvertes récemment (un client, un bien, un fournisseur), pour y revenir d'un clic.
• Gestion : le groupe Catalogue (Prestations, Fournisseurs, Biens), le groupe Finances (Facturation, Devis, Marges, Commissions, Apporteurs, Rapports) et Équipe.
• En bas, pour la direction : l'état de WhatsApp (« WhatsApp connecté », « WhatsApp déconnecté »…) et « Assistant en pause » quand il l'est.

Chacun ne voit que les entrées permises à son rôle (chapitre 12). Une entrée réservée à une formule supérieure reste visible avec une petite étiquette : la page explique ce qu'elle apporte, plutôt que de disparaître.

La barre haute, de gauche à droite :

• La recherche : un champ « Rechercher ». La touche « / » ou Ctrl K (⌘ K sur Mac) y amène. Elle trouve clients, réservations, biens, prestations, fournisseurs, factures, pages et réglages. Des filtres accélèrent la recherche : client:Laurent, réservation:#47, facture:F-2026, tél:+33 6 11, date:12/03/2026, statut:confirmée, bien:Villa, prestation:chef, fournisseur:Rossi.
• Intégrations (le carré, pour la direction) : WhatsApp, Calendriers, Paiement en ligne, Assistant, Automatismes.
• Aide (le point d'interrogation) : Centre d'aide (ce guide, ouvert dans la langue de l'écran : français, anglais ou espagnol), Écrire au support (« Support prioritaire » avec Pro et Réseau), Guide de démarrage.
• La cloche : votre centre de notifications (chapitre 13, section 13.3).
• L'engrenage : les Réglages.
• Le « + » : créer en un clic une Nouvelle réservation, un Nouveau client, un Nouveau bien, une Nouvelle prestation ou une Nouvelle facture, selon ce que votre rôle permet.

Chaque page de liste a un seul bouton principal (« Nouvelle réservation », « Ajout d'un client »…). Les autres actions (importer, exporter, réglages de cette page) sont dans le menu « … ».

Sur téléphone#

L'application s'installe sur l'écran d'accueil du téléphone. Une barre d'onglets en bas donne Accueil, Messages, Planning, Réservations et Plus. Un petit point sur un onglet signale quelque chose à traiter (des messages non lus, des demandes à valider) ; le point sur Plus signale une entrée de la feuille qui a un compteur. La feuille Plus donne, pour la direction, l'état de WhatsApp et « Assistant en pause » quand il l'est, puis vos raccourcis, le reste de la navigation, l'Aide (Centre d'aide, Écrire au support), la langue et la déconnexion. Pour un compte terrain : Accueil, Missions, Agenda, Clients et Plus.

Langue#

L'interface existe en français, anglais et espagnol. Chacun choisit sa langue dans Réglages › Profil (ou dans le menu de son compte). Les messages WhatsApp et emails envoyés à un membre partent dans sa langue. L'application est toujours en clair, même si le téléphone ou l'ordinateur est réglé en mode sombre.

1.5 L'accueil#

L'accueil ne montre que des chiffres et des courbes, sans listes à traiter.

« Heureux de vous revoir », avec deux liens : vos réservations à valider, et les réglages.

« Aujourd'hui » : une courbe heure par heure comparée à hier, au choix dans un petit menu (messages des clients, demandes reçues, ventes confirmées pour qui voit la finance). À droite, trois chiffres avec leur lien Voir :

• À valider : les demandes qui attendent une décision de l'équipe ;
• Prestations aujourd'hui : mène au planning du jour ;
• Conversations sans réponse : mène à la messagerie.

« Vue d'ensemble » : des graphiques sur la période choisie (7 derniers jours, 4 dernières semaines, 3 derniers mois, 12 derniers mois), par jour, par semaine ou par mois, comparés à la période précédente (désactivable par Comparer). Six indicateurs, selon le rôle :

• pour qui voit la finance (propriétaire, responsable, comptabilité) : Ventes confirmées, Encaissé, Réservations confirmées, Demandes reçues, Messages des clients, Réponses de l'assistant ;
• pour les autres : Réservations confirmées, Demandes reçues, Messages des clients, Réponses de l'assistant, Nouveaux clients, Prestations réalisées.

Les montants ne sont jamais envoyés à un rôle qui n'a pas accès à la finance. Chaque titre mène à la liste qui détaille le chiffre.

Pour un compte terrain, l'accueil est différent : une phrase (« Vous avez 3 missions aujourd'hui et 2 séjours sont en cours »), Mes missions du jour, Séjours en cours et Cette semaine (en attente, confirmées, en cours, terminées).

1.6 Relier WhatsApp#

Qui peut le faire : le propriétaire et les responsables (permission « réglages »). Où : étape WhatsApp de l'inscription, ou Réglages › WhatsApp.

Le principe#

Vetexis se relie à WhatsApp par la connexion officielle de Meta (l'éditeur de WhatsApp). Il n'y a pas de QR code à scanner. Vos clients continuent d'écrire au même numéro, et l'assistant leur répond depuis ce numéro.

Pas à pas#

1. Ayez à portée de main le téléphone du numéro à relier.
2. Cliquez sur Relier mon numéro.
3. Vetexis demande Quel numéro relier ? :
   • J'utilise déjà WhatsApp Business sur mon téléphone : le numéro reste dans l'application WhatsApp Business. Vous continuez à écrire depuis le téléphone, et six mois d'historique arrivent dans Vetexis. Vos conversations existantes sont récupérées, les fiches clients rédigées, et votre manière d'écrire relevée sur vos vrais messages.
   • Un numéro qui n'est pas encore sur WhatsApp : un numéro neuf, vérifié par SMS ou appel, qui ne sert qu'à Vetexis.
4. Continuer avec Facebook ouvre la fenêtre officielle de Meta : connectez-vous à Facebook, choisissez le numéro, confirmez.
5. Le message « Le numéro est relié. » s'affiche.

Si Meta refuse, un encadré l'explique (« Meta n'a pas pu relier le numéro »), avec le message de Meta, une référence à donner au support, Réessayer et Écrire au support.

Plusieurs numéros#

Une conciergerie peut relier plusieurs numéros, dans la limite de sa formule (1 en Essentiel, 2 en Pro, 3 en Réseau, plus l'option « numéro WhatsApp supplémentaire »). Exemple : un numéro « Villas » et un numéro « Yachts ». Renommer donne à chaque numéro un nom qui étiquette les conversations dans la messagerie (vos clients ne le voient pas). Une seule messagerie les réunit, et chaque client reçoit les réponses du numéro auquel il a écrit.

Ce que montre chaque numéro#

Numéro, Nom affiché, Qualité (Bonne, Moyenne, Basse, Pas encore évaluée, telle que WhatsApp la mesure), Limite d'envoi (elle ne compte que les clients que vous contactez les premiers ; répondre n'est jamais limité), Connecté depuis. Reconnecter apparaît quand Meta a coupé la connexion. Déconnecter est dans la « Zone sensible » en bas de page : l'assistant ne reçoit plus les messages de ce numéro, votre application WhatsApp Business continue de fonctionner, et tout ce qui est enregistré est conservé.

La règle des 24 heures et les messages modèles#

WhatsApp impose une règle : pendant les 24 heures qui suivent le dernier message d'une personne, on peut lui écrire librement. Au-delà, seul un message modèle validé à l'avance par Meta peut partir, et il coûte quelques centimes au compte WhatsApp de la conciergerie.

Vetexis a préparé ces modèles pour vous, dans les langues de vos clients : rappel la veille, suivi le lendemain, relance de devis, lien de paiement, réponse de l'équipe, alerte à l'équipe, demande à valider, mission proposée à un prestataire, avis à un prestataire. La section Messages modèles résume leur état chez Meta en une ligne (« Messages prêts », « Messages en cours de validation par Meta », ou « Certains messages sont refusés par Meta » avec les usages concernés). Vetexis revérifie de lui-même les modèles en attente : il n'y a rien à faire.

Concrètement, si un client n'a pas écrit depuis plus de 24 heures et que votre équipe lui répond, Vetexis lui envoie le modèle « réponse de l'équipe » : « Bonjour, j'ai une réponse pour vous au sujet de votre demande. Touchez le bouton ci-dessous pour l'afficher. » Dès qu'il touche Afficher la réponse ou qu'il écrit, le vrai message part.

Quand la connexion est coupée#

Un bandeau rouge « WhatsApp déconnecté » (ou « Un numéro WhatsApp est coupé : Yachts ») apparaît en haut de chaque page pour la direction, avec Reconnecter. Il ne se ferme pas : tant que WhatsApp est coupé, l'assistant ne reçoit rien. Les situations « à surveiller » (qualité basse, modèle refusé) s'affichent dans les réglages et font l'objet d'un email aux responsables.

1.7 Le guide de démarrage#

Il n'y a pas de visite guidée. À la place, une petite carte flottante en bas à droite de l'écran, le Guide de démarrage, liste ce qu'il reste à faire. Elle est réservée à la direction (propriétaire et responsables), sur ordinateur. Elle n'apparaît ni sur téléphone, ni dans la messagerie (elle couvrirait le bouton d'envoi), ni dans la démonstration. Elle s'efface aussi le temps qu'une fenêtre est ouverte (aperçu d'un PDF, par exemple) ou qu'une modification de réglages attend d'être enregistrée, pour ne jamais cacher le bouton Enregistrer.

Elle range les tâches en trois groupes :

Une barre d'avancement indique où vous en êtes. Les tâches se cochent seules, d'après l'état réel de la conciergerie : rien ne se coche à la main. Un groupe terminé est barré. Un clic sur une tâche mène à l'endroit où la faire.

La carte peut être agrandie, réduite (elle affiche alors « Étape suivante : … ») ou fermée. Une fois fermée, elle ne revient que par le menu Aide › Guide de démarrage (le point d'interrogation de la barre haute). Elle disparaît d'elle-même quand tout est fait.

1.8 Les premiers jours : un exemple#

Sofia dirige une conciergerie à Marbella.

1. Lundi matin, elle s'inscrit en formule Pro, paie par virement, et son compte s'ouvre mardi à la réception des fonds.
2. Elle relie son numéro WhatsApp Business : six mois de conversations arrivent, les fiches de ses clients habitués se remplissent.
3. Elle importe son catalogue depuis son tableur (villas, chef, bateau, transferts), ajoute les photos du bateau, et coche Nouveaux clients uniquement dans les réglages de l'assistant pour garder ses habitués en main les premiers jours.
4. Elle invite Marco (concierge) et deux comptes terrain pour le ménage, puis met l'assistant en marche.
5. Le soir même, un client néerlandais écrit en anglais pour un chef samedi pour six personnes. L'assistant répond en anglais qu'il regarde, crée la demande, et Sofia reçoit sur son WhatsApp personnel la demande avec les boutons Valider, Refuser, Répondre.