L'abonnement Vetexis

Ce chapitre traite de ce que la conciergerie paie à Vetexis : les formules, les options, les packs de messages, la recharge automatique, le paiement par virement ou par carte, les factures Vetexis, l'impayé et la résiliation. L'argent de vos clients est traité au chapitre 11.

Où : Réglages › Formule et factures et Réglages › Utilisation.
Qui : le propriétaire, la direction et la comptabilité lisent ; seul le propriétaire agit (changer de formule, acheter, payer, résilier).

Tous les prix sont hors taxes. Vetexis est réservé aux professionnels.

14.1 Les formules#

Ce que chaque formule comprend :

• Essentiel : l'assistant WhatsApp, la messagerie et la console ; la traduction des conversations ; le planning, les réservations et les missions ; le catalogue, les fournisseurs et les biens.
• Pro : tout Essentiel, et les factures, règlements et export comptable ; le paiement en ligne des clients (liens, acomptes, devis acceptés) ; les marges par réservation, client et prestation ; les rapports de la semaine et du mois ; les rappels, suivis et relances automatiques ; les rapports aux propriétaires ; les vocaux et photos lus par l'assistant ; les calendriers Airbnb, Booking.com et Vrbo synchronisés ; les prestataires dans la plateforme (missions confiées, cascade, espace prestataire, relevés) ; le support prioritaire.
• Réseau : tout Pro, et jusqu'à trois conciergeries sous un même compte, trois numéros à partager, la mise en route accompagnée offerte.

Les prestataires ne prennent jamais de place, sur aucune formule.

Une fonction hors formule n'est jamais cachée ni remplacée par une erreur : l'entrée reste visible avec une petite étiquette, et la page affiche « Disponible avec Pro », ce que la fonction apporte et, pour le propriétaire, le chemin vers les formules.

L'offre Sur mesure#

Pour plus de trois conciergeries ou des besoins particuliers : fonctionnalités développées pour vous, intégrations (logiciel de gestion locative, channel managers, agendas), un interlocuteur dédié, un engagement de service, des comptes illimités, des messages et numéros selon vos besoins. Elle se demande par Offre sur mesure (à l'inscription) ou la page /sur-mesure (« Parlons de votre conciergerie ») : votre nom, l'adresse email, la conciergerie, le pays, le nombre de biens gérés, la taille de l'équipe, les outils que vous utilisez déjà, vos besoins, et quand vous rappeler. Vetexis rappelle sous 24 heures ouvrées. Elle ne s'achète pas en ligne.

14.2 Les options#

Où : Formule et factures › Options. Pour une option mensuelle, − et +, puis Mettre à jour (rien ne part sans confirmation). Une hausse s'applique tout de suite, facturée au prorata ; une baisse s'applique à la fin de la période, rien n'est remboursé, par virement comme par carte. En formule annuelle, une option mensuelle coûte douze mois, sans remise. La mise en route accompagnée se Demande : Vetexis vous écrit pour fixer un rendez-vous.

Pourquoi un compte terrain coûte si peu. Une équipe de ménage ne doit pas coûter autant qu'un concierge : un compte terrain ne voit que ses missions sur son téléphone.

14.3 Les messages et les packs#

Ce qui compte#

Un message compte chaque fois que l'assistant rédige lui-même une réponse à un client (détail au chapitre 2, section 2.11). Le compteur couvre le mois civil, dans le fuseau de la conciergerie.

Réglages › Utilisation montre, en barres : Messages traités par l'assistant, Comptes complets, Comptes terrain, Numéros WhatsApp (« 3 210 sur 5 000 »).

Les alertes#

À 90 % puis à 100 % des messages du mois, le propriétaire et les responsables sont prévenus, une fois chacun (événement « Abonnement et consommation » des notifications, par email et dans l'application par défaut).

Quand le quota est atteint#

L'assistant se met en pause : les nouveaux messages attendent l'équipe dans la messagerie. Un bandeau le dit sur toutes les pages : « L'assistant a traité tous les messages du mois : il est en pause. Les nouveaux messages attendent l'équipe dans la messagerie. », avec, pour le propriétaire, Ajouter des messages et Changer de formule. Les lignes de sécurité (révélation IA, urgence, client énervé) partent quand même.

Les packs de messages#

• Un pack s'ajoute au mois en cours et vaut jusqu'à la fin du mois civil (il n'est pas reporté).
• Il se paie par carte seulement et est crédité aussitôt. Un abonné par virement enregistre une carte rien que pour les packs (Ajouter une carte) ; son abonnement reste au virement.
• Acheter dans Formule et factures › Packs de messages ou Utilisation, ou depuis le bandeau du quota atteint ; l'assistant reprend dès que les messages sont ajoutés.

Pourquoi chaque pack coûte plus cher au message que la formule suivante. Monter de formule doit toujours rester la meilleure affaire pour un besoin durable. Une ligne le rappelle : « Passer à Pro : 4 000 messages de plus pour 200 € de plus par mois. »

La recharge automatique#

Formule et factures › Recharge automatique :

• Activer la recharge : le pack choisi s'ajoute quand les messages du mois sont épuisés. Par carte seulement. Désactivée par défaut ; l'activer demande une confirmation qui dit combien la carte sera débitée à chaque pack et jusqu'à quel plafond.
• Pack ajouté : 100 messages par défaut.
• Plafond par mois (€ HT) : 500 € par défaut, réglable entre le prix d'un pack et 10 000 €. « Ce mois-ci : 129 € sur 500 € ».

Chaque achat automatique est signalé par email et dans l'application, avec son montant.

Pourquoi un plafond. Un client qui se ferait inonder de messages (un robot, du spam) ne doit pas vider la carte de la conciergerie sans qu'un humain le décide.

14.4 Payer : virement ou carte#

Chaque conciergerie choisit son moyen de paiement à l'inscription, parmi ceux que Vetexis propose.

Par virement#

• Aucune carte à saisir, sans frais.
• La première facture est émise à l'inscription et due aussitôt ; le compte s'ouvre à la réception du virement. Elle ne porte pas de dates (« Formule Pro, mensuelle (un mois à compter de la réception du paiement) ») : la période commence le jour où le paiement arrive, et c'est cette période que la facture garde ensuite dans la liste.
• Tant que l'inscription attend son paiement, un rappel part 3 jours puis 6 jours après l'émission (« Votre inscription attend le paiement de la facture … »). Rien n'est suspendu, puisque l'accès n'est pas encore ouvert ; fermer la conciergerie annule la facture, rien n'est dû.
• Ensuite, chaque facture arrive par email 7 jours avant sa période, due le premier jour de la période.
• Rapprochement automatique : indiquez la référence dans le libellé du virement, il sera reconnu tout seul. Un virement partiel est pris en compte (« 400 € déjà reçus sur 478,80 € TTC »).
• Relances par email : 3 jours avant l'échéance, le jour même, puis 3 et 6 jours après.

La section À régler de Formule et factures montre la facture la plus urgente, son reste dû, son échéance, les coordonnées à copier (IBAN, BIC, Titulaire du compte, Référence du virement), un QR code de virement à scanner avec l'application de votre banque, Télécharger le PDF, et Payer par carte quand la carte est proposée (pour régler cette facture tout de suite).

Par carte#

• Prélèvement automatique à chaque échéance, sur une page de paiement sécurisée.
• Gérer la carte (ou Mettre à jour ma carte) ouvre l'espace de paiement : la carte et les factures par carte, rien d'autre. Changer de formule, d'options ou résilier se fait toujours dans Formule et factures.
• Une seule page de paiement vaut à la fois : en ouvrir une nouvelle ferme la précédente, et une facture réglée (ou annulée) ferme la sienne. Si un paiement passe malgré tout en double, Vetexis arrête le second abonnement, le rembourse et vous prévient.

Changer de moyen de paiement#

Formule et factures › Moyen de paiement :

• Passer au virement : la carte reste utilisée jusqu'à la fin de la période payée ; ensuite, une facture à chaque échéance, une semaine avant.
• Passer à la carte : la période en cours est déjà payée par virement ; la carte est prélevée pour la première fois à la fin de cette période. Réglez d'abord les factures en cours.
• Prélèvement refusé : Payer par virement (l'échéance impayée devient une facture à régler par virement) ou Mettre à jour ma carte.

On ne paie jamais deux fois la même période. Un paiement reçu pour une facture déjà réglée (par exemple une carte après un virement) est signalé à Vetexis, qui le rembourse ou le garde en crédit.

Les factures Vetexis#

Formule et factures › Factures : l'historique, la plus récente d'abord, avec l'objet (« Abonnement du 1 oct. au 31 oct. »), la date d'émission, le montant TTC, l'état (À payer, Payée, En retard, Annulée) et le PDF. Les factures par carte sont dans l'espace de paiement.

14.5 Changer de formule#

Formule et factures › Changer de formule : les trois formules, la période (mois ou année), puis une phrase qui dit quand le changement s'applique :

• Une montée (vers une formule plus complète, ou du mois à l'année) s'applique tout de suite ; la différence est facturée au prorata des jours restants (par virement : une facture à régler).
• Une descente s'applique à la fin de la période en cours ; rien ne change d'ici là, rien n'est remboursé. Le changement prévu s'affiche (« Passage à Essentiel le 31 octobre »).
• Par virement, si la facture de la période suivante est déjà réglée : une montée ajoute une facture complémentaire pour cette période (la différence de prix) ; une descente ou une option retirée laisse un trop-perçu, crédité sur la facture d'après ; un passage du mois à l'année reporte ce qui a été payé en crédit sur la facture annuelle.
• Un crédit n'est jamais perdu : s'il dépasse la facture (par exemple d'une formule annuelle vers une formule mensuelle), la facture est à zéro et le reste s'applique aux factures suivantes.
• Une descente impossible est refusée dès l'écran, avec ce qu'il faut retirer : « Votre équipe dépasse cette formule : Retirer 2 comptes complets, Déconnecter 1 numéro WhatsApp ».

Après une descente, vos données restent : par exemple, en repassant de Pro à Essentiel, les factures et devis existants restent lisibles et téléchargeables, mais aucun nouveau ne se crée.

Si l'usage dépasse la formule (une option retirée, une descente) : rien n'est retiré ni coupé, mais les nouvelles invitations et les numéros de plus sont refusés tant que l'usage dépasse. Un encadré « Votre usage dépasse la formule » le dit, ligne par ligne (« Comptes complets : 3 pour 1 compris dans Essentiel »).

14.6 L'impayé et la suspension#

Ce que fait la suspension :

• l'assistant est arrêté : plus aucune réponse automatique, les messages restent dans la messagerie ;
• l'application passe en lecture seule pour toute l'équipe ; la console WhatsApp répond qu'elle ne peut rien créer ni envoyer ;
• la consultation, l'export et le paiement restent possibles ;
• un email « compte suspendu » part une fois.

Tout se rouvre automatiquement dès le paiement reçu (virement rapproché ou paiement par carte).

Pendant la suspension, les factures continuent d'être émises à chaque échéance. Pour que la dette ne grossisse pas sans fin, après deux factures de période échues et impayées, plus aucune période ne s'ouvre ni ne se facture tant que la situation n'est pas réglée. Une fois tout réglé, une nouvelle période commence le jour du paiement, avec sa facture.

Carte refusée : un seul email « Paiement refusé » par échéance, même si Stripe retente plusieurs fois, puis l'email « compte suspendu » à la fin du délai.

Pourquoi sept jours. Assez pour qu'un retard de virement se règle sans drame, pas assez pour qu'un service continue sans être payé. Le délai peut être ajusté par Vetexis.

Une suspension décidée par Vetexis (hors impayé) se dit autrement : « Votre conciergerie est suspendue par Vetexis… Écrivez à info@vetexis.com pour la réactiver. »

14.7 Résilier#

Formule et factures, en bas de page dans la « Zone sensible » : Résilier l'abonnement (sans engagement).

1. Confirmez avec votre mot de passe.
2. L'abonnement reste actif jusqu'à la fin de la période payée. Plus rien n'est facturé ni prélevé ensuite (par virement, une facture déjà émise pour la période en cours reste due). Par virement, si la période suivante est déjà entièrement réglée, elle est servie, puis l'abonnement s'arrête ; si elle n'est réglée qu'en partie, sa facture est annulée et le montant reçu devient un crédit (appliqué si vous reprenez l'abonnement, sinon remboursé par Vetexis).
3. Jusqu'au dernier jour, Reprendre l'abonnement annule la résiliation.
4. Ensuite, l'application passe en lecture seule : vos données restent conservées et exportables, et un nouvel abonnement rouvre la conciergerie telle quelle.

Un bandeau le rappelle (« L'abonnement est résilié depuis le … L'application reste consultable et vos données sont conservées par Vetexis : l'export complet est disponible à tout moment. »), avec Choisir une formule et Exporter mes données.

Fermer la conciergerie est une autre démarche, plus immédiate (chapitre 15).

14.8 Exemples#

Un mois chargé. En août, la Riviera Conciergerie (Pro) atteint 4 500 messages le 24 : Sofia reçoit l'alerte des 90 %. Le 28, quota atteint ; la recharge automatique (activée avec un plafond de 300 €) ajoute un pack de 100 messages, puis un deuxième le 30. Sofia reçoit un avis à chaque achat. En septembre, le compteur repart de zéro.

Le choix de la formule. Une conciergerie en Essentiel achète un pack de 1 000 messages chaque mois (199 €). Passer à Pro lui coûterait 200 € de plus par mois pour 4 000 messages de plus, avec le paiement en ligne, les vocaux et les calendriers : c'est l'écran Utilisation qui le lui montre.

Un virement oublié. La facture d'octobre, due le 1er, n'est pas réglée. Relances le 4 et le 7 ; le 8, le compte est suspendu, l'assistant s'arrête et les clients attendent l'équipe dans la messagerie. Sofia paie par carte depuis À régler : tout se rouvre dans la minute.