Los ajustes

Los ajustes se abren con el engranaje de la barra superior. Están ordenados en cinco grupos, para saber siempre adónde ir. Cada uno solo ve lo que puede modificar: una cuenta de campo solo ve sus ajustes personales; una sección no permitida, abierta desde un enlace, muestra «Reservado a la dirección», nunca un formulario en gris.

La portada de los ajustes presenta cada sección con una línea que dice lo que configura. La búsqueda de la barra superior también encuentra los ajustes («vacaciones», «IVA», «iCal»). Desde la Agenda, la Mensajería, el Equipo o el Catálogo, el menú «…» ofrece Ajustes de esta página.

Dentro de una sección, los ajustes se presentan en filas (texto a la izquierda, control a la derecha), las explicaciones largas detrás del «?», y un único Guardar fijo al pie de la página, activo cuando algo ha cambiado.

13.1 Perfil#

Usted: Nombre (en toda su cuenta), Número de WhatsApp (para reconocerle cuando escribe al número de la conserjería y para recibir sus avisos), Puesto («Responsable de villas»), Su rol (decidido por la dirección, en la página Equipo).

Idioma: el de la aplicación y el de sus avisos por WhatsApp y por email (francés, inglés, español), aplicado al momento en todos sus dispositivos. El asistente, por su parte, responde siempre en el idioma del cliente. No hay ningún tema que elegir: la aplicación está siempre en modo claro, incluso en un dispositivo configurado en modo oscuro.

Por qué importa el número. Sin número, no recibe nada por WhatsApp y la consola no le reconoce: se le trataría como a un cliente. Cada uno configura el suyo; la dirección también puede introducirlo desde la página Equipo.

13.2 Seguridad#

Contraseña, doble autenticación, sesiones abiertas, cierre de sesión en todas partes, desactivación de la cuenta. Más detalles en el capítulo 15.

13.3 Notificaciones#

Este dispositivo#

Al principio de la página, la sección Este dispositivo configura las notificaciones push: el teléfono o el ordenador en el que está le avisa incluso con la aplicación cerrada.

1. Abra Ajustes › Notificaciones en el dispositivo que quiere que le avise (cada dispositivo se activa por separado).
2. En la fila Avisarme en este dispositivo, haga clic en Activar y acepte la solicitud de permiso del navegador o del teléfono.
3. La fila muestra «Activado: este dispositivo le avisa incluso con la aplicación cerrada.». Enviar una prueba comprueba que todo funciona; Desactivar detiene las notificaciones en este dispositivo.

Lo que recibe aquí: lo que haya elegido ver En la aplicación (tabla de abajo), sin más ajustes. Durante sus horas de calma, el dispositivo permanece en silencio, salvo urgencias si las ha permitido; la campana, en cambio, lo guarda todo. Para una solicitud por validar, la notificación es genérica (hay una solicitud pendiente): el detalle está en la aplicación. Una nota indica cuántos dispositivos reciben avisos de su cuenta en esta conserjería.

En iPhone y iPad, dos condiciones, fijadas por Apple: un sistema iOS o iPadOS 16.4 o más reciente, y la aplicación añadida a la pantalla de inicio. En Safari, toque Compartir y después Añadir a pantalla de inicio, abra Vetexis desde su icono y active las notificaciones desde esa aplicación. Mientras no lo haya hecho, la fila lo explica.

Los demás mensajes posibles:

• «Las notificaciones de Vetexis están bloqueadas en este navegador»: permítalas en los ajustes del navegador o del teléfono y vuelva;
• «Este navegador no admite notificaciones push»: use Chrome, Edge, Firefox o Safari actualizados, o la aplicación instalada;
• «Las notificaciones en el teléfono aún no están disponibles»: la función no está activa en el servidor; WhatsApp y el email siguen avisándole.

Lo que le avisa#

Para cada tipo de evento que recibe su rol, tres interruptores: WhatsApp, Email, En la aplicación (la campana, y sus dispositivos activados arriba).

Los ajustes por defecto recogen lo que es útil para cada rol (por ejemplo, las solicitudes por validar por WhatsApp y en la aplicación, y un resumen por email para los responsables). Nunca se le avisa de lo que acaba de hacer usted mismo.

Horas de calma: Activar las horas de calma, Horario (de 22:00 a 7:00 por defecto), Zona horaria (por defecto la de la conserjería), Dejar pasar las urgencias (una misión cancelada en las tres horas siguientes, un cliente en apuros). Durante esas horas, no sale nada por WhatsApp, por email ni como notificación push; todo queda en la campana.

La campana de la barra superior es su centro de notificaciones: los avisos se conservan tras recargar la página, un clic abre la página correcta y marca el aviso como leído, y Marcar todo como leído borra el punto. Para quien resuelve las solicitudes, la primera línea recuerda lo que espera («3 solicitudes por validar»). Para quien resuelve las solicitudes y todavía no ha respondido a la solicitud de permiso del navegador, el enlace Avisarme en este dispositivo, al pie de la campana, activa las notificaciones de este dispositivo: las notificaciones push descritas arriba cuando el servidor las ofrece; si no, una simple notificación del navegador para las solicitudes por validar, mientras la aplicación siga abierta en una pestaña.

13.4 Mi agenda#

El enlace personal que pone sus misiones en el calendario de su teléfono. Más detalles en el capítulo 6, sección 6.4.

13.5 General (la conserjería)#

Identidad:

• Nombre de la conserjería;
• Nombre del asistente: el nombre con el que escribe a sus clientes (así es como le llaman a usted; si no hay ninguno, el nombre de la conserjería);
• Logotipo: en sus facturas, sus presupuestos y sus páginas de pago (Añadir, Cambiar, Quitar; se guarda al momento).

Región e idioma:

• País;
• Zona horaria: todas las horas de la aplicación se refieren a ella;
• Idioma del equipo: el de las facturas, los informes, las fichas de clientes y las preguntas del asistente al equipo. Además, cada uno elige el idioma de su aplicación en Perfil.

Idiomas de sus clientes: una lista ordenada. El asistente responde siempre en el idioma de cada cliente; el primer idioma de la lista («Por defecto») se usa para un cliente nuevo mientras no haya escrito. El menú «…» de cada idioma permite Subir, Bajar, Quitar; Añadir un idioma ofrece los demás (francés, inglés, español, neerlandés, ruso, alemán, italiano, portugués, árabe, chino).

Clientes: los umbrales de los segmentos y de la sugerencia VIP de la página Clientes (capítulo 7, sección 7.2):

Zona sensible (solo el propietario): Cerrar la conserjería (capítulo 15).

13.6 Asistente#

Estado (en marcha o en pausa), solo clientes nuevos, modo vacaciones. Nada sobre la forma de escribir: el asistente se adapta solo a cada cliente. Más detalles en el capítulo 2, sección 2.10.

13.7 Automatizaciones#

Planes Pro y Red. Los tres mensajes que el asistente envía por su cuenta al cliente, cada uno activable, con la hora local de la conserjería (una lista de horas en punto de 7:00 a 22:00: no se escribe a un cliente en plena noche).

Estos mensajes no se envían a un cliente excluido por el ajuste «Solo clientes nuevos», ni a una conversación en la que el asistente está en pausa (un miembro ha tomado el control), ni si el asistente está apagado para toda la conserjería. Se envían como mensaje plantilla cuando la ventana de 24 horas está cerrada.

13.8 Proveedores#

Servicios encargados:

• Plazo de respuesta para aceptar o rechazar un servicio: de 15 minutos a 24 horas (15 min, 30 min, 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 6 h, 12 h, 24 h; 2 horas por defecto), acortado automáticamente cuando el servicio se acerca;
• Cascada automática: sin respuesta o en caso de rechazo, la solicitud pasa al siguiente (principal, secundario y luego de reserva);
• Compartir el contacto del cliente por defecto: no por defecto, nunca para un cliente discreto, modificable en cada servicio;
• Hoja de ruta de la tarde: la hora (de 16:00 a 22:00; 19:00 por defecto) a la que cada proveedor y cada miembro recibe sus servicios del día siguiente. Es también el recordatorio de la víspera del equipo: un solo mensaje.

Documentos requeridos, por categoría de proveedor: unas casillas (seguro, licencia de patrón, licencia VTC) y Otro documento para un documento con nombre propio; Pedir documentos para… añade una categoría, Quitar la vacía. Documento que falta o caducado: Avisar (el servicio sale igualmente, con un aviso) o Bloquear (ningún servicio hasta que se resuelva).

Recuerde: los proveedores nunca ocupan plaza en su plan.

13.9 Equipo#

Miembros, quién recibe las solicitudes por validar, roles. Más detalles en el capítulo 12, sección 12.5.

13.10 Privacidad#

Exportación completa de los datos, registro de accesos, revelaciones de IA. Más detalles en el capítulo 15.

13.11 WhatsApp#

Los números conectados, su estado, los mensajes plantilla, la desconexión. Más detalles en el capítulo 1, sección 1.6.

Puede aparecer una sección Antiguos números del equipo: números reconocidos como del equipo pero que no pertenecen a ninguna cuenta (heredados de una configuración anterior). Invite a la persona, o Quite el número.

13.12 Calendarios#

Los calendarios de las propiedades y Mi agenda. Más detalles en el capítulo 10, sección 10.4.

13.13 Plan y facturas, Uso#

La suscripción a Vetexis, los packs de mensajes, la recarga automática, las opciones, el medio de pago, las facturas de Vetexis, la cancelación. Más detalles en el capítulo 14.

13.14 Facturas y presupuestos#

Quién: propietario, responsables, contabilidad.

Empresa (datos en el encabezado de cada factura): Razón social, NIF-IVA intracomunitario, Dirección (calle, código postal, ciudad, región o provincia, país).

Pago (datos impresos para las transferencias): IBAN (comprobado para detectar errores de escritura), BIC (8 u 11 caracteres), Plazo de pago (A la recepción, 7, 14, 30, 45 o 60 días; impreso en la factura con el vencimiento; 14 días por defecto).

Numeración e IVA:

• IVA por defecto (%): 21 en España, 20 en Francia; se aplica a las líneas nuevas y es modificable línea por línea; un decimal como máximo, por ejemplo 5,5.
• Mis precios incluyen el IVA: si está activado, el precio de una reserva se considera con IVA incluido; la factura calcula a partir de él la base imponible y el IVA, y su total sigue siendo el precio anunciado (capítulo 11, sección 11.3). Desactivado por defecto.
• Prefijo de numeración: «F-» por defecto. Escríbalo sin el año, que se añade solo con el contador: «VX-» da VX-2026-0001. La ayuda muestra el número de la primera factura del año con su prefijo. Un año dejado al final del prefijo se ignora: nunca se duplica.
• Prefijo de las facturas rectificativas: «AV-» por defecto, que da AV-2026-0001. Las facturas rectificativas tienen su propia serie; este prefijo debe ser distinto del de las facturas.
• Pie de factura: menciones legales, condiciones, agradecimientos.

13.15 Pago en línea#

Cuenta de Stripe y sus estados, Anticipos y presupuestos: Anticipo por defecto (%) (porcentaje del precio con IVA de una reserva, 30 por defecto, 0 para no proponer nada; un servicio puede tener el suyo, Anticipo solicitado (%), capítulo 8), Validez de un presupuesto (días) (30 por defecto), Prefijo de los presupuestos («D-» por defecto, una serie distinta de la de las facturas). Más detalles en el capítulo 11, sección 11.5.

13.16 Ejemplo#

El lunes de su puesta en marcha, Sofia recorre los ajustes en este orden: Perfil (su número de WhatsApp), General (logotipo, nombre del asistente «Sofia», idiomas de los clientes: inglés, español, francés, neerlandés), Asistente (comprueba que está en marcha; no tiene nada más que configurar, se adapta a cada cliente), Facturas y presupuestos (razón social, IVA del 21 %, IBAN), Pago en línea (Conectar Stripe), Proveedores (plazo de respuesta de 1 h en temporada alta, bloqueo estricto de los documentos para los barcos). Marco, responsable, configura sus Notificaciones: horas de calma de 23:00 a 7:00, urgencias permitidas.