Seguridad y datos

Una conserjería de lujo guarda información sensible: los hábitos de personalidades, los códigos de las villas, las conversaciones privadas, los importes. Este capítulo explica cómo protege Vetexis el acceso a su cuenta, qué queda registrado, qué se conserva y cómo recuperar o borrar sus datos.

15.1 El inicio de sesión en dos pasos#

Cada inicio de sesión pide dos pruebas:

1. su dirección de correo y su contraseña;
2. un código de seis cifras recibido por email, válido diez minutos y de un solo uso.

Si la doble autenticación está activada (15.2), se pide un tercer código.

Por qué. Una contraseña sola se puede robar o adivinar. El código por email demuestra además que usted tiene acceso a su buzón. El código está vinculado a su intento de inicio de sesión: es imposible saltarse el paso de la contraseña.

Lo que Vetexis nunca dice: si una dirección tiene una cuenta. Un inicio de sesión rechazado muestra siempre «Correo o contraseña incorrectos.», y tanto el alta como la contraseña olvidada responden de la misma manera exista o no la dirección. Es el email recibido el que dice la verdad, solo al titular de la dirección.

Los límites contra los ataques: a partir de cierto número de códigos solicitados o de contraseñas erróneas para una dirección, Vetexis hace esperar («Demasiados intentos. Vuelva a intentarlo en unos minutos.»), incluso con la contraseña correcta.

La contraseña: al menos 10 caracteres, ni demasiado común ni idéntica a su dirección de correo. Una frase fácil de recordar es una buena contraseña. Se cambia en Ajustes › Seguridad › Contraseña › Cambiar (la actual y después la nueva dos veces); sus demás sesiones se cierran entonces. Una cuenta creada antes de que existieran las contraseñas ofrece Crear mi contraseña.

Contraseña olvidada (página de inicio de sesión): su dirección, un código por email y después la nueva contraseña dos veces. Todas sus sesiones se cierran.

La sesión permanece abierta 30 días, y se prolonga con cada uso.

15.2 La doble autenticación#

Dónde: Ajustes › Seguridad › Doble autenticación › Activar. Recomendada para los propietarios y los responsables, cuya cuenta da acceso a las finanzas y a los ajustes.

1. Escanee el código QR con una aplicación de autenticación (Google Authenticator, 1Password, Authy…), o introduzca la clave a mano. El código QR se dibuja en su navegador: el secreto no pasa por ningún servicio de terceros.
2. Introduzca el código de seis cifras que se muestra.
3. Anote los códigos de recuperación, que se muestran una sola vez. Cada uno sustituye una vez al código de la aplicación si pierde su teléfono. Copiar los códigos y después He anotado mis códigos.

Al iniciar sesión, después del código recibido por email, la pantalla «Doble autenticación» pide el código de la aplicación o un código de recuperación. Al quinto código erróneo, el intento se cierra y hay que volver a empezar desde la contraseña. Un código ya usado no puede volver a servir.

Desactivar pide un código de la aplicación o un código de recuperación.

15.3 Las sesiones y la cuenta#

Ajustes › Seguridad › Sesiones abiertas: una línea por dispositivo («Chrome · Windows», «Activa hace 5 min · abierta el 3 de octubre»), con la suya marcada como «Esta sesión». Desconectar cierra una sesión que no reconozca.

Zona sensible:

• Cerrar sesión en todas partes: cierra todas sus sesiones, incluida esta.
• Desactivar mi cuenta: ya nadie puede iniciar sesión en ella y sus sesiones se cierran. Sus datos se conservan. Hay que volver a escribir su dirección y su contraseña. Para reactivar la cuenta, hay que escribir a info@vetexis.com. ¿Es propietario de una conserjería activa? Ciérrela primero, o nombre a otro propietario.

15.4 El aislamiento y los permisos#

• Cada conserjería es estanca. La propia base de datos se niega a mostrar a una conserjería un dato de otra: no existe una consulta «olvidada» que pueda filtrar datos.
• Los permisos los comprueba el servidor, nunca solo la pantalla (capítulo 12). Una cuenta de campo que intentara abrir la ficha de un cliente fuera de sus misiones obtiene la misma respuesta que si no existiera.
• Los códigos de acceso de las propiedades están cifrados y solo se leen mediante una acción explícita, que queda registrada.
• Los archivos multimedia (fotos, audios, documentos) solo son accesibles mediante enlaces firmados válidos diez minutos. A las fotos se les quitan los metadatos (posición GPS, dispositivo) al guardarlas.
• Los enlaces públicos (presupuesto, pago, espacio del proveedor) son personales y firmados; un enlace de proveedor solo sirve una vez.
• El asistente nunca ve los costes, los márgenes, los códigos ni a los demás clientes. Los mensajes de los clientes se tratan como datos, nunca como instrucciones: un cliente que escribe «ignore sus reglas» no consigue nada.

15.5 Lo que queda registrado#

Dónde: Ajustes › Privacidad. Quién: propietario y responsables.

El registro de accesos#

Cada lectura de un dato sensible queda registrada: quién, cuándo, qué y sobre qué objeto.

Filtros por tipo de acceso, periodo y cliente. Este registro no se borra. Es la prueba que se muestra a un cliente que pregunta «¿quién ha visto mis mensajes?».

Las revelaciones de IA#

Cada vez que el asistente ha respondido «soy un programa» a un cliente que preguntaba abiertamente si hablaba con una máquina: la fecha, el cliente, el idioma y la pregunta formulada. Es la exigencia de transparencia del reglamento europeo de IA (artículo 50). Después del borrado de un cliente, la pregunta ya no se conserva («No conservada»); la fecha y el idioma se mantienen como prueba.

El registro de actividad#

En la página Equipo: las cincuenta últimas acciones del equipo (reservas, facturas, clientes, roles cambiados, invitaciones, ajustes modificados, contraseñas), cada una en una frase legible (capítulo 12).

15.6 La conservación de los datos: guardarlo todo, no borrar nada#

Vetexis no borra nada automáticamente. Ni los mensajes, ni los archivos multimedia, ni las transcripciones, ni las fichas, ni al cerrar la conserjería, ni al terminar una suscripción, ni al desactivar una cuenta. No existe ningún ajuste de duración de conservación.

Por qué. Una conserjería trabaja a largo plazo: el cliente que vuelve tres años después espera que se le recuerde. Y un dato borrado por error no vuelve. Por eso el borrado es siempre un gesto humano y explícito:

• borrar un cliente a petición suya (derecho de supresión, artículo 17 del RGPD): capítulo 7, sección 7.10;
• eliminar una nota, un borrador de factura, una estancia, un documento.

Las facturas emitidas nunca se borran (obligación contable); se anulan.

15.7 Exportar todos sus datos#

Dónde: Ajustes › Privacidad › Exportar todos los datos › Descargar la exportación. Quién: propietario y responsables. Cuándo: en todos los planes, incluso después de la cancelación o del cierre.

Un archivo .zip de ficheros CSV: equipo, clientes, propiedades, proveedores, catálogo, reservas, misiones, conversaciones y mensajes, facturas, presupuestos, cobros, informes y facturas de Vetexis, con los PDF de sus facturas emitidas y un archivo LEAME. Los ficheros se abren en una hoja de cálculo (separador punto y coma, importes en céntimos, fechas en tiempo universal). Los costes y los márgenes están incluidos: son sus datos. No se exportan: los secretos (códigos de acceso cifrados, tokens) ni el funcionamiento interno del asistente.

Otras exportaciones, más concretas:

• una ficha de cliente completa (JSON): ficha › «…» › Exportar la ficha;
• la lista de clientes (CSV): Clientes › Exportar la lista (CSV);
• una conversación: hilo › «…» › Exportar la conversación;
• las facturas emitidas de un periodo (CSV): Facturación › Exportar (CSV).

Cada exportación queda inscrita en el registro de accesos.

15.8 Cerrar la conserjería#

Dónde: Ajustes › General, Zona sensible, Cerrar la conserjería. Quién: solo el propietario. Hay que volver a escribir el nombre de la conserjería.

Lo que hace el cierre:

• la suscripción se detiene de inmediato: ya no hay ninguna factura ni ningún cobro;
• los números de WhatsApp se desconectan: ya no llega ningún mensaje;
• el equipo ya no puede trabajar en la aplicación: sigue disponible en modo lectura;
• Vetexis conserva sus datos, y la exportación completa sigue disponible en cualquier momento.

Reanudar una suscripción reabre la conserjería tal como estaba.

¿Cerrar o cancelar? La cancelación (capítulo 14) deja que la suscripción llegue hasta el final del periodo pagado. El cierre lo detiene todo inmediatamente y desconecta WhatsApp.

15.9 En el teléfono, sin conexión#

La aplicación instalada mantiene legibles sin conexión su sesión y las misiones del día, nada más: ni la mensajería, ni los clientes, ni la facturación, ni los códigos de acceso. Todo se borra al cerrar la sesión y cuando la sesión caduca.

15.10 Ejemplos#

Un cliente preocupado. El Sr. Laurent pregunta quién leyó sus mensajes el mes pasado. Sofia abre Privacidad › Registro de accesos y filtra por «Conversaciones» y por el cliente: dos lecturas, de Marco y de ella misma, con fecha. Puede decírselo.

Un teléfono perdido. Marco pierde su teléfono. Desde su ordenador, abre Seguridad › Sesiones abiertas y cierra la sesión del teléfono. Como su doble autenticación estaba en ese teléfono, iniciará sesión después con uno de sus códigos de recuperación y volverá a activar la doble autenticación en el nuevo.

Una baja. Una conserje deja la conserjería. Sofia la retira del equipo: el acceso se corta inmediatamente, sus acciones pasadas siguen en el registro y sus notas y mensajes siguen en las fichas.