Les réglages

Les réglages s'ouvrent par l'engrenage de la barre haute. Ils sont rangés en cinq groupes, pour savoir toujours où aller. Chacun ne voit que ce qu'il peut modifier : un compte terrain ne voit que ses paramètres personnels ; une section non permise, ouverte par un lien, affiche « Réservé à la direction », jamais un formulaire grisé.

L'accueil des réglages présente chaque section avec une ligne qui dit ce qu'elle règle. La recherche de la barre haute trouve aussi les réglages (« vacances », « TVA », « iCal »). Depuis le Planning, la Messagerie, l'Équipe ou le Catalogue, le menu « … » propose Réglages de cette page.

Dans une section, les réglages se présentent en lignes (libellé à gauche, contrôle à droite), les explications longues derrière le « ? », et un seul Enregistrer collé en bas de page, actif quand quelque chose a changé.

13.1 Profil#

Vous : Nom (sur tout votre compte), Numéro WhatsApp (pour vous reconnaître quand vous écrivez au numéro de la conciergerie et recevoir vos avis), Fonction (« Responsable villas »), Votre rôle (décidé par la direction, sur la page Équipe).

Langue : celle de l'application et de vos avis par WhatsApp et par email (français, anglais, espagnol), appliquée tout de suite sur tous vos appareils. L'assistant, lui, répond toujours dans la langue du client. Il n'y a pas de thème à choisir : l'application est toujours en clair, même sur un appareil réglé en mode sombre.

Pourquoi le numéro compte. Sans numéro, vous ne recevez rien sur WhatsApp et la console ne vous reconnaît pas : vous seriez traité comme un client. Chacun règle le sien ; la direction peut aussi le saisir depuis la page Équipe.

13.2 Sécurité#

Mot de passe, double authentification, sessions ouvertes, déconnexion de partout, désactivation du compte. Détails au chapitre 15.

13.3 Notifications#

Cet appareil#

En tête de la page, la section Cet appareil règle les notifications poussées : le téléphone ou l'ordinateur sur lequel vous êtes vous prévient, même quand l'application est fermée.

1. Ouvrez Réglages › Notifications sur l'appareil à prévenir (chaque appareil s'active séparément).
2. À la ligne Me prévenir sur cet appareil, cliquez sur Activer, puis acceptez la demande d'autorisation du navigateur ou du téléphone.
3. La ligne affiche « Activé : cet appareil vous prévient même application fermée. ». Envoyer un essai vérifie que tout fonctionne ; Désactiver arrête les notifications sur cet appareil.

Ce que vous recevez ici : ce que vous avez choisi de voir Dans l'application (tableau ci-dessous), sans réglage de plus. Pendant vos heures calmes, l'appareil reste silencieux, sauf urgence si vous l'avez permis ; la cloche, elle, garde tout. Pour une demande à valider, la notification reste générique (une demande attend) : le détail est dans l'application. Une note indique combien d'appareils sont prévenus pour votre compte dans cette conciergerie.

Sur iPhone et iPad, deux conditions, fixées par Apple : un système iOS ou iPadOS 16.4 ou plus récent, et l'application ajoutée à l'écran d'accueil. Dans Safari, touchez Partager, puis Sur l'écran d'accueil, ouvrez Vetexis depuis son icône, et activez les notifications depuis cette application. Tant que ce n'est pas fait, la ligne l'explique.

Les autres messages possibles :

• « Les notifications sont bloquées pour Vetexis dans ce navigateur » : autorisez-les dans les réglages du navigateur ou du téléphone, puis revenez ;
• « Ce navigateur ne permet pas les notifications poussées » : utilisez Chrome, Edge, Firefox ou Safari à jour, ou l'application installée ;
• « Les notifications sur le téléphone ne sont pas encore disponibles » : la fonction n'est pas active sur le serveur ; WhatsApp et l'email continuent de vous prévenir.

Ce qui vous prévient#

Pour chaque sorte d'événement que votre rôle reçoit, trois interrupteurs : WhatsApp, Email, Dans l'application (la cloche, et vos appareils activés ci-dessus).

Les réglages par défaut reprennent ce qui est utile à chaque rôle (par exemple, les demandes à valider sur WhatsApp et dans l'application, et un récapitulatif par email pour les responsables). On ne vous prévient jamais de ce que vous venez de faire vous-même.

Heures calmes : Activer les heures calmes, Horaires (de 22 h à 7 h par défaut), Fuseau horaire (par défaut celui de la conciergerie), Laisser passer les urgences (une mission annulée dans les trois heures, un client en difficulté). Pendant ces heures, rien ne part sur WhatsApp, par email ni en notification poussée ; tout reste dans la cloche.

La cloche de la barre haute est votre centre de notifications : les avis restent après un rechargement, un clic ouvre la bonne page et marque l'avis lu, Tout marquer comme lu vide le point. Pour qui tranche les demandes, la première ligne rappelle ce qui attend (« 3 demandes à valider »). Pour qui tranche les demandes et n'a pas encore répondu à la demande d'autorisation du navigateur, le lien Me prévenir sur cet appareil, en bas de la cloche, active les notifications de cet appareil : les notifications poussées décrites plus haut quand le serveur les propose, sinon une simple notification du navigateur pour les demandes à valider, tant que l'application reste ouverte dans un onglet.

13.4 Mon agenda#

Le lien personnel qui met vos missions dans l'agenda de votre téléphone. Détails au chapitre 6, section 6.4.

13.5 Général (la conciergerie)#

Identité :

• Nom de la conciergerie ;
• Prénom de l'assistant : le prénom sous lequel il écrit à vos clients (c'est ainsi qu'ils vous appellent ; à défaut, le nom de la conciergerie) ;
• Logo : sur vos factures, vos devis et vos pages de paiement (Ajouter, Changer, Retirer ; enregistré tout de suite).

Région et langue :

• Pays ;
• Fuseau horaire : toutes les heures de l'application s'y rapportent ;
• Langue de l'équipe : celle des factures, des rapports, des fiches clients et des questions de l'assistant à l'équipe. Chacun choisit en plus la langue de son application dans Profil.

Langues de vos clients : une liste ordonnée. L'assistant répond toujours dans la langue de chaque client ; la première langue de la liste (« Par défaut ») sert à un nouveau client tant qu'il n'a pas écrit. Le menu « … » de chaque langue permet Monter, Descendre, Retirer ; Ajouter une langue propose les autres (français, anglais, espagnol, néerlandais, russe, allemand, italien, portugais, arabe, chinois).

Clients : les seuils des segments et de la suggestion VIP de la page Clients (chapitre 7, section 7.2) :

Zone sensible (propriétaire seulement) : Fermer la conciergerie (chapitre 15).

13.6 Assistant#

Statut (en marche ou en pause), nouveaux clients uniquement, mode vacances. Rien sur la manière d'écrire : l'assistant s'adapte tout seul à chaque client. Détails au chapitre 2, section 2.10.

13.7 Automatismes#

Formules Pro et Réseau. Les trois messages que l'assistant envoie de lui-même au client, chacun activable, avec l'heure locale de la conciergerie (une liste d'heures pleines de 7 h à 22 h : on n'écrit pas à un client en pleine nuit).

Ces messages ne partent pas à un client écarté par le réglage « Nouveaux clients uniquement », ni vers une conversation où l'assistant est en pause (un membre a repris la main), ni si l'assistant est éteint pour toute la conciergerie. Ils partent par message modèle quand la fenêtre de 24 heures est fermée.

13.8 Prestataires#

Missions confiées :

• Délai de réponse pour accepter ou refuser une mission : de 15 minutes à 24 heures (15 min, 30 min, 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 6 h, 12 h, 24 h ; 2 heures par défaut), raccourci automatiquement quand la mission approche ;
• Cascade automatique : sans réponse ou en cas de refus, la demande passe au suivant (principal, secondaire, puis dépannage) ;
• Partager le contact du client par défaut : non par défaut, jamais pour un client discret, modifiable à chaque mission ;
• Feuille de route du soir : l'heure (de 16 h à 22 h ; 19 h par défaut) à laquelle chaque prestataire et chaque membre reçoit ses missions du lendemain. C'est aussi le rappel de la veille de l'équipe : un seul message.

Documents demandés, par catégorie de prestataire : des cases (assurance, licence de skipper, licence VTC) et Autre document pour un document nommé ; Demander des documents pour… ajoute une catégorie, Retirer la vide. Document manquant ou expiré : Avertir (la mission part quand même, avec un avertissement) ou Bloquer (aucune mission tant que ce n'est pas réglé).

Rappel : les prestataires ne prennent jamais de place sur votre formule.

13.9 Équipe#

Membres, qui reçoit les demandes à valider, rôles. Détails au chapitre 12, section 12.5.

13.10 Confidentialité#

Export complet des données, journal des accès, révélations IA. Détails au chapitre 15.

13.11 WhatsApp#

Les numéros reliés, leur état, les messages modèles, la déconnexion. Détails au chapitre 1, section 1.6.

Une section Anciens numéros de l'équipe peut apparaître : des numéros reconnus comme l'équipe mais qui n'appartiennent à aucun compte (hérités d'une ancienne configuration). Invitez la personne, ou Retirez le numéro.

13.12 Calendriers#

Les calendriers des biens et Mon agenda. Détails au chapitre 10, section 10.4.

13.13 Formule et factures, Utilisation#

L'abonnement Vetexis, les packs de messages, la recharge automatique, les options, le moyen de paiement, les factures Vetexis, la résiliation. Détails au chapitre 14.

13.14 Factures et devis#

Qui : propriétaire, responsables, comptabilité.

Société (mentions en tête de chaque facture) : Raison sociale, Numéro de TVA intracommunautaire, Adresse (rue, code postal, ville, région ou province, pays).

Paiement (coordonnées imprimées pour les virements) : IBAN (vérifié pour attraper les fautes de frappe), BIC (8 ou 11 caractères), Délai de paiement (À réception, 7, 14, 30, 45 ou 60 jours ; imprimé sur la facture avec l'échéance ; 14 jours par défaut).

Numérotation et TVA :

• TVA par défaut (%) : 21 en Espagne, 20 en France ; appliquée aux nouvelles lignes, modifiable ligne par ligne ; une décimale au plus, par exemple 5,5.
• Mes prix sont affichés TTC : activé, le prix d'une réservation est considéré TTC ; la facture en déduit le hors taxes et la TVA, et son total reste le prix annoncé (chapitre 11, section 11.3). Désactivé par défaut.
• Préfixe des numéros : « F- » par défaut. Écrivez-le sans l'année, ajoutée d'elle-même avec le compteur : « VX- » donne VX-2026-0001. L'aide affiche le numéro de la première facture de l'année avec votre préfixe. Une année laissée à la fin du préfixe est ignorée : elle n'est jamais doublée.
• Préfixe des avoirs : « AV- » par défaut, qui donne AV-2026-0001. Les avoirs ont leur propre suite ; ce préfixe doit être différent de celui des factures.
• Pied de facture : mentions légales, conditions, remerciements.

13.15 Paiement en ligne#

Compte Stripe et ses états, Acomptes et devis : Acompte par défaut (%) (pourcentage du prix TTC d'une réservation, 30 par défaut, 0 pour ne rien proposer ; une prestation peut avoir le sien, Acompte demandé (%), chapitre 8), Validité d'un devis (jours) (30 par défaut), Préfixe des devis (« D- » par défaut, une série à part des factures). Détails au chapitre 11, section 11.5.

13.16 Exemple#

Le lundi de sa mise en route, Sofia passe dans les réglages dans cet ordre : Profil (son numéro WhatsApp), Général (logo, prénom de l'assistant « Sofia », langues des clients : anglais, espagnol, français, néerlandais), Assistant (elle vérifie qu'il est en marche ; elle n'a rien d'autre à régler, il s'adapte à chaque client), Factures et devis (raison sociale, TVA 21 %, IBAN), Paiement en ligne (Connecter Stripe), Prestataires (délai de réponse 1 h en haute saison, blocage strict des documents pour les bateaux). Marco, responsable, règle ses Notifications : heures calmes de 23 h à 7 h, urgences autorisées.