Proveedores

Sus proveedores (chefs, empresas de alquiler de barcos, chóferes, equipos de limpieza, masajistas) realizan buena parte de los servicios. Vetexis los ordena por prioridad (a quién llamar primero), guarda sus contactos, sus documentos y sus indisponibilidades, y permite encargarles un servicio que sale por WhatsApp con dos botones, Aceptar y Rechazar. Si no responden, la solicitud pasa sola al siguiente: es la cascada.

Los proveedores nunca ocupan plaza en su plan, sea cual sea su número.

Quién tiene acceso: propietario, responsables y conserjes (la entrada Catálogo › Proveedores). Las condiciones negociadas, la comisión, las notas internas y el extracto solo son visibles con acceso a las finanzas.

9.1 Lo que depende del plan#

9.2 La lista de proveedores#

Dónde: Catálogo › Proveedores.

• Vistas predefinidas por prioridad: Todas, Principales, Secundarios, De reserva.
• Búsqueda por nombre, contacto o email; Filtro por categoría y proveedores Activos o Archivados.
• Columnas: Proveedor (logotipo), Prioridad, Categoría, Contacto, Teléfono, Servicios (número en el catálogo). Por defecto, el principal en cabeza.
• Nuevo proveedor: Nombre, Categoría, Prioridad, Contacto, Teléfono (formato internacional), Email. Las condiciones, la comisión y el logotipo se completan en la ficha.
• Menú «…»: Importar, Ajustes de esta página (dirección).

La prioridad, y por qué importa#

La prioridad se usa en todos los lugares donde se elige un proveedor: las listas desplegables (reserva, servicio) los agrupan por prioridad, el asistente lee el catálogo en ese orden (con el de reserva señalado como tal) y la cascada propone los servicios en ese orden. Es el buen reflejo de una conserjería, integrado en la herramienta.

9.3 La ficha de un proveedor#

Encabezado: logotipo, nombre, Modificar (panel con Datos de contacto, Dirección y, con acceso a las finanzas, el bloque Interno), y el menú «…»: Añadir un logotipo o Cambiar el logotipo, Quitar el logotipo, Archivar el proveedor o Reactivar el proveedor.

Las pestañas:

• Ficha: Datos de contacto (categoría, prioridad, contacto, teléfono, email, dirección); Interno (reservado a la dirección y a la contabilidad, nunca se comunica al cliente ni al asistente): Comisión (la que el proveedor abona a la conserjería, por defecto para sus servicios), Condiciones negociadas (plazos, anticipos, cancelación, tarifas preferentes), Notas internas; Contactar (Llamar, WhatsApp, Email); Servicios vinculados.
• Contactos (9.4).
• Documentos (9.7).
• Indisponibilidades (9.8).
• Nota interna (9.9).
• Extracto (9.10), con acceso a las finanzas.

Archivar un proveedor lo retira de la lista y de las opciones del catálogo; sus servicios y el historial se conservan intactos.

9.4 Los contactos de un proveedor#

Un proveedor puede tener varias personas: el chef y su oficina, el patrón y el armador. Añadir un contacto: Nombre, Puesto (patrón, oficina, gerente), Teléfono de WhatsApp, Email, Idioma de los mensajes (francés, inglés o español: los servicios y su espacio le hablan en ese idioma) y Recibe los servicios. El primer contacto es el contacto principal.

Para cada contacto: llamada, enlace de WhatsApp y, con Pro, el acceso a su espacio:

• Invitar: un enlace personal, sin contraseña, válido 72 horas y una sola vez, enviado por WhatsApp y/o por email, o Copiar el enlace para enviarlo usted mismo. Abre su espacio.
• Nuevo enlace: para un contacto que ha perdido el suyo.
• Cortar el acceso: sus enlaces pendientes y su espacio abierto dejan de funcionar al momento.
• Quitar el contacto: sale de la ficha, se corta su acceso y los servicios pasados se conservan intactos.

Se muestra el estado del acceso: «Aún no invitado a su espacio», «Invitado hace 2 h, enlace aún sin abrir», «Espacio abierto, visto ayer».

9.5 Encargar un servicio a un proveedor#

Dónde: en el panel de una reserva, sección Proveedor, botón Encargar a un proveedor.

1. La ventana muestra los proveedores sugeridos, en el orden de la cascada:
   • el proveedor del servicio, o el que ya está en la reserva;
   • después los de la misma categoría, por prioridad (principal, secundario, de reserva) y, a igual prioridad, por nota interna (tasa de aceptación, rapidez, calidad).
     Cada línea muestra su capacidad de respuesta («85 % aceptadas, responde en 12 min, calidad 4,6 / 5») y por dónde saldrá la solicitud («Por WhatsApp a Rafa»). Los que no se pueden consultar aparecen en gris con su motivo: no disponible ese día, ya ocupado a esa hora, sin contacto localizable, documentos que faltan (en bloqueo estricto).
2. También puede elegir U otro proveedor.
3. Notas para el proveedor: lo que debe saber (acceso, material, horarios). Las lee con la solicitud.
4. Compartir el contacto del cliente: su teléfono se mostrará al proveedor una vez aceptado el servicio (no por defecto; nunca para un cliente discreto).
5. Cascada automática: sin respuesta en el plazo o en caso de rechazo, la solicitud pasa sola al siguiente proveedor.
6. Enviar la solicitud.

Lo que recibe el proveedor#

Por WhatsApp, dentro de la ventana de 24 horas, un mensaje con dos botones Aceptar y Rechazar; fuera de la ventana, el mensaje plantilla «Nueva misión propuesta por Riviera Conciergerie: Chef privado, sábado 14 de marzo a las 20:00, Villa Azur, 6 personas. Por favor, responda antes de las 18:30 con los botones de abajo.»; sin WhatsApp, un email con un enlace a su espacio.

Lo que ve del servicio, y nada más: la fecha, la hora, el servicio, la propiedad o la ciudad (la dirección exacta una vez aceptado el servicio), el número de personas, las notas que el equipo le dirige, el importe acordado que le corresponde y el cliente (con su nombre en clave si es discreto). El teléfono del cliente solo si el equipo lo ha compartido. Nunca el precio pagado por el cliente, las notas internas, los demás proveedores ni el equipo.

El plazo de respuesta#

Se fija en Ajustes › Proveedores › Plazo de respuesta (2 horas por defecto) y se acorta cuando el servicio se acerca: como máximo la cuarta parte del tiempo que queda antes de su inicio, nunca menos de diez minutos. Un servicio dentro de 3 horas deja 45 minutos para responder; mañana a la misma hora, las 2 horas completas.

La cascada#

Sin respuesta en el plazo, o en caso de rechazo, la solicitud pasa al siguiente de la lista. Si nadie acepta, se avisa al equipo («Servicio sin proveedor»), con carácter urgente si el servicio tiene lugar en las próximas 24 horas. El panel lo indica: «Nadie aceptó: vuelva a encargarlo o llame a un proveedor.»

El primero que acepta se lo queda. Una respuesta que llega demasiado tarde recibe «Demasiado tarde: este servicio ya no espera respuesta». Un botón pulsado de nuevo por otro contacto, o por otro proveedor, no tiene ningún efecto.

Seguir el servicio#

La sección Proveedor del panel muestra el estado (Enviado, Aceptado, Rechazado, Sin respuesta, Sin proveedor, Retirado), el paso de la cascada, el plazo de respuesta («Respuesta esperada antes de las 18:30 (en 1 h) · WhatsApp»), el Importe debido al proveedor una vez aceptado, el historial de solicitudes y los informes del proveedor (servicio terminado o problema comunicado, con foto).

• Retirar la solicitud (o Retirar el servicio una vez aceptado): se avisa al proveedor de que el servicio ya no es suyo.
• Valorar: la Calidad del servicio (de una a cinco estrellas) y un comentario, solo para el equipo. El proveedor nunca ve su valoración.

En Esencial: el camino manual#

Sin la cascada, la sección muestra los proveedores sugeridos con un enlace de WhatsApp (un mensaje ya redactado: «Hola, ¿está disponible para Chef privado el sábado 14 de marzo a las 20:00? Ref. 52») y Llamar. Una vez obtenida la respuesta, Anotar la respuesta (Aceptado o Rechazado, con una nota): si acepta, pasa a ser el proveedor de la reserva. Este camino sigue abierto en todos los planes.

9.6 El espacio del proveedor#

Con Pro y Red, cada contacto invitado tiene un espacio personal, pensado para el teléfono, en su idioma (FR, EN, ES, que puede cambiar). Se abre con el enlace recibido, sin contraseña. Un enlace caducado o ya usado muestra «Este enlace ya no es válido. Ha caducado o ya se ha usado. Pida un enlace nuevo a su conserjería.»

Hola, Rafa. Su espacio con Riviera Conciergerie: servicios, disponibilidad, documentos y extractos.

• Misiones (Próximas, Pasados): Aceptar o Rechazar (con un motivo: no disponible, aviso con poca antelación, demasiado lejos, precio, otro, y una nota opcional); una vez aceptado, Cómo llegar, el contacto del cliente si se ha compartido, Servicio terminado y Avisar de un problema (una nota o una foto; la conserjería recibe el aviso al momento).
• Disponibilidad: sus vacaciones y días ocupados; esos días no se le propone ningún servicio.
• Documentos: lo que pide la conserjería, y Subir un documento con su fecha de vencimiento.
• Extractos: sus servicios hechos, lo que se le debe y lo que está pagado, por mes.
• Agenda: sus servicios en el calendario de su teléfono (servicios aceptados, y los que esperan su respuesta marcados «por confirmar»; nunca el cliente, su teléfono ni un precio).

Un proveedor también puede responder directamente por WhatsApp con los botones. Si escribe un mensaje libre al número de la conserjería, se avisa al equipo.

9.7 Los documentos obligatorios#

Seguro, licencia de patrón, licencia VTC, o un documento al que usted da nombre («tarjeta profesional»), requeridos por categoría en Ajustes › Proveedores › Documentos requeridos. Por defecto: seguro y licencia de patrón para los barcos, seguro y licencia VTC para los traslados.

En la ficha del proveedor, pestaña Documentos: los Documentos requeridos con su estado, y los Documentos subidos (por él desde su espacio, o por el equipo: Añadir un documento con su fecha de vencimiento).

• Recordatorios automáticos 60, 30, 14 y 7 días antes del vencimiento, y después el día en que caduca, al proveedor y al equipo.
• Al encargar un servicio, un documento que falta o caducado avisa (bloqueo suave: el servicio sale igualmente, con un aviso) o bloquea (bloqueo estricto: ningún servicio hasta que se resuelva), según el ajuste Documento que falta o caducado (Avisar o Bloquear).

Por qué. Encargar un barco a un patrón cuya licencia ha caducado, o un cliente a un chófer sin seguro, expone a la conserjería. Vetexis lo vigila por usted.

9.8 Las indisponibilidades#

Pestaña Indisponibilidades: los periodos en los que la cascada no lo consulta. Añadir una ausencia. El proveedor también puede indicarlos desde su espacio.

9.9 La nota interna#

Pestaña Nota interna, reservada al equipo y nunca mostrada al proveedor, calculada sobre seis meses:

• Tasa de aceptación (aceptadas, rechazadas, sin respuesta);
• Tiempo medio de respuesta;
• Calidad media (valoraciones dadas después de cada servicio) y Últimas valoraciones.

A igual prioridad, los mejor valorados se proponen primero.

9.10 El extracto#

Pestaña Extracto (acceso a las finanzas, Pro y Red): los servicios hechos, lo que se debe, lo que está pagado. Elija un Periodo del extracto (un mes muestra todo ese mes; si no, todo lo pendiente de pago y lo pagado recientemente). Marque líneas y después Marcar pagado o Marcar por pagar. El proveedor ve el mismo extracto en su espacio.

Bajo el importe de cada servicio, su extracto indica también la comisión que el proveedor le abona por la reserva, cobrada o por cobrar (se sigue en Finanzas › Comisiones, capítulo 11, sección 11.6). Exportar descarga el extracto en CSV.

9.11 Ejemplos#

Un chef para el sábado. Sofia encarga el servicio «Chef privado sábado 20:00, Villa Azur, 6 personas» desde la reserva. Chef Marco (principal) recibe la solicitud por WhatsApp con 2 horas para responder. La rechaza («ya ocupado»). La cascada la envía enseguida a Chef Lucia (secundario), que acepta diez minutos después. Lucia ve la dirección exacta y el importe acordado; no ve ni el precio pagado por el cliente ni el nombre de Chef Marco.

Un patrón sin la licencia al día. La licencia de patrón de Marina Yachts caduca dentro de 14 días: se envía un recordatorio a Marina Yachts y al equipo. Una vez pasado el día del vencimiento, en bloqueo estricto, la cascada la salta y propone el barco siguiente.

En Esencial. Marco abre la reserva y toca WhatsApp junto a la empresa de alquiler principal: el mensaje ya redactado se abre en WhatsApp. La empresa responde que sí; Marco hace clic en Anotar la respuesta, Aceptado.