El equipo, los roles y las cuentas de campo
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Cada persona de su equipo tiene su propia cuenta y un rol. El rol decide lo que ve y lo que puede hacer. Estos permisos los comprueba el servidor, no solo se ocultan en pantalla: un botón ausente no es una simple cuestión de visualización, la acción se rechazaría aunque se intentara por otro camino.
12.1 Los cinco roles
| Rol | En una frase |
|---|---|
| Propietario | Dirección: todo, incluidos los ajustes, las cuentas, las finanzas, la suscripción a Vetexis y el cierre de la conserjería. |
| Responsable | Responsable de operaciones: todo salvo el cierre de la conserjería, la suscripción a Vetexis y el nombramiento de un propietario; ve las finanzas. |
| Conserje | Operaciones completas (clientes, reservas, mensajería, agenda, catálogo, proveedores), sin costes, márgenes ni facturación. |
| Contabilidad | Facturación, cobros e informes; solo lectura en lo demás. |
| Campo | Sus misiones y su agenda, en el teléfono; ni precios, ni mensajería, ni lista de clientes. |
Lo que cada uno puede hacer, en detalle
| Propietario | Responsable | Conserje | Contabilidad | Campo | |
|---|---|---|---|---|---|
| Mensajería: leer | Sí | Sí | Sí | Sí | No |
| Mensajería: escribir, validar o modificar las respuestas retenidas | Sí | Sí | Sí | No | No |
| Reservas: crear, modificar, decidir | Sí | Sí | Sí | No (lectura) | Sus misiones: Empezar, Terminar |
| Forzar un plazo de antelación | Sí | Sí | No | No | No |
| Agenda del equipo | Sí | Sí | Sí | Sí | No (sus misiones y su agenda) |
| Clientes | Todo | Todo | Fichas, sin exportación ni borrado | Lectura | Los de sus misiones |
| Exportar o borrar un cliente | Sí | Sí | No | No | No |
| Catálogo: modificar | Sí | Sí | Sí | No | No |
| Proveedores | Todo | Todo | Sin condiciones ni comisión | No | No |
| Propiedades | Todo | Todo | Crear y modificar, sin la importación ni el enlace de calendario saliente | Lectura | Las de sus misiones |
| Códigos de acceso | Sí | Sí | Sí | No | Los días de su misión |
| Costes, comisiones, márgenes | Sí | Sí | No | Sí | No |
| Facturación, pagos, informes | Sí | Sí | No | Sí | No |
| Presupuestos | Sí | Sí | Sí | Lectura | No |
| Ajustes de la conserjería | Sí | Sí | No | No | No |
| Equipo: invitar, cambiar un rol | Sí | Sí | No | No | No |
| Nombrar a un propietario | Sí | No | No | No | No |
| Suscripción a Vetexis: pagar, cambiar, cancelar | Sí | No (lectura) | No | No (lectura) | No |
| Cerrar la conserjería | Sí | No | No | No | No |
Los avisos de pago en línea (recibido, reembolsado, disputado) se muestran a toda la oficina, pero solo los roles que tienen la facturación (propietario, responsable, contabilidad) ven el importe. El conserje ve «Pago en línea recibido.», sin importe; el personal de campo no recibe ninguno de estos avisos. El servidor quita el importe antes del envío: no es una simple cuestión de visualización.
Todo el mundo tiene Mi cuenta: perfil, seguridad, notificaciones, agenda.
12.2 Las cuentas de campo
Para quién: la limpieza, la recepción de clientes, los chóferes, el mantenimiento. Quienes hacen las misiones, no quienes las venden.
Lo que ven, en su teléfono:
- sus misiones, con la hora, la propiedad, el nombre de pila del cliente, el itinerario y un botón para llamarle;
- su agenda (y el enlace al calendario de su teléfono);
- los clientes y las propiedades de sus misiones (recientes, de los últimos 30 días, o próximas);
- los códigos de acceso de una propiedad solo los días de su misión (cada día en una misión de varios días);
- las notas internas (pueden escribirlas).
Lo que no ven: los precios, la mensajería, la lista completa de clientes, propiedades o proveedores, las solicitudes por validar, los calendarios importados de las propiedades, ningún dato financiero. Un cliente «discreto» les aparece con su nombre en clave. Una ficha fuera de su ámbito se comporta como si no existiera.
Por qué cuentas aparte. Una conserjería suele tener muchas personas sobre el terreno. Darles un acceso completo sería inútil y arriesgado; darles un acceso limitado, adaptado al teléfono, les simplifica el día y protege a sus clientes. Por eso también una cuenta de campo cuesta mucho menos que una cuenta completa: los planes incluyen más, y la opción «Cuenta de campo adicional» cuesta 5 € al mes, frente a 25 € de una cuenta completa (capítulo 14).
Los proveedores externos (un chef independiente, una empresa de alquiler de barcos) no son cuentas de campo: tienen su propio espacio, gratuito y sin plaza que pagar (capítulo 9).
12.3 La página Equipo
Dónde: Equipo en la barra lateral. Quién: propietario y responsables.
Los miembros, en una tabla: Miembro, Rol, WhatsApp, Puesto, Alertas, Último acceso, Miembro desde. Bajo la tabla, las plazas libres de su plan: «Plazas libres: 0 cuentas completas · 2 cuentas de campo».
El menú «…» de cada miembro (nunca en uno mismo):
- Cambiar el rol: efecto inmediato. Solo un propietario puede nombrar a un propietario. Pasar de un rol de campo a un rol completo (o al revés) ocupa una plaza del otro tipo.
- Modificar la ficha: Número de WhatsApp (en formato internacional: el asistente lo reconoce como un número del equipo, nunca como un cliente), Puesto («Responsable de villas», «Chófer»), Recibe las alertas (escalados, solicitudes urgentes y preguntas del asistente).
- Retirar del equipo: la persona pierde el acceso inmediatamente; sus acciones pasadas siguen en el historial. Sus misiones próximas (solicitadas, propuestas, confirmadas o en curso) quedan sin asignar: aparecen en la columna Sin asignar de la agenda y en la lista de riesgos de la tarde, y se avisa a los responsables («3 misiones de Marco por reasignar»).
Las invitaciones pendientes, con su fecha de caducidad y Revocar.
El registro de actividad: las cincuenta últimas acciones en la conserjería, cada una en una frase («Rol cambiado de Conserje a Responsable», «Invitación enviada (Campo)», «Reserva confirmada», «Factura emitida», «Ajustes modificados: Asistente, Idiomas de los clientes», «Contraseña cambiada»), con su autor y su fecha. Los registros automáticos y repetitivos (el reloj de las reservas cada cinco minutos, el archivo de un PDF, la subida de un archivo ya anotado en otro lugar) no aparecen. Mostrar todo lo despliega.
12.4 Invitar a un miembro
- Invitar (en la parte superior de la página).
- Dirección de correo y Rol. Cada rol se describe e indica si ocupa una cuenta completa o una cuenta de campo. A un propietario no se le invita: invite a la persona y después promuévala desde la lista.
- Enviar la invitación: la persona recibe un email con un enlace válido siete días. Una nueva invitación a la misma dirección sustituye a la anterior.
- Al abrir el enlace, ve «Unirse a Riviera Conciergerie» y el rol propuesto, y crea su cuenta (su nombre, después contraseña y código recibido por email) o inicia sesión si ya tiene una. La invitación debe aceptarse con la dirección a la que se envió.
¿No quedan plazas? La pantalla lo dice antes del envío en lugar de después de un rechazo: «Su plan Pro incluye 5 cuentas completas, ya ocupadas. Una persona que solo hace misiones puede invitarse como cuenta de campo.», con las salidas posibles: la opción de cuenta adicional o un plan superior (que solo el propietario puede contratar). Las invitaciones pendientes cuentan en las plazas.
Después de la llegada de un miembro: pídale que registre su Número de WhatsApp en Ajustes › Perfil: recibirá sus misiones y las solicitudes por validar (según su rol) y podrá usar la consola de WhatsApp (capítulo 4).
12.5 Ajustes › Equipo
Dónde: Ajustes › Equipo. Quién: propietario y responsables.
- Miembros: el recuento («4 cuentas completas · 2 cuentas de campo») y Gestionar los miembros (la página Equipo).
- Quién recibe las solicitudes por validar: Los responsables, El miembro asignado o Todo el equipo (capítulo 4).
- Roles: lo que cada rol puede y no puede hacer, en palabras sencillas, y la explicación de las cuentas de campo.
12.6 Varias conserjerías (Red)
Con el plan Red, un propietario puede gestionar hasta tres conserjerías con una misma suscripción: menú de la conserjería (arriba a la izquierda) › Añadir una conserjería. La nueva toma la zona horaria, el país y el idioma de la actual (modificables después); hay que conectar su número de WhatsApp y montar su catálogo. Las cuentas del equipo se cuentan por conserjería; los números de WhatsApp y los mensajes se comparten entre las conserjerías de la suscripción. Se pasa de una a otra con Cambiar de conserjería. Una conserjería cubierta por el plan Red de otra gestiona su suscripción desde la que paga.
12.7 Ejemplos
Un equipo pequeño. Sofia (propietaria), Marco (responsable), Lucas (conserje), Inès (contabilidad, dos días por semana), Ana y Diego (campo: limpieza y chófer). En Pro: 4 cuentas completas de 5, 2 cuentas de campo de 10.
Un temporero. En julio, Sofia invita a un chófer adicional con una cuenta de campo. A finales de agosto, lo retira del equipo: su historial se conserva y su plaza queda libre.
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