Planning, missions et agenda

Trois écrans montrent le temps : le Planning de toute l'équipe, les Missions du jour pour le terrain, et Mon agenda, la semaine de chacun. Mon agenda peut aussi s'afficher dans l'agenda du téléphone.

6.1 Le planning de l'équipe#

Où : Planning dans la barre latérale. Qui : propriétaire, responsables, concierges et comptabilité. Les comptes terrain n'ont pas le planning de l'équipe : ils ont leurs missions et leur agenda.

Les vues#

Dans les grilles (Jour, Semaine, Mois), chaque catégorie a sa propre couleur, franche et facile à distinguer : bleus pour les villas et les bateaux, sarcelle et ardoise pour les transferts et les vols, violets et roses pour les excursions, les soirées, le bien-être et la garde d'enfants, orangés pour le chef et les restaurants, gris pour le ménage, les courses et le reste. Chaque prestation porte une barre à gauche de sa couleur et un fond léger de la même teinte. Le nom de la prestation reste écrit : la couleur est un repère, pas la seule information. Une légende, sous la barre d'outils, rappelle la couleur de chaque catégorie affichée.

Les demandes non confirmées sont en pointillés (« À confirmer » dans la légende), les annulations barrées, l'heure courante est une ligne bleue. La vue Agenda, elle, se lit sans code couleur.

Naviguer#

• Période précédente et Période suivante (ou les flèches ← et → du clavier), Aujourd'hui (touche t), et le bouton calendrier Aller à la date.
• Filtrer par membre (Toute l'équipe, Non assigné, un membre) et Filtrer par catégorie.
• Un clic sur une prestation ouvre son tiroir (chapitre 5). Un clic sur un créneau vide ouvre Nouvelle réservation avec la date, l'heure et le membre déjà remplis (touche n).

Toutes les heures se lisent dans le fuseau de la conciergerie (« Heures de Europe/Madrid »). Une prestation qui passe minuit reste rattachée à son jour de début.

Les dates réservées ailleurs#

Si vos biens sont reliés à leurs calendriers Airbnb, Booking.com ou Vrbo (chapitre 10), les dates qui y sont prises apparaissent au planning dans un style volontairement neutre (fond gris), distinct de vos réservations : « Villa Azur · Réservé sur Airbnb ». Une légende « Réservé ailleurs (calendriers des biens) » l'explique. En cas de chevauchement avec un séjour ou une réservation saisis chez vous, la barre devient rouge (« Chevauchement »). Un clic ouvre la fiche du bien.

6.2 Les missions du jour (l'écran du terrain)#

Où : Missions, dans la barre latérale et dans la barre d'onglets du téléphone d'un compte terrain. Pour qui : les comptes terrain ; le bureau suit les mêmes missions dans le Planning et Mon agenda (sur téléphone, son onglet est Réservations).

L'écran est pensé pour le téléphone, à une main et en plein soleil : grandes zones tactiles, texte lisible, actions directes.

1. Choisissez le jour : Hier, Aujourd'hui, Demain. Un membre du bureau (tout rôle sauf terrain) peut aussi choisir Missions de un autre membre.
2. Chaque mission affiche l'heure, la prestation, le statut, la priorité, le bien, le nombre de personnes, le client et les consignes pour le terrain écrites par le bureau. Les notes internes du bureau, les prix, le motif d'une annulation et les réponses de l'équipe aux questions de l'assistant n'y figurent jamais.
3. Les actions :
   • Appeler : appelle le client en un geste ;
   • Itinéraire : ouvre l'itinéraire vers le bien ;
   • Codes d'accès : voir plus bas ;
   • Commencer puis Terminer : la mission passe « En cours » puis « Terminée ». (« Mission terminée. Merci ! ») Pour un compte terrain, ces boutons n'apparaissent qu'à partir de deux heures avant le début : on ne termine pas la mission de demain.

Les codes d'accès, au bon moment seulement#

Les codes d'un bien (portail, porte, alarme, coffre, Wi-Fi) sont chiffrés. Ils s'affichent sur demande, pendant 60 secondes, avec un compte à rebours (« Masqués dans 42 s »), puis se masquent. Chaque consultation est enregistrée (« Consultation enregistrée. ») et visible dans le journal des accès.

Un compte terrain ne peut lire les codes que pour un bien d'une de ses missions du jour : une mission confirmée ou en cours, qui lui est assignée, et qui couvre aujourd'hui (jour du fuseau de la conciergerie). Une mission de plusieurs jours (une garde d'enfants du lundi au vendredi) ouvre les codes chaque jour, du premier au dernier. La veille du début ou le lendemain de la fin, il ne les voit pas.

Pourquoi. Un code de portail de villa de luxe est une information sensible. Le donner au bon moment, à la bonne personne, et garder la trace de chaque lecture protège le propriétaire du bien, le client et la conciergerie.

Sans réseau#

L'application, installée sur le téléphone, garde les missions du jour lisibles sans réseau (au sous-sol d'une villa, en bateau). Les codes ne sont jamais conservés sur le téléphone. Une action faite sans réseau (Commencer, Terminer) échoue avec un message : elle n'est pas rejouée plus tard à l'insu de l'équipe. Tout ce qui est copié sur l'appareil est effacé à la déconnexion.

6.3 Mon agenda#

Où : Mon agenda dans la barre latérale (et l'onglet Agenda pour un compte terrain). Pour qui : tout le monde.

Mon agenda montre la semaine de vos missions, dans la même présentation que la vue Agenda du planning : pour un compte terrain, c'est son planning ; pour le bureau, ce qui lui est confié dans le planning de l'équipe. Flèches de semaine, Aujourd'hui, et un bouton Ajouter à mon téléphone (ou Agenda du téléphone s'il est déjà relié).

6.4 Vos missions dans l'agenda du téléphone#

Où : Réglages › Mon agenda.

Un lien personnel et secret, à ajouter une seule fois à l'agenda de votre iPhone, de Google ou d'Outlook. Vos missions y apparaissent et se mettent à jour toutes seules.

1. Créer mon lien d'agenda.
2. Ajoutez-le :
   • iPhone ou Mac : Ajouter ouvre directement l'application Calendrier ;
   • Google Agenda : Ajouter ouvre Google Agenda (« à partir de l'URL ») ;
   • Outlook : Copier le lien, puis dans Outlook : Agenda, Ajouter un calendrier, Abonnement à partir du web, coller le lien, donner un nom, Importer.
3. La ligne « Dernière lecture par votre agenda : il y a 20 min (iPhone ou Mac) » confirme que votre téléphone lit bien le lien.

Ce que montre le lien : chaque mission avec la prestation, le bien ou la ville et le prénom du client ; jamais le téléphone d'un client, son adresse complète ni un prix. Il couvre deux semaines passées et six mois à venir.

Ce que montre l'agenda d'un responsable : Ce que montre l'agenda propose « Mes missions » ou « Toute l'équipe ».

Les délais de mise à jour sont décidés par l'agenda lui-même, pas par Vetexis : environ une heure sur iPhone et Mac, jusqu'à 12 à 24 heures sur Google Agenda. Pour être prévenu tout de suite d'un changement, gardez les notifications (chapitre 13).

Sécurité : le lien est personnel ; quelqu'un qui l'aurait verrait vos missions. Au moindre doute, Réinitialiser (l'ancien lien cesse aussitôt de fonctionner, ajoutez le nouveau) ou Retirer (vos missions disparaissent de vos agendas).

6.5 Le rappel de la veille et la feuille de route du soir#

Chaque soir, à l'heure choisie dans Réglages › Prestataires › Feuille de route du soir (19 h par défaut) :

• chaque membre reçoit la liste de ses missions du lendemain, selon ses préférences de notification (sur WhatsApp par défaut pour le terrain et les concierges, dans l'application pour les autres) ;
• chaque prestataire qui reçoit les missions reçoit les siennes (missions acceptées de réservations confirmées : une demande pas encore confirmée ne lui est jamais annoncée), avec la fonction Prestataires (Pro et Réseau) ;
• les responsables reçoivent la liste des risques du lendemain : demande pas encore confirmée, mission pas encore acceptée par un prestataire, personne d'assigné, documents manquants ou expirés, prestataire indisponible, deux missions à la même heure pour un membre. Rien s'il n'y a rien à surveiller.

Une mission de plusieurs jours (une garde d'enfants du lundi au vendredi, un séjour) figure chaque soir de sa durée dans le rappel du membre et dans la feuille de route du prestataire, marquée « (suite) » à la place de l'heure. Une soirée qui finit après minuit n'est pas rappelée une seconde fois.

Un seul message par personne et par soir.

6.6 Être prévenu des changements#

Chacun reçoit, selon ses préférences (chapitre 13) : Mission confiée (une mission vous est assignée), Mission modifiée (l'heure, le lieu ou l'intitulé change), Mission annulée ou retirée (y compris quand une demande expire faute de décision), et le Rappel de la veille. Une mission annulée dans les trois heures passe les heures calmes si vous l'avez permis.

Sur le téléphone, activez Réglages › Notifications › Cet appareil pour recevoir ces avis même application fermée (sur iPhone, l'application doit d'abord être ajoutée à l'écran d'accueil).

6.7 Exemples#

Le matin d'Ana, au ménage. Ana ouvre Vetexis sur son téléphone : « Vous avez 2 missions aujourd'hui et 1 séjour est en cours. » À 10 h, ménage à la Villa Azur. Elle touche Itinéraire, arrive, touche Codes d'accès : le code du portail s'affiche 60 secondes. Elle touche Commencer, puis Terminer à midi. Elle ne voit ni le prix, ni la messagerie, ni la liste complète des clients.

Une garde d'enfants sur une semaine. Nina, en compte terrain, garde les enfants des Van Dijk à la villa du lundi au vendredi. Chaque matin, elle ouvre sa mission et affiche le code du portail. Le samedi, la mission est finie : les codes ne s'affichent plus.

La répartition du samedi. Sofia ouvre le planning en vue Jour : trois prestations dans la colonne « Non assigné ». Elle clique sur chacune, Assigné à, Changer, et choisit Marco ou Lucas. Chacun est prévenu sur WhatsApp et voit la mission dans son agenda.