Fournisseurs et prestataires

Vos fournisseurs (chefs, loueurs de bateaux, chauffeurs, équipes de ménage, masseurs) réalisent une grande partie des prestations. Vetexis les range par priorité (qui appeler d'abord), garde leurs contacts, leurs documents et leurs indisponibilités, et permet de leur confier une mission qui part sur WhatsApp avec deux boutons, Accepter et Refuser. S'ils ne répondent pas, la demande passe seule au suivant : c'est la cascade.

Les prestataires ne prennent jamais de place sur votre formule, quel que soit leur nombre.

Qui y a accès : propriétaire, responsables et concierges (l'entrée Catalogue › Fournisseurs). Les conditions négociées, la commission, les notes internes et le relevé ne sont visibles qu'avec l'accès à la finance.

9.1 Ce qui dépend de la formule#

9.2 La liste des fournisseurs#

Où : Catalogue › Fournisseurs.

• Préréglages par priorité : Tous, Principaux, Secondaires, Dépannage.
• Recherche par nom, contact ou email ; Filtre par catégorie et fournisseurs Actifs ou Archivés.
• Colonnes : Fournisseur (logo), Priorité, Catégorie, Contact, Téléphone, Prestations (nombre au catalogue). Par défaut, le principal en tête.
• Nouveau fournisseur : Nom, Catégorie, Priorité, Contact, Téléphone (format international), Email. Conditions, commission et logo se complètent sur la fiche.
• Menu « … » : Importer, Réglages de cette page (direction).

La priorité, et pourquoi elle compte#

La priorité sert partout où l'on choisit un fournisseur : les listes déroulantes (réservation, prestation) le groupent par priorité, l'assistant lit le catalogue dans cet ordre (le dépannage signalé comme tel), et la cascade propose les missions dans cet ordre. C'est le bon réflexe d'une conciergerie, inscrit dans l'outil.

9.3 La fiche d'un fournisseur#

En-tête : logo, nom, Modifier (tiroir avec Coordonnées, Adresse et, avec la finance, le bloc Interne), et le menu « … » : Ajouter un logo ou Changer le logo, Retirer le logo, Archiver le fournisseur ou Réactiver le fournisseur.

Les onglets :

• Fiche : Coordonnées (catégorie, priorité, contact, téléphone, email, adresse) ; Interne (réservé à la direction et à la comptabilité, jamais communiqué au client ni à l'assistant) : Commission (reversée à la conciergerie, par défaut pour ses prestations), Conditions négociées (délais, acomptes, annulation, tarifs préférentiels), Notes internes ; Contacter (Appeler, WhatsApp, Email) ; Prestations liées.
• Contacts (9.4).
• Documents (9.7).
• Indisponibilités (9.8).
• Note interne (9.9).
• Relevé (9.10), avec l'accès à la finance.

Archiver un fournisseur le retire de la liste et des choix du catalogue ; ses prestations et l'historique restent intacts.

9.4 Les contacts d'un prestataire#

Un prestataire peut avoir plusieurs personnes : le chef et son bureau, le capitaine et l'armateur. Ajouter un contact : Nom, Fonction (capitaine, bureau, gérant), Téléphone WhatsApp, Email, Langue des messages (français, anglais ou espagnol : les missions et son espace lui parlent dans cette langue), et Reçoit les missions. Le premier contact est le contact principal.

Pour chaque contact : appel, lien WhatsApp et, avec Pro, l'accès à son espace :

• Inviter : un lien personnel, sans mot de passe, valable 72 heures et une seule fois, envoyé par WhatsApp et/ou par email, ou Copier le lien pour l'envoyer vous-même. Il ouvre son espace.
• Nouveau lien : pour un contact qui a perdu le sien.
• Couper l'accès : ses liens en attente et son espace ouvert cessent de fonctionner tout de suite.
• Retirer le contact : il quitte la fiche, son accès est coupé, les missions passées restent intactes.

L'état de l'accès s'affiche : « Pas encore invité dans son espace », « Invité il y a 2 h, lien pas encore ouvert », « Espace ouvert, vu hier ».

9.5 Confier une mission à un prestataire#

Où : dans le tiroir d'une réservation, section Prestataire, bouton Confier à un prestataire.

1. La fenêtre liste les prestataires suggérés, dans l'ordre de la cascade :
   • le prestataire de la prestation, ou déjà sur la réservation ;
   • puis ceux de la même catégorie, par priorité (principal, secondaire, dépannage) et, à priorité égale, par note interne (taux d'acceptation, rapidité, qualité).
     Chaque ligne montre sa réactivité (« 85 % acceptées, répond en 12 min, qualité 4,6 / 5 ») et par où la demande partira (« Par WhatsApp à Rafa »). Ceux qu'on ne peut pas solliciter sont grisés avec leur raison : indisponible ce jour-là, déjà pris à cette heure, sans contact joignable, documents manquants (en blocage strict).
2. Vous pouvez aussi choisir Ou un autre prestataire.
3. Notes pour le prestataire : ce qu'il doit savoir (accès, matériel, horaires). Il les lit avec la demande.
4. Partager le contact du client : son téléphone apparaîtra au prestataire une fois la mission acceptée (non par défaut ; jamais pour un client discret).
5. Cascade automatique : sans réponse dans le délai ou en cas de refus, la demande passe seule au prestataire suivant.
6. Envoyer la demande.

Ce que reçoit le prestataire#

Sur WhatsApp, dans la fenêtre de 24 heures, un message avec deux boutons Accepter et Refuser ; hors fenêtre, le message modèle « Nouvelle mission proposée par Riviera Conciergerie : Chef privé, samedi 14 mars à 20:00, Villa Azur, 6 personnes. Merci de répondre avant 18:30, avec les boutons ci-dessous. » ; sans WhatsApp, un email avec un lien vers son espace.

Ce qu'il voit de la mission, et rien d'autre : la date, l'heure, la prestation, le bien ou la ville (l'adresse exacte une fois la mission acceptée), le nombre de personnes, les notes que l'équipe lui destine, le montant convenu qui lui revient, et le client (sous son nom de code s'il est discret). Le téléphone du client seulement si l'équipe l'a partagé. Jamais le prix payé par le client, les notes internes, les autres prestataires ni l'équipe.

Le délai de réponse#

Il est fixé dans Réglages › Prestataires › Délai de réponse (2 heures par défaut), raccourci quand la mission approche : au plus le quart du temps qui reste avant son début, jamais moins de dix minutes. Une mission dans 3 heures laisse 45 minutes pour répondre ; demain à la même heure, les 2 heures entières.

La cascade#

Sans réponse dans le délai, ou sur refus, la demande passe au suivant de la liste. Si personne n'accepte, l'équipe est prévenue (« Mission sans prestataire »), en urgence si la mission a lieu dans les 24 heures. Le tiroir l'affiche : « Personne n'a accepté : confiez-la de nouveau ou appelez un prestataire. »

Le premier qui accepte l'emporte. Une réponse arrivée trop tard reçoit « Trop tard : cette mission n'attend plus de réponse ». Un bouton rejoué par un autre contact, ou par un autre prestataire, est sans effet.

Suivre la mission#

La section Prestataire du tiroir montre l'état (Envoyé, Accepté, Refusé, Sans réponse, Sans prestataire, Retiré), l'étape de la cascade, le délai de réponse (« Réponse attendue avant 18:30 (dans 1 h) · WhatsApp »), le Montant dû au prestataire une fois accepté, l'historique des demandes et les comptes rendus du prestataire (mission terminée ou problème signalé, avec photo).

• Retirer la demande (ou Retirer la mission une fois acceptée) : le prestataire est prévenu que la mission ne lui est plus confiée.
• Noter : la Qualité de la mission (une à cinq étoiles) et un commentaire, pour l'équipe seulement. Le prestataire ne voit jamais sa note.

En Essentiel : le chemin à la main#

Sans la cascade, la section liste les prestataires suggérés avec un lien WhatsApp (un message pré-rempli : « Bonjour, êtes-vous disponible pour Chef privé le samedi 14 mars à 20:00 ? Réf. 52 ») et Appeler. Une fois la réponse obtenue, Noter la réponse (Accepté ou Refusé, avec une note) : accepté, il devient le prestataire de la réservation. Ce chemin reste ouvert sur toutes les formules.

9.6 L'espace prestataire#

Avec Pro et Réseau, chaque contact invité a un espace personnel, pensé pour le téléphone, dans sa langue (FR, EN, ES, qu'il peut changer). Il s'ouvre par le lien reçu, sans mot de passe. Un lien expiré ou déjà utilisé affiche « Ce lien n'est plus valable. Demandez un nouveau lien à votre conciergerie. »

Bonjour Rafa. Votre espace avec Riviera Conciergerie : missions, disponibilités, documents et relevés.

• Missions (À venir, Passées) : Accepter ou Refuser (avec un motif : indisponible, prévenu trop tard, trop loin, prix, autre, et un mot facultatif) ; une fois acceptée, Itinéraire, le contact du client s'il est partagé, Mission terminée et Signaler un problème (un mot ou une photo ; la conciergerie est prévenue tout de suite).
• Disponibilités : ses congés et jours pris ; aucune mission ne lui est proposée ces jours-là.
• Documents : ce que la conciergerie demande, et Déposer un document avec son échéance.
• Relevés : ses missions faites, ce qui lui est dû, ce qui est réglé, par mois.
• Agenda : ses missions dans l'agenda de son téléphone (missions acceptées, et celles qui attendent sa réponse marquées « à confirmer » ; jamais le client, son téléphone ni un prix).

Un prestataire peut aussi répondre directement sur WhatsApp avec les boutons. S'il écrit un message libre au numéro de la conciergerie, l'équipe en est prévenue.

9.7 Les documents obligatoires#

Assurance, licence de skipper, licence VTC, ou un document que vous nommez (« carte professionnelle »), demandés par catégorie dans Réglages › Prestataires › Documents demandés. Par défaut : assurance et licence de skipper pour les bateaux, assurance et licence VTC pour les transferts.

Sur la fiche du prestataire, onglet Documents : les Documents demandés avec leur état, et les Documents déposés (par lui depuis son espace, ou par l'équipe : Ajouter un document avec son échéance).

• Rappels automatiques à 60, 30, 14 et 7 jours avant l'échéance, puis le jour où il expire, au prestataire et à l'équipe.
• Au moment de confier une mission, un document manquant ou expiré avertit (blocage souple : la mission part quand même, avec un avertissement) ou bloque (blocage strict : aucune mission tant que ce n'est pas réglé), selon le réglage Document manquant ou expiré (Avertir ou Bloquer).

Pourquoi. Confier un bateau à un skipper dont la licence a expiré, ou un client à un chauffeur sans assurance, expose la conciergerie. Vetexis le surveille à votre place.

9.8 Les indisponibilités#

Onglet Indisponibilités : les périodes où la cascade ne le sollicite pas. Ajouter une indisponibilité. Le prestataire peut aussi les indiquer depuis son espace.

9.9 La note interne#

Onglet Note interne, réservée à l'équipe et jamais montrée au prestataire, calculée sur six mois :

• Taux d'acceptation (acceptées, refusées, sans réponse) ;
• Délai médian de réponse ;
• Qualité moyenne (notes données après chaque mission) et Dernières notes.

À priorité égale, les mieux notés sont proposés en premier.

9.10 Le relevé#

Onglet Relevé (accès à la finance, Pro et Réseau) : les missions faites, ce qui est dû, ce qui est réglé. Choisissez une Période du relevé (un mois montre tout ce mois ; sinon, tout ce qui reste à régler et ce qui a été réglé récemment). Cochez des lignes, puis Marquer réglé ou Marquer à régler. Le prestataire voit le même relevé dans son espace.

Sous le montant de chaque mission, votre relevé indique aussi la commission que le prestataire vous reverse sur la réservation, reçue ou à recevoir (elle se suit dans Finances › Commissions, chapitre 11, section 11.6). Exporter télécharge le relevé en CSV.

9.11 Exemples#

Un chef pour samedi. Sofia confie la mission « Chef privé samedi 20 h, Villa Azur, 6 personnes » depuis la réservation. Chef Marco (principal) reçoit la demande sur WhatsApp avec 2 heures pour répondre. Il refuse (« déjà pris »). La cascade l'envoie aussitôt à Chef Lucia (secondaire), qui accepte dix minutes plus tard. Lucia voit l'adresse exacte et le montant convenu ; elle ne voit ni le prix payé par le client, ni le nom de Chef Marco.

Un skipper sans licence à jour. La licence de skipper de Marina Yachts expire dans 14 jours : un rappel part à Marina Yachts et à l'équipe. Le jour de l'échéance passée, en blocage strict, la cascade la saute et propose le bateau suivant.

En Essentiel. Marco ouvre la réservation, touche WhatsApp à côté du loueur principal : le message pré-rempli s'ouvre dans WhatsApp. Le loueur répond oui ; Marco clique sur Noter la réponse, Accepté.