Las finanzas: facturas, presupuestos, pagos, márgenes, informes

Este capítulo trata del dinero de sus clientes: las facturas que les emite, los presupuestos que aceptan en línea, el pago en línea (Stripe) con los anticipos, los márgenes (por villa, cliente, categoría o proveedor, sobre lo reservado o lo cobrado), las comisiones de sus proveedores y de sus intermediarios de negocio, y los informes. La suscripción que usted paga a Vetexis es otro tema, tratado en el capítulo 14.

11.1 Quién hace qué, según el plan#

Las cuentas de campo nunca ven ningún importe. Los conserjes no ven ni los costes, ni los márgenes, ni la facturación, ni el importe de los avisos de pago en línea («Pago en línea recibido.», sin importe; capítulo 12).

Estas pantallas están agrupadas en Finanzas en la barra lateral: Facturación, Presupuesto, Márgenes, Comisiones, Intermediarios, Informes.

11.2 Los datos de sus facturas#

Antes de la primera factura, complete Ajustes › Facturas y presupuestos (capítulo 13): razón social, NIF-IVA intracomunitario, dirección, IBAN y BIC, plazo de pago, IVA por defecto (21 % en España, 20 % en Francia), Mis precios incluyen el IVA (11.3), prefijo de los números, prefijo de las facturas rectificativas, pie de factura (menciones legales, condiciones). Añada también el logotipo en Ajustes › General: aparece en las facturas, las facturas rectificativas, los presupuestos y las páginas de pago.

Datos legales. En la misma página, la sección Datos legales recoge la forma jurídica (SAS, SARL, S.L.…), el capital social y el número de su sociedad: SIREN o SIRET y ciudad del RCS si su conserjería está en Francia, número de registro mercantil en otros países. Una conserjería francesa los encuentra al pie de cada factura; las demás, bajo su dirección. Una conserjería francesa acogida a la franquicia de IVA activa el interruptor del mismo nombre: sus facturas proponen entonces «IVA no aplicable, art. 293 B del CGI».

Condiciones de pago. En la sección Pago: el tipo de los intereses de demora (si se deja vacío, la factura imprime «tres veces el tipo de interés legal») y el descuento por pronto pago (si se deja vacío: «Sin descuento por pronto pago»). Para un cliente empresa, una conserjería francesa imprime además la indemnización fija de 40 € por costes de cobro; nunca para un particular.

Color de los documentos. La sección Aspecto de los documentos ofrece cinco colores sobrios (azul Vetexis, marino, verde, burdeos, gris pizarra) para los títulos y el motivo de las facturas, las facturas rectificativas y los presupuestos.

Nada de esto es obligatorio para facturar. La conformidad de sus facturas es asunto suyo y de su asesor contable: un dato que se deja vacío simplemente no se imprime, y la factura se emite con normalidad.

11.3 Las facturas#

El ciclo de una factura#

La numeración: prefijo, año y después un contador de cuatro cifras que vuelve a 1 cada año, asignado al emitir, sin huecos y nunca reutilizado. Con el prefijo por defecto «F-», la primera factura de 2026 es F-2026-0001. El prefijo se escribe sin el año, que se añade solo. Si dejó un año en él («F-2026-»), se ignora: sus números siguen siendo F-2026-0001 en 2026 y F-2027-0001 en 2027, nunca «F-2026-2026-0001». La fecha de emisión es siempre el mismo día: no se puede antedatar.

Por qué tanto rigor. Una factura emitida es un documento contable. Nunca se elimina y ya no se modifica: se anula con un motivo, una factura rectificativa numerada la compensa, y sigue visible, marcada como anulada. Un borrador, en cambio, puede desaparecer sin dejar huecos.

Precio sin IVA o con IVA incluido#

Por defecto, el precio de una reserva es un precio sin IVA: en la factura se le suma el IVA por defecto.

Si anuncia sus precios con IVA incluido a sus clientes (frecuente con clientela privada), active Mis precios incluyen el IVA en Ajustes › Facturas y presupuestos. El precio de una reserva se considera entonces con IVA incluido: la factura calcula a partir de él la base imponible y el IVA, línea por línea, y su total sigue siendo exactamente el precio anunciado. En un borrador, las columnas pasan a ser Precio con IVA y Total (IVA incl.). El ajuste se aplica a cada borrador en el momento de crearlo: cambiarlo después no modifica las facturas ya empezadas.

El ajuste también cuenta en otros lugares: el anticipo de una reserva se calcula sobre su precio tal cual (si no, sobre el precio más el IVA, a modo de estimación), y una reserva nacida de un presupuesto aceptado (o retomada por él) toma el precio con IVA de la línea del presupuesto.

El tipo de una reserva nacida de un presupuesto. Una reserva creada o retomada por un presupuesto aceptado conserva el tipo de IVA de su línea de presupuesto (10 % para un traslado, por ejemplo). La factura, el anticipo y los márgenes usan ese tipo, y no el IVA por defecto: al cliente se le factura al tipo que aceptó. Las demás reservas toman el IVA por defecto.

La lista#

Dónde: Finanzas › Facturación.

• Arriba, el saldo pendiente y el Resumen del periodo: Facturado (IVA incl.) y Cobrado, en la moneda de la conserjería. Las facturas en otra moneda nunca se suman ahí: una línea por moneda las resume debajo («USD: 2.000 $ facturados con IVA, 0 $ cobrados, 2.000 $ pendientes»).
• Pestañas: Borradores, Emitidas, Vencida, Pagadas, Canceladas, Todas y Rectificativas (las facturas rectificativas nunca se mezclan con las facturas en una misma lista).
• Búsqueda por número o cliente, Filtrar por cliente, elección del periodo. Un borrador no tiene fecha de emisión: el periodo no se aplica a la pestaña Borradores.
• Columnas: Número, Cliente, Emitida el, Vencimiento, Total (IVA incl.), Pagado, Pendiente, Estado.
• Recuadro Pago en línea («Pago en línea conectado» o Configurar el pago en línea) y enlaces a Informes y extractos y Márgenes.
• Menú «…»: Exportar (CSV), Presupuesto.

Crear una factura#

1. Nueva factura: se abre un panel.
2. Elija el Cliente.
3. Contenido de la factura:
   • Reservas por facturar: se muestran sus reservas confirmadas (o en curso, o terminadas) aún no facturadas; márquelas. Una línea por reserva, a su precio fijado, con el IVA por defecto o el de su línea de presupuesto (modificable línea por línea en el borrador). Unas reservas todas en una misma moneda (el dólar, por ejemplo) dan una factura en esa moneda. Este precio es sin IVA, o con IVA incluido si Mis precios incluyen el IVA está activado: el panel lo indica. Una reserva sin precio debe recibir primero el suyo. Una reserva ya facturada no puede facturarse dos veces;
   • Factura libre: líneas introducidas a mano (un precio negativo es un descuento).
4. Opciones de la factura, todas opcionales: Vencimiento (si no, fecha de emisión más el plazo de pago de los ajustes), Idioma de la factura (si no, el de la ficha del cliente), Régimen de IVA (si no, sugerido según el cliente), Notas (impresas en la factura); para una factura libre, también el periodo del servicio y la Moneda. Para reservas, el periodo y la moneda salen de las reservas marcadas.
5. Crear el borrador. Todo se puede cambiar después en su ficha.

La ficha de una factura#

Se presenta como el propio documento: emisor, «Facturado a», líneas, totales, notas, datos de pago (IBAN, BIC). Mientras es un borrador, las líneas, el vencimiento y las notas se modifican directamente, y los totales se recalculan al momento; Guardar.

Acciones según el estado:

• Borrador: Emitir (una confirmación recuerda que una factura emitida ya no se puede modificar), Eliminar el borrador (las reservas que contenía vuelven a quedar por facturar), Vista previa PDF.
• Emitida o vencida: Registrar un cobro, Reembolsar, Anular la factura, Vista previa PDF, Enviar por email (y después Reenviar por email), y la sección Pago en línea (11.5).
• Pagada: Vista previa PDF, Enviar por email, Reembolsar.

Vista previa PDF abre, en una ventana de la aplicación, el PDF real que recibirá el cliente, con Descargar. Un borrador lleva la marca de agua «Borrador»; una factura emitida se muestra tal como quedó fijada. Descargar el PDF también está en el menú «…».

Registrar un cobro: Importe (como máximo el saldo pendiente), Fecha (nunca en el futuro), Medio de pago (Tarjeta bancaria, Transferencia, Efectivo, Enlace de pago, Otro), Nota (referencia de la transferencia, número de recibo). La factura pasa sola a «Pagada» cuando se alcanza el total. Un reembolso reduce el importe pagado, sin superar lo cobrado. Un enlace de pago en línea aún abierto por el saldo pendiente anterior se cierra en ese mismo momento (11.5): cree uno para el nuevo importe.

Anular la factura: el Motivo es obligatorio (al menos tres caracteres; figura en el PDF y en el historial). Una factura que todavía tiene cobros propios no se puede anular: reembólselos primero. Los anticipos en línea vinculados al emitirla no cuentan: se desvinculan y vuelven a quedar por facturar. Por eso una factura final saldada por completo con su anticipo también se puede anular, aunque esté «Pagada». La anulación crea al momento una factura rectificativa numerada (ver más abajo): «Factura anulada: factura rectificativa AV-2026-0001 creada.» También cierra sus enlaces de pago en línea: el cliente ya no puede pagarla.

La columna derecha resume: Cliente, Total (IVA incl.), Ya pagado, Saldo pendiente, Emitida el, Vencimiento (en rojo si ha pasado), Saldada el, Anulada el y Motivo, Factura rectificativa (el enlace a la factura rectificativa de una factura anulada), Enviada por email (fecha y dirección del último envío), Creada, Modificada, y la lista de Cobros.

Clientes de todo el mundo#

Sus clientes vienen de todas partes: particulares o sociedades, en Europa o fuera de ella. La factura se adapta a cada uno.

El perfil de facturación del cliente. En la ficha del cliente, pestaña Resumen, la sección Facturación indica si se trata de un particular o de una empresa, con la razón social, la dirección (una o dos líneas, código postal, ciudad, país), el NIF-IVA intracomunitario, el número de registro mercantil (el SIREN para una sociedad francesa) y un correo de facturación si es distinto del de la ficha. Todo es opcional: sin perfil, la factura toma el nombre y el email de la ficha, como antes. Se acepta un NIF-IVA con un formato poco habitual; una frase en gris solo le invita a revisarlo.

El destinatario de una factura. En un borrador, «Facturado a» muestra lo que imprimirá la factura; Modificar permite cambiar el destinatario solo para esta factura (otra sociedad, otra dirección), y Usar la ficha del cliente vuelve al perfil. Al emitirla, el destinatario queda fijado.

La sección Facturación de un borrador (a la derecha de la factura) define:

• el idioma de la factura: el del cliente si el PDF lo habla (francés, inglés, español); si no, el inglés. Todos los textos y menciones del PDF siguen ese idioma;
• la moneda: el euro por defecto, o el dólar estadounidense, la libra esterlina, el franco suizo o el dírham de los Emiratos. Los importes de la factura, de la lista y del enlace de pago en línea se expresan en esa moneda, y el cliente paga en esa moneda. Para una conserjería de la zona euro, el PDF indica el tipo de cambio y el importe del IVA en euros: el tipo es el del Banco Central Europeo el día de la emisión, leído y fijado en ese momento. Indicar un tipo permite introducir el de su banco (útil para el dírham, que el BCE no publica); si el BCE no responde y no se ha introducido ningún tipo, la factura se emite igualmente, sin tipo;
• el régimen de IVA, con una sugerencia y su motivo, «sugerencia que debe validar con su asesor contable». Vetexis nunca decide por usted: la sugerencia se muestra, usted la mantiene o elige otra, y Aplicar la sugerencia la recupera;
• la fecha del servicio: un día, o un periodo «del … al …». Una factura generada a partir de reservas la recibe sola (del primer al último día de las reservas); se modifica en el borrador y se imprime en el PDF. Un fin anterior al inicio se rechaza («El fin del servicio es anterior a su inicio.»), aunque solo cambie una de las dos fechas: es un dato imposible, no una regla de conformidad, y nada más bloquea la emisión.

Los regímenes de IVA disponibles.

Un régimen sin IVA pone las líneas al 0 %; volver al IVA general restablece el tipo por defecto. Si sus precios incluyen el IVA, elegir un régimen sin IVA devuelve primero cada precio a su base imponible (precio con IVA ÷ (1 + tipo)): un servicio anunciado a 1.210 € con IVA al 21 % se factura a 1.000 € sin IVA, y no a 1.210 €. Esto se aplica al crear el borrador (régimen sugerido) y también cuando cambia de régimen; volver al IVA general vuelve a añadir el IVA (1.210 € con IVA). Una línea que descuenta un anticipo conserva siempre sus importes. Atención: algunos servicios (alquiler de una villa, transporte, restaurante, evento) tributan donde se prestan, incluso para una empresa extranjera. Por eso el régimen sigue siendo una sugerencia, que debe validar con su asesor contable.

Una factura emitida ya no cambia. Al emitirla, Vetexis fija en la factura su identidad (razón social, dirección, datos legales, logotipo, color, IBAN), el destinatario, el idioma, la moneda y su tipo de cambio, el régimen de IVA y las menciones. Si cambia sus ajustes después, sus facturas anteriores quedan exactamente como se emitieron. Las facturas emitidas antes de esta novedad se siguen leyendo, con sus ajustes actuales.

Las facturas de anticipo. Cuando un cliente ha pagado un anticipo en línea (por una reserva o un presupuesto), Nueva factura lo muestra bajo sus reservas, en Anticipos cobrados: Factura de anticipo prepara un borrador por el importe recibido, numerado en la misma serie que sus facturas al emitirlo, y en estado «Pagada» de inmediato. Más adelante, la factura final de esas reservas descuenta el anticipo ya facturado (una línea negativa que remite a la factura de anticipo): solo pide el resto. Esta línea toma al céntimo la base imponible y el IVA de la factura de anticipo, sin recalcularlos: un anticipo de 100,00 € se descuenta por 100,00 € (y no 99,99 €), y con un régimen sin IVA descuenta también el IVA ya facturado (el cliente nunca lo paga dos veces). En el borrador, sus importes no se pueden modificar. Una factura de anticipo ya descontada no se puede anular sola: anule primero la factura final.

Anticipo reembolsado. Un anticipo reembolsado en Stripe antes de facturarse ya no se propone si se reembolsó por completo; si se reembolsó en parte, se propone por su importe neto (363 € recibidos, 63 € devueltos: factura de anticipo de 300 €, en estado «Pagada» de inmediato). Si se reembolsa después de su factura de anticipo, esta deja de estar saldada: anúlela y se creará una factura rectificativa.

Anticipo y monedas. Un anticipo solo se descuenta o se vincula en la moneda de la factura: un anticipo en euros nunca se aplica a una factura en dólares. Si cambia la moneda de un borrador que lleva reservas o anticipos en otra moneda, un aviso lo indica; nada bloquea la emisión.

Anticipo superior al total. Si el anticipo ya recibido supera el total del borrador (caso de un presupuesto repartido en varias facturas), el borrador lo indica: no se vinculará al emitirlo, repártalo a mano.

Enviar una factura al cliente#

Tres formas, a elegir:

• Enviar por email: la factura se envía al cliente, en nombre de su conserjería, con el PDF actualizado como adjunto (cobros incluidos). Una ventana confirma la dirección («El PDF se envía adjunto a …»); el envío queda registrado en el historial y la ficha muestra «Enviada por email: el … a …». Reenviar por email vuelve a enviarla en cualquier momento. Hace falta una dirección de email en la ficha del cliente: si no la hay, el enlace Añadir el email del cliente lleva a ella. El botón no existe ni para un borrador (sin número) ni para una factura anulada (lo que se envía es su factura rectificativa).
• Un enlace de pago por WhatsApp (11.5), para que el cliente pague en línea.
• Descargar el PDF para enviarlo usted mismo.

Las facturas rectificativas#

Una factura rectificativa es el documento que anula una factura emitida. Nace siempre de la anulación de la factura: no se crea a mano.

• Tiene su propia numeración, en su propia serie: con el prefijo por defecto «AV-», la primera factura rectificativa de 2026 es AV-2026-0001.
• Recoge todas las líneas de la factura, con importes negativos: una factura rectificativa anula siempre la factura entera.
• Cita la factura que anula («Rectifica la factura F-2026-0012») y la ficha de la factura remite a ella.
• Es definitiva: no se modifica, no se anula y no se cobra. No tiene ni vencimiento ni cobros.
• Se descarga en PDF, con los colores de la conserjería, y se envía por email como una factura.
• No cuenta en el saldo pendiente ni en el resumen de la lista (la factura anulada ya no cuenta en ellos).

Las encontrará en la pestaña Rectificativas de la facturación. Las facturas anuladas antes de la llegada de las facturas rectificativas no tienen ninguna, y no se crea ninguna a posteriori.

Para corregir una factura emitida, anúlela (se crea la factura rectificativa) y emita después una nueva factura correcta.

La exportación contable#

Exportar (CSV): las facturas emitidas y las facturas rectificativas cuya fecha de emisión cae en el periodo elegido, sin los borradores: número, fecha, cliente, moneda, base imponible, IVA, total con IVA, pagado, estado. Cada importe se lee en la moneda de su línea: no los sume de una moneda a otra. Una factura rectificativa aparece con el estado «factura rectificativa» y con importes negativos. El archivo se abre en Excel (separador punto y coma, coma decimal). Cada exportación queda inscrita en el registro de accesos.

11.4 Los presupuestos#

Un presupuesto presenta al cliente sus servicios, el total y el anticipo; el cliente lo acepta en línea.

El ciclo de un presupuesto#

Borrador → Enviado → Aceptado, Rechazado o Caducado. El número se asigna al enviarlo, en una serie distinta de la de las facturas («D-2026-0003» con el prefijo por defecto «D-»). Un presupuesto enviado queda fijado; solo puede cambiar todavía la autorización dada al asistente para volver a enviar el enlace. Un presupuesto enviado cuya fecha de validez ha pasado pasa solo a Caducado.

La lista#

Dónde: Finanzas › Presupuesto. Vistas predefinidas Todas, Borradores, Enviados, Aceptados, Rechazados, Caducados; búsqueda por número, título o cliente. Columnas: Número, Cliente, Título, Total (IVA incl.), Anticipo, Válido hasta el, Estado. Los estados son sencillos: Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado, Caducado.

Preparar un presupuesto#

1. Nuevo presupuesto (o Preparar un presupuesto desde el panel de una reserva: el cliente y la reserva ya están incluidos).
2. Cliente, Título opcional («Estancia de agosto en Marbella»).
3. Servicios: líneas libres, o Añadir un servicio del catálogo, o la reserva de la que viene; para cada una, la descripción, la Cantidad, el Precio unitario sin IVA, el IVA y una Franja propuesta (fecha y hora).
4. Añadir un descuento (opcional): en Porcentaje o en Importe sin IVA, con un Concepto opcional («Descuento por fidelidad», «Gesto comercial»), sobre Todo el presupuesto o sobre una sola línea. El descuento no es un servicio: se muestra bajo las líneas («Descuento 10 %» y su importe, con un lápiz y una papelera). Se aplica sobre la base sin IVA, antes del IVA; con varios tipos de IVA, se reparte en proporción a cada base y el IVA se recalcula sobre las bases descontadas. Un importe mayor que lo que descuenta se reduce a ese importe: el presupuesto nunca queda en negativo. Los totales se leen como en el PDF: Subtotal sin IVA, el descuento, Total sin IVA, el IVA por tipo, Total con IVA.
5. Condiciones: Válido hasta el (propuesto como hoy más la duración de los ajustes, 30 días por defecto; si se deja vacío, la fecha se fija al enviarlo), Idioma del cliente (el de su ficha por defecto), Anticipo solicitado al aceptar (Ninguno, Porcentaje del total con IVA, Importe; se propone el porcentaje de los ajustes), Condiciones de pago («Saldo 7 días antes de la llegada»), Condiciones y observaciones (cancelación, lo que está incluido o no). La moneda es la de la conserjería.
6. Crear como borrador (no se envía nada: lo revisa en su ficha) o Crear y enviar (la ficha se abre directamente en el envío).

En la ficha de un borrador, las líneas y el descuento se modifican en el propio presupuesto (Guardar), y las condiciones en la tarjeta Condiciones (Modificar y luego Guardar). Un error al guardar siempre se muestra.

Enviar#

Enviar fija el presupuesto (número, enlace público) y propone: Copiar el enlace, Enviar por WhatsApp, Enviar por email a …. Después, Reenviar el mismo enlace. Ver como el cliente abre la página pública.

El interruptor El asistente puede volver a enviar este enlace si el cliente lo pide autoriza al asistente a reenviarlo si se lo vuelven a pedir (nunca un presupuesto nuevo, nunca un precio).

Lo que ve el cliente#

Una página a su nombre, en su idioma, sin iniciar sesión: la conserjería (logotipo, nombre), los servicios, los totales, la validez, el anticipo, las condiciones, Descargar el PDF. Puede:

• Aceptar el presupuesto: escribe Su nombre y marca «Acepto este presupuesto, sus importes y sus condiciones». Su nombre, la fecha y la hora, una huella de su dirección IP (nunca la dirección en sí) y su navegador se guardan como prueba de aceptación;
• Pagar el anticipo justo después, con tarjeta, en la cuenta de Stripe de la conserjería;
• Rechazar, con un motivo opcional.

Lo que pasa al aceptarlo#

• Las líneas que proponen una franja se convierten en solicitudes de reserva (estado Solicitada), que el equipo debe confirmar; las reservas retomadas por otras líneas se vinculan al presupuesto. En ambos casos, la reserva toma el precio y el tipo de IVA aceptados en la línea, descuento deducido (la parte del descuento que corresponde a esa línea; el precio con IVA de la línea si sus precios incluyen el IVA): la factura hecha con esas reservas coincide exactamente con el presupuesto aceptado, una línea al 10 % sigue al 10 % y los márgenes son correctos. Un presupuesto antiguo cuyo descuento era una línea con precio negativo se trata igual.
• No se confirma nada automáticamente, aunque se haya pagado el anticipo: «Los servicios quedan pendientes de confirmación por la conserjería según disponibilidad», dice la página al cliente.
• Se avisa al equipo (en la aplicación y por WhatsApp a los responsables) cuando el presupuesto se acepta o se rechaza.

La ficha del presupuesto muestra entonces: Enviado, Aceptado, Firmado por, Dirección IP (huella), Navegador; el Anticipo en línea («Enlace de anticipo por 1.200 €», pendiente de pago); las Reservas creadas.

11.5 El pago en línea (Stripe)#

El principio#

Sus clientes pagan con tarjeta, en una página segura. El dinero llega directamente a la cuenta de Stripe de la conserjería, a su nombre: Vetexis no lo toca. Los datos de la tarjeta nunca pasan por Vetexis ni por usted.

Conectar la cuenta#

Dónde: Ajustes › Pago en línea. Quién: el propietario y los responsables; la contabilidad ve el estado.

1. Conectar Stripe: se abre el formulario de Stripe (identidad del administrador, sociedad, cuenta bancaria: unos diez minutos).
2. A la vuelta, se muestra el estado: Formulario de Stripe por terminar, Pendiente de verificación, Activa o Pagos desactivados. Actualizar vuelve a leer el estado; Retomar el formulario de Stripe o Actualizar mis datos si Stripe todavía espera algo.
3. Detalles: Pagos (Aceptados o Todavía no), Transferencias a su banco (Activadas o Todavía no), Conectada el.

Comisiones y reembolsos. Vetexis no cobra ninguna comisión por defecto (aparte de las comisiones de Stripe). Los reembolsos y las disputas se gestionan en su panel de Stripe; se reflejan en Vetexis.

Los enlaces de pago#

Un enlace se crea desde:

El importe siempre lo calcula Vetexis, a partir de la factura, la reserva o el presupuesto: ni la página, ni el navegador, ni el asistente lo fijan.

Cada enlace se muestra con su importe y su estado (Pendiente de pago, Pagado, Anulado, Reembolsado) y un menú: Copiar el enlace, Enviar por WhatsApp (el mensaje sale en el idioma del cliente: francés, inglés, español, italiano, alemán o portugués; si no, en inglés), El asistente puede enviarlo (solo lo enviará si el cliente pregunta cómo pagar), Anular el enlace.

Un enlace que ya no sirve se cierra solo. Un enlace abierto pasa a «Anulado», en el mismo momento, cuando se anula su factura, cuando un cobro registrado o reembolsado cambia el saldo pendiente (salvo si vale exactamente el nuevo saldo pendiente), cuando su reserva se cancela, se rechaza o caduca, o cuando su presupuesto caduca. Un enlace sustituido por otro importe también se anula. La página de Stripe que el cliente ya hubiera abierto se cierra en Stripe; de todos modos, solo permanece abierta una hora como máximo. En el momento de pagar, Vetexis vuelve a leer la factura, la reserva o el presupuesto: un enlace que ya no sirve se rechaza («Este enlace de pago ya no es válido: pida uno nuevo a su conserjería»). El asistente solo puede enviar un enlace que siga abierto.

Lo que ve el cliente#

Una página a su nombre, en su idioma: la conserjería, lo que se paga, el importe y Pagar 1.200 €, que abre la página de pago de Stripe. A la vuelta: «Pago recibido. Gracias: la conserjería ha sido informada.»

Lo que pasa después#

• El pago se registra automáticamente en cuanto Stripe lo confirma, por el importe exacto del enlace. En una factura, se añade a los cobros y la factura pasa a «Pagada» cuando se alcanza el total.
• Un pago que llega por algo que ya no debía pagarse (enlace anulado, factura anulada o ya saldada, reserva cerrada, anticipo ya pagado) se registra igualmente, ya que el dinero está en su cuenta de Stripe. El equipo recibe un aviso claro («Pago recibido por una factura anulada: 500 € de … Reembólselo desde su panel de Stripe, o asígnelo a mano.») y el historial lo anota. El reembolso hecho en Stripe vuelve después solo.
• Se avisa al equipo («Pago en línea recibido: 1.200 €»).
• Un reembolso hecho en Stripe vuelve solo; una disputa bancaria se señala.
• Un anticipo recibido no confirma la reserva: la confirmación sigue siendo un gesto del equipo.

11.6 Los márgenes, las comisiones y los intermediarios#

Los márgenes#

Dónde: Finanzas › Márgenes.

Las reservas vendidas (confirmadas, en curso o terminadas) que empiezan en el periodo. Con Agrupar por, las ve por Reserva, Cliente, Villa, Categoría, Servicio o Proveedor:

• por villa: la rentabilidad de cada propiedad en el periodo; las reservas que no están vinculadas a ninguna propiedad se agrupan en una línea Sin villa;
• por cliente: lo que aporta realmente un cliente VIP en el año;
• por categoría: traslados, chefs, excursiones, limpieza… para ver qué es más rentable;
• por proveedor: el volumen encargado a cada socio y lo que le deja.

Periodo: las vistas predefinidas habituales (mes, trimestre, año en curso…) y los años anteriores (Año 2025, Año 2024…), o fechas a elegir.

Margen = venta sin IVA − coste del proveedor + comisión del proveedor − comisión del intermediario. La venta es el precio fijado de la reserva, sin IVA (si sus precios incluyen el IVA, se le resta el IVA, al tipo de la línea de presupuesto para una reserva nacida de un presupuesto). Tasa = margen / venta. El mismo margen se muestra en el panel de una reserva (sección Importes), en el valor de un cliente y en el informe interno.

Arriba, los totales: Venta sin impuestos, Cobrado (con lo pendiente de cobro), Costes, Comisiones (con las comisiones de intermediarios descontadas), Margen y Tasa de margen. Cada columna de la tabla se ordena con un clic en su título. Un clic en una línea (una villa, un cliente, una categoría…) abre la lista de sus reservas; un clic en una reserva abre su ficha. Desde la ficha de un cliente, Rentabilidad del año abre directamente este detalle.

Una reserva sin precio cuenta como cero y se señala «sin precio»: una cifra demasiado buena no debe engañar a nadie. Fije su precio para obtener un margen correcto.

Reservado o cobrado#

El selector Reservado / Cobrado cambia la base del cálculo:

• Reservado: el margen sobre los precios fijados de las reservas, haya pagado o no el cliente;
• Cobrado: el margen real, sobre el dinero realmente recibido por esas reservas. Se cuentan los pagos vinculados directamente a la reserva, los anticipos y los cobros de las facturas, repartidos entre las líneas positivas de la factura a prorrata de su importe (como en el informe del propietario). Una factura de anticipo cuenta para la reserva (o las reservas del presupuesto) de la que procede el anticipo: emitir la factura de anticipo y después la factura final no cambia lo cobrado. Ejemplo, IVA al 21 %: 1.000 € sin IVA, anticipo de 363 € con IVA pagado en línea, cobrado 300 €; factura de anticipo emitida, siguen siendo 300 €; factura final de 847 € (con el anticipo descontado), siguen siendo 300 €; 400 € recibidos por la final, cobrado 300 € + 400 × 1.000 / 1.210 = 630,58 €. La línea que descuenta el anticipo no reduce la parte de la reserva en cada euro recibido. Lo cobrado se cuenta sin IVA cuando se aplica el IVA, y neto de reembolsos, sea cual sea la fecha del pago. Margen real = cobrado − coste del proveedor + comisión del proveedor − comisión del intermediario. La columna Pendiente de cobro muestra lo que falta para alcanzar la venta.

Varias monedas#

Si tiene reservas en varias monedas en el periodo, los importes nunca se suman entre monedas y nada se convierte a escondidas. La pantalla muestra una moneda cada vez (el euro por defecto) y el filtro Moneda permite pasar a otra; una frase bajo los totales recuerda las demás monedas presentes.

Las comisiones de los proveedores#

Dónde: Finanzas › Comisiones.

Algunos proveedores le abonan una comisión (retrocesión) por cada reserva que les encarga. El importe esperado es el calculado en la reserva (tipo del servicio o, si no, el del proveedor). La pantalla muestra, para el periodo elegido:

• los totales Esperado, Recibido y Por cobrar;
• la tabla Por proveedor (un clic muestra solo sus reservas);
• la lista de reservas, con su estado Por cobrar o Recibida.

Para anotar un pago: Recibida en una línea (puede corregir el importe y la fecha y añadir una nota), o marque varias líneas, un mes entero por ejemplo con Seleccionar todo, y después Marcar recibidas. Marcar por cobrar deshace el cambio. El extracto de un proveedor (ficha del proveedor, capítulo 9) muestra también, bajo cada servicio, la comisión esperada y si se ha recibido.

La comisión del proveedor cuenta en el margen tanto si ya se ha recibido como si está pendiente de cobro.

Los intermediarios de negocio#

Dónde: Finanzas › Intermediarios.

Un intermediario de negocio es alguien que le presenta clientes (un hotel, una agencia, un amigo de la casa) y al que usted paga una comisión por sus reservas. Estas pantallas están en Finanzas, y no en Clientes, porque son importes que pagar, reservados a las finanzas.

1. Nuevo intermediario: nombre, contacto, email, teléfono, tasa por defecto (en %) y la base de cálculo: sobre el precio de venta sin impuestos o sobre el margen.
2. En la ficha de un cliente (pestaña Resumen, sección Intermediario de negocio), elija el intermediario que se lo presentó.
3. En cada reserva confirmada de ese cliente, la comisión del intermediario se calcula y se fija con la tasa y la base del intermediario en ese momento. Mientras no se ha pagado, sigue el precio de la reserva si cambia; una vez pagada, ya no cambia. Si la reserva se cancela antes del pago, la comisión también.
4. Una reserva concreta puede tener otro intermediario: en la ficha de la reserva, sección Intermediario de negocio, elíjalo (o El del cliente).

Vincular un cliente no cambia las reservas ya confirmadas: solo las que se confirmen después generan comisión.

La lista muestra, para cada intermediario, sus condiciones, los clientes aportados, el volumen aportado (venta sin IVA de las reservas confirmadas de sus clientes), lo que queda por pagar y lo que se ha pagado. Su ficha recoge estas cifras, sus datos de contacto, sus clientes y el registro de sus comisiones: elija un periodo (un mes, por ejemplo), marque las líneas, Marcar pagadas con la fecha del pago y una nota; Marcar por pagar deshace el cambio. Un intermediario archivado ya no recibe nuevas comisiones.

La comisión del intermediario se descuenta del margen, tanto sobre lo reservado como sobre lo cobrado.

Las exportaciones#

Cada pantalla tiene su botón Exportar (archivo CSV para Excel, separador punto y coma): los márgenes con la agrupación, la base, el periodo y la moneda mostrados; las comisiones de los proveedores; las comisiones de los intermediarios; y, en la ficha de un proveedor, su extracto. Cada exportación queda inscrita en el registro de accesos.

11.7 Los informes#

Dónde: Finanzas › Informes.

Resúmenes semanales, mensuales o anuales en PDF, con los colores de la conserjería.

Tres alcances#

El margen nunca aparece en un informe destinado a un propietario o a un cliente: no está oculto, ni siquiera se calcula. Ningún nombre de cliente entra en un informe de actividad o en un informe del propietario (solo contadores e importes), ya que un informe del propietario circula fuera de la conserjería. El informe Un cliente lleva, en cambio, el nombre del cliente en el título (está destinado a él); no figura ningún otro cliente.

Lo que contiene un informe#

• las reservas que empiezan en el periodo, por estado y por categoría (con su facturación; solo en el informe interno, el coste y el margen de cada categoría);
• la facturación reservada (precios fijados, realmente sin IVA: con precios con IVA incluido, se resta el IVA como en la pantalla Márgenes) y lo cobrado (pagos menos reembolsos, tal como se recibieron);
• el margen (solo en el informe interno), calculado exactamente como en la pantalla Márgenes: venta sin IVA − coste + comisión del proveedor − comisión del intermediario;
• los importes están en la moneda de la conserjería; las reservas y cobros en otra moneda nunca se suman y se resumen aparte, moneda por moneda («Otras monedas»);
• los clientes activos;
• la capacidad de respuesta del equipo (solicitudes atendidas, tiempo medio de respuesta);
• las respuestas del asistente validadas sin retoques;
• los servicios más vendidos;
• para una propiedad: noches reservadas, tasa de ocupación, estancias (fechas y número de viajeros), servicios vendidos.

Los informes programados#

Cada lunes a las 8:00 (hora de la conserjería), el informe semanal interno de la semana anterior; cada día 1 del mes a las 8:00, el mensual. Se envían por email al propietario de la conserjería y a los responsables. Uno solo por periodo.

El informe mensual enviado al propietario de una propiedad#

Planes Pro y Red. En la ficha de una propiedad, sección Propietario, marque Enviar cada mes el informe al propietario (capítulo 10). El día 1 de cada mes, a partir de las 8:00, el informe «Una propiedad» del mes anterior se envía entonces automáticamente, en PDF, al email del propietario de la propiedad, en el idioma de la conserjería. Como todo informe del propietario, no contiene ni el margen ni el nombre de los clientes.

• La casilla requiere el email del propietario; si se quita el email, el envío se desactiva.
• Un solo informe por propiedad y por mes, aunque el proceso se repita.
• Una propiedad archivada ya no recibe informes.
• El informe enviado aparece en Finanzas › Informes, como los demás, con su destinatario.

Pedir un informe#

1. Nuevo informe.
2. Tipo: Semanal (cualquier día lleva a su semana de lunes a domingo), Mensual o Anual (del 1 de enero al 31 de diciembre); la Semana, el Mes o el Año. El informe anual nunca se envía solo: hay que pedirlo.
3. Alcance: Actividad, Una propiedad (elegir la propiedad), Un cliente (elegir el cliente).
4. Idioma del informe (por defecto, el idioma de la conserjería).
5. Enviar a: hasta diez direcciones de email; el PDF se envía adjunto en cuanto está listo. Opcional.
6. Crear el informe: se prepara en unos segundos; la ficha se actualiza sola.

La ficha de un informe muestra la vista previa de los datos, Descargar el PDF y la Difusión (Margen incluido o no incluido, Idioma, Solicitado el, Generado el, Enviado a, Reenviar si el email no ha salido).

11.8 Ejemplos#

El final de una estancia. La familia Van Dijk deja la Villa Azur. La contable abre Nueva factura, elige el cliente, marca el alquiler y las tres cenas del chef, crea el borrador, ajusta el IVA de una línea y pulsa Emitir. El cliente había pagado un anticipo en línea: aparece en los cobros. Crea el enlace del saldo pendiente y lo envía por WhatsApp. El cliente paga esa misma tarde; la factura pasa sola a «Pagada».

Un presupuesto de estancia completa. Sofia prepara «Estancia de agosto en Marbella»: la villa, un barco el 12 de agosto, un chef el 14, con un anticipo del 30 % y una validez de diez días. Lo envía por WhatsApp. El cliente lo abre, lo acepta y paga el anticipo. Aparecen tres solicitudes de reserva en Reservas › Por validar: Sofia las confirma una a una después de comprobarlo con los proveedores.

El informe del propietario. En la ficha de la Villa Azur, Sofia ha marcado Enviar cada mes el informe al propietario. El 1 de septiembre por la mañana, el propietario recibe por email el informe de agosto: la ocupación, las estancias y los servicios vendidos, sin el margen de la conserjería ni el nombre de los clientes. Para un propietario angloparlante, Sofia también puede pedir a mano un informe «Una propiedad» en inglés, enviado a su dirección.

La rentabilidad de una villa y de un socio. En enero, el fundador abre Márgenes, elige Año 2026, Agrupar por › Villa y la base Cobrado: la Villa Azur ha generado 38.000 € de margen real y quedan 4.200 € pendientes de cobro de dos estancias de diciembre. Un clic en la línea muestra sus reservas una a una. Con Agrupar por › Categoría, los chefs privados superan a los traslados. El hotel Puente Romano, intermediario de tres clientes VIP al 10 % sobre la venta sin IVA, espera 6.300 €: en su ficha, la contable elige diciembre, marca las comisiones y pulsa Marcar pagadas el día de la transferencia. En Comisiones, marca las retrocesiones de diciembre de la empresa de alquiler de barcos y pulsa Marcar recibidas al recibir su transferencia.

Una factura que corregir. La contable se da cuenta de que una factura emitida lleva un número de noches incorrecto. La anula con el motivo «error en el número de noches»: se crea la factura rectificativa AV-2026-0004. Emite una nueva factura correcta y después pulsa Enviar por email para la factura y para la factura rectificativa.