Les biens et leurs calendriers

Un bien, c'est une villa, un appartement, un penthouse, un yacht que vous gérez ou louez. Sa fiche réunit ses photos, ses informations, son propriétaire, ses contacts techniques, ses codes d'accès (chiffrés) et ses calendriers Airbnb, Booking.com ou Vrbo.

Qui y a accès :

Où : Catalogue › Biens dans la barre latérale.

10.1 La liste des biens#

Un tableau, une ligne par bien : vignette de la photo de couverture, Bien, Ville, Type (Villa, Appartement, Penthouse, Yacht, Autre), Codes d'accès (« Configurés »), Chambres, Capacité. Recherche par nom ou ville ; biens Actifs ou Archivés. Menu « … » : Importer (responsables et propriétaire).

Nouveau bien : le Nom du bien, le Type et la Ville suffisent pour commencer ; photos, équipements et codes se complètent sur la fiche.

10.2 La fiche d'un bien#

En-tête : nom, Modifier, et le menu « … » : Archiver le bien (il quitte la liste et les choix de séjour ; ses photos, codes et historique restent intacts) ou Réactiver le bien.

La galerie en tête de fiche : les photos, la première servant de couverture.

Colonne principale :

• Informations (ce que l'équipe et l'assistant savent du lieu) : Type, Chambres, Salles de bain, Capacité, Équipements (en étiquettes : piscine chauffée, salle de sport, jacuzzi), Description (le texte que l'assistant peut reprendre pour présenter le bien), Particularités pour l'équipe seulement (« la clim du salon se coupe à 22 h », « portail lent à s'ouvrir »).
• Adresse et fuseau : rue, code postal, ville, région, pays, Indications d'accès (« portail vert après le rond-point » ; jamais un code ici, ils ont leur coffre), Fuseau horaire (une prestation « à la villa » se lit dans ce fuseau ; par défaut, celui de la conciergerie).
• Propriétaire : nom, téléphone, email. Jamais communiqué aux clients. Avec Pro et Réseau, la case Envoyer chaque mois le rapport au propriétaire fait partir de lui-même, le 1er du mois, le rapport du mois écoulé à l'email du propriétaire (« Rapport mensuel : Envoyé le 1er de chaque mois » sur la fiche). Elle exige l'email du propriétaire ; retirer l'email éteint l'envoi. Détails au chapitre 11, section 11.7.
• Contacts techniques : piscinier, jardinier, électricien, chacun avec son rôle, son nom, son téléphone, son email. Qui appeler quand quelque chose ne va pas.
• Calendriers (10.4).

Colonne de droite :

• Codes d'accès (10.3).
• Prestations liées : la location de la villa, son chef attitré, son ménage, rattachés depuis le catalogue ; Voir dans le catalogue.

Modifier ouvre un tiroir avec tout le formulaire ; seuls les champs modifiés sont enregistrés.

À savoir sur l'assistant. L'assistant lit la fiche de chaque bien actif : son nom, sa ville, son type, le nombre de chambres et de salles de bain, la capacité, les équipements et la description. Il s'en sert pour répondre à « combien de chambres ? » ou « la piscine est chauffée ? », avec les mots de la description, sans rien ajouter. Pour un client en séjour, le bien de son séjour passe en premier. Il ne lit jamais les codes d'accès, les indications d'accès, l'adresse exacte, le propriétaire, les contacts techniques ni les particularités, qui restent à l'équipe.

La fiche décrit le bien ; elle ne dit ni s'il est libre ni combien il coûte. Le prix et les dates passent par la prestation de location rattachée au bien dans le catalogue (chapitre 8), et une demande sur des dates suit toujours le chemin habituel : l'assistant regarde, l'équipe vérifie.

10.3 Les codes d'accès#

Portail, Porte, Alarme, Coffre, Réseau Wi-Fi, Mot de passe Wi-Fi, Notes.

• Les codes sont chiffrés au repos dans la base. Chaque consultation et chaque modification est enregistrée.
• Le bloc est verrouillé par défaut. Afficher les montre pendant 60 secondes, puis ils se masquent d'eux-mêmes. Copier à côté de chacun. Ils ne sont jamais gardés en mémoire sur l'appareil.
• Modifier relit d'abord les codes actuels (lecture enregistrée elle aussi), pour ne rien effacer par mégarde. Tout effacer vide le coffre.
• Qui : permission « codes d'accès » (propriétaire, responsables, concierges). Le terrain les voit seulement depuis ses missions, chaque jour que couvre la mission (chapitre 6). La comptabilité ne les voit pas.

L'assistant ne connaît pas les codes. S'il en reçoit la demande, il accuse réception et pose une question prioritaire au concierge. Il ne sait même pas quand ni comment vous les transmettez : c'est voulu.

Chaque lecture apparaît dans Réglages › Confidentialité › Journal des accès (« Codes d'accès consultés »).

10.4 Les calendriers Airbnb, Booking.com et Vrbo#

Fonction Pro et Réseau (synchronisation des calendriers). En Essentiel, ce qui existe reste lisible et peut être retiré, mais rien ne s'ajoute ni ne se synchronise.

Si un bien est loué aussi sur d'autres plateformes, ses dates prises là-bas doivent bloquer les vôtres, et inversement. Vetexis le fait dans les deux sens, par le format standard iCal.

Importer les dates d'une plateforme#

1. Sur la plateforme, copiez l'adresse « Exporter le calendrier ». Sur Airbnb : Calendrier › Disponibilités › Associer des calendriers › Exporter le calendrier. Sur Booking.com : Tarifs et disponibilités › Synchroniser les calendriers.
2. Sur la fiche du bien, section Calendriers, Ajouter un calendrier : un Nom (« Airbnb ») et l'Adresse du calendrier (iCal).
3. Ajouter et synchroniser : la première lecture se fait tout de suite.

Ensuite, Vetexis relit chaque calendrier toutes les 30 minutes, et à la demande par Synchroniser. Chaque lecture remplace les dates de ce calendrier par celles du fichier : une réservation annulée sur Airbnb disparaît, une réservation déplacée bouge, rien n'est dupliqué. Les séjours saisis à la main ne sont jamais touchés. Au plus dix calendriers par bien.

Ce que vous voyez :

• une frise des huit semaines à venir : jours occupés en gris, chevauchements en rouge, aujourd'hui marqué ;
• les chevauchements avec un séjour saisi chez vous ou une réservation de villa, à trancher par l'équipe (« Famille Van Dijk (séjour saisi ici, 3 → 10 août) chevauche Airbnb (5 → 8 août). »), avec Voir la fiche ;
• chaque calendrier et l'état de sa dernière synchronisation, dit calmement : « Synchronisé il y a 12 min · 4 périodes réservées », ou « Dernière synchronisation il y a 2 h, échec : adresse inaccessible » ;
• les Prochaines dates prises.

Le menu « … » d'un calendrier propose Mettre en pause (ses dates ne comptent plus), Reprendre et Retirer le calendrier (ses dates disparaissent du planning).

En cas d'échecs répétés (trois d'affilée, soit une heure et demie), une alerte part une fois à l'équipe sur WhatsApp, jusqu'au prochain succès.

Aucun nom de voyageur n'est conservé : les fichiers iCal des plateformes ne servent qu'à savoir quels jours sont pris.

Ce que les dates importées changent#

• Au planning, elles apparaissent en barres grises « Villa Azur · Réservé sur Airbnb », distinctes de vos réservations (chapitre 6).
• Pour l'assistant, une prestation rattachée à ce bien est indisponible ces jours-là : il ne la propose pas.

Exporter vos dates vers les plateformes#

Section Flux pour vos plateformes (responsables et propriétaire) : Créer l'adresse, puis Copier et collez-la dans Airbnb, Booking.com ou votre logiciel de gestion. Les séjours et réservations saisis dans Vetexis y bloqueront les dates, sans aucun nom. Le flux couvre 90 jours passés et deux ans à venir.

Nouvelle adresse remplace l'adresse actuelle (elle cesse aussitôt de fonctionner : collez la nouvelle partout) ; Couper le flux arrête l'envoi.

Le point d'entrée dans les réglages#

Réglages › Calendriers distingue deux sortes de calendriers à ne pas confondre :

• Calendriers des biens : la liste de vos biens, chacun menant à sa fiche, où se règlent import et export ;
• Mon agenda : les missions de chacun dans l'agenda de son téléphone (chapitre 6), que chaque membre relie pour lui-même.

10.5 Exemples#

Une villa louée sur trois canaux. La Villa Azur est sur Airbnb, sur Booking.com et en direct par la conciergerie. Sofia ajoute les deux calendriers à la fiche, crée le flux sortant et le colle dans Airbnb et Booking.com. Quand un client WhatsApp demande la villa du 5 au 8 août, déjà réservés sur Airbnb, l'assistant sait que la location de la villa est indisponible ces jours-là et propose autre chose. Quand Sofia confirme un séjour direct du 12 au 19, Airbnb et Booking.com bloquent ces dates à leur prochaine lecture.

Le code du portail. Le jour de l'arrivée des Van Dijk, Ana (ménage) a une mission à la villa à 10 h : elle voit le code du portail depuis sa mission, 60 secondes. Le lendemain, elle ne le voit plus. Sofia peut vérifier dans le journal des accès qui a consulté les codes et quand.