L'équipe, les rôles et les comptes terrain
Lecture : 8 min
Chaque personne de votre équipe a son propre compte et un rôle. Le rôle décide de ce qu'elle voit et de ce qu'elle peut faire. Ces droits sont vérifiés par le serveur, pas seulement cachés à l'écran : un bouton absent n'est pas une simple question d'affichage, l'action serait refusée même par un autre chemin.
12.1 Les cinq rôles
| Rôle | En une phrase |
|---|---|
| Propriétaire | Direction : tout, y compris les réglages, les comptes, la finance, l'abonnement Vetexis et la fermeture de la conciergerie. |
| Responsable | Responsable d'exploitation : tout sauf la fermeture de la conciergerie, l'abonnement Vetexis et la nomination d'un propriétaire ; voit la finance. |
| Concierge | Exploitation complète (clients, réservations, messagerie, planning, catalogue, fournisseurs), sans coûts ni marges ni facturation. |
| Comptabilité | Facturation, encaissements et rapports ; lecture seule sur le reste. |
| Terrain | Ses missions et son agenda, sur téléphone ; ni prix, ni messagerie, ni liste des clients. |
Ce que chacun peut faire, en détail
| Propriétaire | Responsable | Concierge | Comptabilité | Terrain | |
|---|---|---|---|---|---|
| Messagerie : lire | Oui | Oui | Oui | Oui | Non |
| Messagerie : écrire, valider ou modifier les réponses retenues | Oui | Oui | Oui | Non | Non |
| Réservations : créer, modifier, décider | Oui | Oui | Oui | Non (lecture) | Ses missions : Commencer, Terminer |
| Forcer un préavis | Oui | Oui | Non | Non | Non |
| Planning de l'équipe | Oui | Oui | Oui | Oui | Non (ses missions et son agenda) |
| Clients | Tout | Tout | Fiches, sans export ni effacement | Lecture | Ceux de ses missions |
| Exporter ou effacer un client | Oui | Oui | Non | Non | Non |
| Catalogue : modifier | Oui | Oui | Oui | Non | Non |
| Fournisseurs | Tout | Tout | Sans conditions ni commission | Non | Non |
| Biens | Tout | Tout | Créer et modifier, sans l'import ni le flux de calendrier sortant | Lecture | Ceux de ses missions |
| Codes d'accès | Oui | Oui | Oui | Non | Les jours de sa mission |
| Coûts, commissions, marges | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
| Facturation, paiements, rapports | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
| Devis | Oui | Oui | Oui | Lecture | Non |
| Réglages de la conciergerie | Oui | Oui | Non | Non | Non |
| Équipe : inviter, changer un rôle | Oui | Oui | Non | Non | Non |
| Nommer un propriétaire | Oui | Non | Non | Non | Non |
| Abonnement Vetexis : payer, changer, résilier | Oui | Non (lecture) | Non | Non (lecture) | Non |
| Fermer la conciergerie | Oui | Non | Non | Non | Non |
Les avis de paiement en ligne (reçu, remboursé, contesté) s'affichent pour tout le bureau, mais seuls les rôles qui ont la facturation (propriétaire, responsable, comptabilité) y lisent le montant. Le concierge voit « Paiement en ligne reçu. », sans montant ; le terrain ne reçoit aucun de ces avis. Le serveur retire le montant avant l'envoi : ce n'est pas un simple affichage.
Tout le monde a Mon compte : profil, sécurité, notifications, agenda.
12.2 Les comptes terrain
Pour qui : le ménage, l'accueil des clients, les chauffeurs, la maintenance. Ceux qui font les missions, pas ceux qui les vendent.
Ce qu'ils voient, sur leur téléphone :
- leurs missions, avec l'heure, le bien, le prénom du client, l'itinéraire et un bouton pour l'appeler ;
- leur agenda (et le lien vers l'agenda de leur téléphone) ;
- les clients et les biens de leurs missions (récentes, sur les 30 derniers jours, ou à venir) ;
- les codes d'accès d'un bien les jours de leur mission seulement (chaque jour pour une mission de plusieurs jours) ;
- les notes internes (ils peuvent en écrire).
Ce qu'ils ne voient pas : les prix, la messagerie, la liste complète des clients, des biens ou des fournisseurs, les demandes à valider, les calendriers importés des biens, aucune donnée financière. Un client « discret » leur apparaît sous son nom de code. Une fiche hors de leur périmètre se comporte comme si elle n'existait pas.
Pourquoi des comptes à part. Une conciergerie a souvent beaucoup de personnes sur le terrain. Leur donner un accès complet serait inutile et risqué ; leur donner un accès limité, adapté au téléphone, rend leur journée plus simple et protège vos clients. C'est aussi pourquoi un compte terrain coûte bien moins qu'un compte complet : les formules en comptent plus, et l'option « Compte terrain supplémentaire » est à 5 € par mois, contre 25 € pour un compte complet (chapitre 14).
Les prestataires extérieurs (un chef indépendant, un loueur de bateaux) ne sont pas des comptes terrain : ils ont leur propre espace, gratuit et sans place à payer (chapitre 9).
12.3 La page Équipe
Où : Équipe dans la barre latérale. Qui : propriétaire et responsables.
Les membres, en tableau : Membre, Rôle, WhatsApp, Fonction, Alertes, Dernière connexion, Membre depuis. Sous le tableau, les places libres de votre formule : « Places libres : 0 compte complet · 2 comptes terrain ».
Le menu « … » de chaque membre (jamais sur soi-même) :
- Changer le rôle : effet immédiat. Seul un propriétaire peut nommer un propriétaire. Passer d'un rôle terrain à un rôle complet (ou l'inverse) prend une place de l'autre sorte.
- Modifier la fiche : Numéro WhatsApp (au format international : l'assistant le reconnaît comme un numéro de l'équipe, jamais comme un client), Fonction (« Responsable villas », « Chauffeur »), Reçoit les alertes (escalades, demandes urgentes et questions de l'assistant).
- Retirer de l'équipe : la personne perd l'accès immédiatement ; ses actions passées restent dans le journal. Ses missions à venir (demandées, proposées, confirmées ou en cours) sont désassignées : elles apparaissent dans la colonne Non assigné du planning et dans la liste des risques du soir, et les responsables sont prévenus (« 3 missions de Marco à réassigner »).
Les invitations en attente, avec leur date d'expiration et Révoquer.
Le journal d'activité : les cinquante dernières actions sur la conciergerie, chacune en une phrase (« Rôle changé de Concierge à Responsable », « Invitation envoyée (Terrain) », « Réservation confirmée », « Facture émise », « Réglages modifiés : Assistant, Langues des clients », « Mot de passe modifié »), avec leur auteur et leur date. Les écritures automatiques et répétitives (l'horloge des réservations toutes les cinq minutes, l'archivage d'un PDF, le dépôt d'un fichier déjà noté ailleurs) n'y figurent pas. Tout afficher le déplie.
12.4 Inviter un membre
- Inviter (en tête de page).
- Adresse email et Rôle. Chaque rôle est décrit, et indique s'il prend un compte complet ou un compte terrain. Un propriétaire ne s'invite pas : invitez, puis promouvez depuis la liste.
- Envoyer l'invitation : la personne reçoit un email avec un lien valable sept jours. Une nouvelle invitation à la même adresse remplace la précédente.
- En ouvrant le lien, elle voit « Rejoindre Riviera Conciergerie », le rôle proposé, crée son compte (son nom, puis mot de passe et code reçu par email) ou se connecte si elle en a déjà un. L'invitation doit être acceptée avec l'adresse à laquelle elle a été envoyée.
Plus de place ? L'écran le dit avant l'envoi plutôt qu'après un refus : « Votre formule Pro comprend 5 comptes complets, déjà pris. Une personne qui ne fait que des missions peut être invitée en compte terrain. », avec les issues : l'option de compte supplémentaire ou une formule plus grande (que seul le propriétaire peut prendre). Les invitations en attente comptent dans les places.
Après l'arrivée d'un membre : demandez-lui d'enregistrer son Numéro WhatsApp dans Réglages › Profil : il recevra ses missions, les demandes à valider (selon son rôle) et pourra utiliser la console WhatsApp (chapitre 4).
12.5 Réglages › Équipe
Où : Réglages › Équipe. Qui : propriétaire et responsables.
- Membres : le décompte (« 4 comptes complets · 2 comptes terrain ») et Gérer les membres (la page Équipe).
- Qui reçoit les demandes à valider : Les responsables, Le membre assigné, ou Toute l'équipe (chapitre 4).
- Rôles : ce que chaque rôle peut et ne peut pas faire, en mots simples, et l'explication des comptes terrain.
12.6 Plusieurs conciergeries (Réseau)
Avec la formule Réseau, un propriétaire peut gérer jusqu'à trois conciergeries sous un même abonnement : menu de la conciergerie (en haut à gauche) › Ajouter une conciergerie. La nouvelle reprend le fuseau, le pays et la langue de l'actuelle (modifiables ensuite) ; il faut relier son numéro WhatsApp et poser son catalogue. Les comptes de l'équipe se comptent par conciergerie ; les numéros WhatsApp et les messages se partagent entre les conciergeries de l'abonnement. On passe de l'une à l'autre par Changer de conciergerie. Une conciergerie couverte par le Réseau d'une autre gère son abonnement depuis celle qui paie.
12.7 Exemples
Une petite équipe. Sofia (propriétaire), Marco (responsable), Lucas (concierge), Inès (comptabilité, deux jours par semaine), Ana et Diego (terrain : ménage et chauffeur). En Pro : 4 comptes complets sur 5, 2 comptes terrain sur 10.
Un saisonnier. En juillet, Sofia invite un chauffeur supplémentaire en compte terrain. Fin août, elle le retire de l'équipe : son historique reste, sa place se libère.
Une question qui n’est pas dans le guide ? Contactez le support