Planificación, misiones y agenda

Tres pantallas muestran el tiempo: la Agenda de todo el equipo (la planificación), las Misiones del día para el personal de campo, y Mi agenda, la semana de cada persona. Mi agenda también puede mostrarse en la agenda del teléfono.

6.1 La planificación del equipo#

Dónde: Agenda en la barra lateral. Quién: propietario, responsables, conserjes y contabilidad. Las cuentas de campo no tienen la planificación del equipo: tienen sus misiones y su agenda.

Las vistas#

En las cuadrículas (Día, Semana, Mes), cada categoría tiene su propio color, nítido y fácil de distinguir: azules para las villas y los barcos, verde azulado y pizarra para los traslados y los vuelos, violetas y rosas para las excursiones, las veladas, el bienestar y el cuidado de niños, anaranjados para el chef y los restaurantes, grises para la limpieza, las compras y lo demás. Cada servicio lleva una barra a la izquierda con su color y un fondo suave del mismo tono. El nombre del servicio sigue escrito: el color es una referencia, no la única información. Una leyenda, debajo de la barra de herramientas, recuerda el color de cada categoría mostrada.

Las solicitudes no confirmadas aparecen con borde punteado («Por confirmar» en la leyenda), las cancelaciones tachadas, y la hora actual es una línea azul. La vista Agenda, en cambio, se lee sin código de colores.

Navegar#

• Periodo anterior y Periodo siguiente (o las flechas ← y → del teclado), Hoy (tecla t), y el botón de calendario Ir a la fecha.
• Filtrar por miembro (Todo el equipo, Sin asignar, un miembro) y Filtrar por categoría.
• Un clic en un servicio abre su panel (capítulo 5). Un clic en una franja vacía abre Nueva reserva con la fecha, la hora y el miembro ya rellenados (tecla n).

Todas las horas se leen en la zona horaria de la conserjería («Horas de Europe/Madrid»). Un servicio que pasa de la medianoche sigue vinculado a su día de inicio.

Las fechas reservadas en otras plataformas#

Si sus propiedades están vinculadas a sus calendarios de Airbnb, Booking.com o Vrbo (capítulo 10), las fechas ocupadas allí aparecen en la planificación con un estilo deliberadamente neutro (fondo gris), distinto de sus reservas: «Villa Azur · Reservado en Airbnb». Una leyenda «Reservado en otra plataforma (calendarios de las propiedades)» lo explica. En caso de solapamiento con una estancia o una reserva registradas en Vetexis, la barra se vuelve roja («Solapamiento»). Un clic abre la ficha de la propiedad.

6.2 Las misiones del día (la pantalla del personal de campo)#

Dónde: Misiones, en la barra lateral y en la barra de pestañas del teléfono de una cuenta de campo. Para quién: las cuentas de campo; la oficina sigue las mismas misiones en la Agenda y en Mi agenda (en el teléfono, su pestaña es Reservas).

La pantalla está pensada para el teléfono, para usarse con una mano y a pleno sol: zonas táctiles grandes, texto legible, acciones directas.

1. Elija el día: Ayer, Hoy, Mañana. Un miembro de la oficina (cualquier rol salvo campo) también puede elegir Misiones de otro miembro.
2. Cada misión muestra la hora, el servicio, el estado, la prioridad, la propiedad, el número de personas, el cliente y las instrucciones para el personal de campo escritas por la oficina. Las notas internas de la oficina, los precios, el motivo de una cancelación y las respuestas del equipo a las preguntas del asistente nunca aparecen.
3. Las acciones:
   • Llamar: llama al cliente con un solo gesto;
   • Cómo llegar: abre el itinerario hasta la propiedad;
   • Códigos de acceso: vea más abajo;
   • Empezar y después Terminar: la misión pasa a «En curso» y después a «Terminada». («Misión terminada. ¡Gracias!») Para una cuenta de campo, estos botones solo aparecen a partir de dos horas antes del inicio: no se termina la misión de mañana.

Los códigos de acceso, solo en el momento adecuado#

Los códigos de una propiedad (portón, puerta, alarma, caja fuerte, wifi) están cifrados. Se muestran a petición, durante 60 segundos, con una cuenta atrás («Se ocultan en 42 s»), y después se ocultan. Cada consulta queda registrada («Consulta registrada.») y es visible en el registro de accesos.

Una cuenta de campo solo puede leer los códigos de una propiedad de una de sus misiones del día: una misión confirmada o en curso, que tiene asignada y que abarca el día de hoy (día en la zona horaria de la conserjería). Una misión de varios días (un cuidado de niños de lunes a viernes) abre los códigos cada día, del primero al último. La víspera del inicio o el día siguiente al final, no los ve.

Por qué. Un código de portón de una villa de lujo es una información sensible. Darlo en el momento adecuado, a la persona adecuada, y conservar el rastro de cada lectura protege al propietario de la propiedad, al cliente y a la conserjería.

Sin cobertura#

La aplicación, instalada en el teléfono, mantiene legibles las misiones del día sin cobertura (en el sótano de una villa, en un barco). Los códigos nunca se guardan en el teléfono. Una acción hecha sin cobertura (Empezar, Terminar) falla con un mensaje: no se repite más tarde sin que el equipo lo sepa. Todo lo que se copia en el dispositivo se borra al cerrar sesión.

6.3 Mi agenda#

Dónde: Mi agenda en la barra lateral (y la pestaña Agenda para una cuenta de campo). Para quién: todo el mundo.

Mi agenda muestra la semana de sus misiones, con la misma presentación que la vista Agenda de la planificación: para una cuenta de campo, es su planificación; para la oficina, lo que se le ha encargado en la planificación del equipo. Flechas de semana, Hoy, y un botón Añadir a mi teléfono (o Agenda del teléfono si ya está vinculada).

6.4 Sus misiones en la agenda del teléfono#

Dónde: Ajustes › Mi agenda.

Un enlace personal y secreto, que se añade una sola vez a la agenda de su iPhone, de Google o de Outlook. Sus misiones aparecen en ella y se actualizan solas.

1. Crear mi enlace de agenda.
2. Añádalo:
   • iPhone o Mac: Añadir abre directamente la aplicación Calendario;
   • Google Calendar: Añadir abre Google Calendar («desde URL»);
   • Outlook: Copiar el enlace, y después en Outlook: Calendario, Agregar calendario, Suscribirse desde la web, pegar el enlace, poner un nombre, Importar.
3. La línea «Última lectura por su agenda: hace 20 min (iPhone o Mac)» confirma que su teléfono lee correctamente el enlace.

Lo que muestra el enlace: cada misión con el servicio, la propiedad o la ciudad y el nombre del cliente; nunca el teléfono de un cliente, su dirección completa ni un precio. Abarca las dos semanas pasadas y los seis meses siguientes.

Lo que muestra la agenda de un responsable: Lo que muestra la agenda ofrece «Mis misiones» o «Todo el equipo».

Los plazos de actualización los decide la propia agenda, no Vetexis: alrededor de una hora en iPhone y Mac, hasta 12 a 24 horas en Google Calendar. Para enterarse de inmediato de un cambio, mantenga las notificaciones (capítulo 13).

Seguridad: el enlace es personal; quien lo tuviera vería sus misiones. Ante la menor duda, Restablecer (el enlace anterior deja de funcionar al instante, añada el nuevo) o Quitar (sus misiones desaparecen de sus agendas).

6.5 El recordatorio de la víspera y la hoja de ruta de la tarde#

Cada tarde, a la hora elegida en Ajustes › Proveedores › Hoja de ruta de la tarde (19:00 por defecto):

• cada miembro recibe la lista de sus misiones del día siguiente, según sus preferencias de notificación (por WhatsApp por defecto para el personal de campo y los conserjes, en la aplicación para los demás);
• cada proveedor que recibe las misiones recibe las suyas (misiones aceptadas de reservas confirmadas: una solicitud aún no confirmada nunca se le anuncia), con la función Proveedores (Pro y Red);
• los responsables reciben la lista de riesgos del día siguiente: solicitud aún no confirmada, misión aún no aceptada por un proveedor, nadie asignado, documentos que faltan o caducados, proveedor no disponible, dos misiones a la misma hora para un miembro. Nada si no hay nada que vigilar.

Una misión de varios días (un cuidado de niños de lunes a viernes, una estancia) figura cada tarde durante toda su duración en el recordatorio del miembro y en la hoja de ruta del proveedor, marcada «(continuación)» en lugar de la hora. Una velada que termina después de medianoche no se recuerda una segunda vez.

Un solo mensaje por persona y por tarde.

6.6 Recibir avisos de los cambios#

Cada persona recibe, según sus preferencias (capítulo 13): Misión asignada (se le asigna una misión), Misión modificada (cambia la hora, el lugar o el título), Misión cancelada o retirada (también cuando una solicitud caduca por falta de decisión), y el Recordatorio la víspera. Una misión cancelada en las tres horas previas atraviesa las horas de silencio si usted lo ha permitido.

En el teléfono, active Ajustes › Notificaciones › Este dispositivo para recibir estos avisos incluso con la aplicación cerrada (en el iPhone, primero hay que añadir la aplicación a la pantalla de inicio).

6.7 Ejemplos#

La mañana de Ana, de limpieza. Ana abre Vetexis en su teléfono: «Tiene 2 misiones hoy y 1 estancia está en curso.» A las 10:00, limpieza en la Villa Azur. Toca Cómo llegar, llega, toca Códigos de acceso: el código del portón aparece durante 60 segundos. Toca Empezar y después Terminar a mediodía. No ve ni el precio, ni la mensajería, ni la lista completa de clientes.

Un cuidado de niños durante una semana. Nina, con una cuenta de campo, cuida a los hijos de los Van Dijk en la villa de lunes a viernes. Cada mañana abre su misión y muestra el código del portón. El sábado, la misión ha terminado: los códigos ya no se muestran.

El reparto del sábado. Sofía abre la planificación en la vista Día: tres servicios en la columna «Sin asignar». Hace clic en cada uno, Asignado a, Cambiar, y elige a Marco o a Lucas. Cada uno recibe el aviso por WhatsApp y ve la misión en su agenda.