Empezar con Vetexis

Este capítulo le acompaña desde la creación de la cuenta hasta el primer mensaje al que responde el asistente. También presenta la interfaz, la pantalla de inicio y la guía de inicio.

1.1 Las palabras que conviene conocer#

1.2 Crear su cuenta: el alta#

El alta se hace en la página /inscription de la aplicación (el sitio web remite a ella, a menudo con el plan ya elegido). Consta de ocho pasos. Un indicador «Paso X de 8» le sitúa, y puede salir y volver: el alta se reanuda donde la dejó.

Por qué está diseñado así. No hay prueba gratuita: el primer periodo se paga en el alta. Para probar antes de comprar, Vetexis ofrece una demostración pública completa (vea el capítulo 16). Los cinco primeros pasos son obligatorios y van en orden; los tres últimos (WhatsApp, catálogo, puesta en marcha) pueden hacerse más tarde.

Paso 1: «Su cuenta»#

1. Introduzca su Dirección de correo y elija una Contraseña (al menos 10 caracteres, escrita dos veces). Una frase fácil de recordar es una buena contraseña.
2. Haga clic en Recibir mi código.
3. Recibirá un código de seis cifras por correo electrónico. Es válido durante diez minutos. Recuerde mirar en la carpeta de correo no deseado.
4. Introduzca el código y después Continuar.

El código demuestra que la dirección es realmente suya. Al continuar, acepta las condiciones de uso de Vetexis.

Paso 2: «Su conserjería»#

Bastan tres datos:

• Su nombre (nombre y apellidos);
• Nombre de la conserjería (por ejemplo «Villa Concierge Marbella»);
• País.

La zona horaria se lee en su navegador y se muestra en una línea («Zona horaria: Europe/Madrid»). Haga clic en Modificar solo si es incorrecta. Es esencial: todas las horas de la aplicación, los recordatorios y la planificación se basan en ella.

Haga clic en Continuar: la conserjería se crea y usted pasa a ser su propietario.

Paso 3: «Plan»#

Elija su plan (Esencial, Pro o Red), mensual o anual (el año regala dos meses). Pro es el recomendado y viene elegido de antemano. Debajo del plan elegido aparece la lista de lo que incluye. El detalle de los planes está en el capítulo 14.

¿Más de tres conserjerías o necesidades particulares? El enlace Oferta a medida abre una solicitud de llamada, sin pago.

Paso 4: «Su empresa»#

Vetexis está reservado a profesionales. Indique la razón social, el país y el número de IVA intracomunitario (comprobado automáticamente en la Unión Europea) o el identificador fiscal fuera de la Unión Europea. Estos datos figuran en las facturas que Vetexis le envía. Se exigen antes de cualquier pago.

Paso 5: «Pago»#

Pueden ofrecerse dos medios de pago:

• Transferencia bancaria: no hay que introducir ninguna tarjeta. El botón Recibir la factura emite la factura del primer periodo, enviada por correo electrónico con el IBAN y la referencia que debe indicar. Aparece una pantalla «Su factura está lista» con los datos de la transferencia y un código QR que puede leer la aplicación de su banco. Su cuenta se abre automáticamente al recibir la transferencia (una transferencia SEPA suele llegar en un día hábil). También puede pagar esta factura con tarjeta para empezar de inmediato.
• Tarjeta bancaria: Continuar al pago abre una página de pago segura. El primer periodo se cobra de inmediato y después en cada vencimiento.

Si sale de la página de pago, no se cobra nada y puede retomarlo cuando quiera.

Por qué. El principio adoptado es que se paga antes de usar el servicio. Con transferencia, el acceso se abre por tanto al recibir los fondos, y la conciliación se hace sola gracias a la referencia.

Paso 6: «WhatsApp»#

Vincule el número que sus clientes ya conocen (vea el apartado 1.6). Este paso es opcional: Lo haré más tarde pasa al siguiente. El asistente no podrá responder mientras no haya ningún número vinculado.

Paso 7: «Su catálogo»#

El asistente solo propone lo que está en el catálogo: empezar con tres o cuatro líneas correctas es mejor que un catálogo vacío. Vetexis le propone una lista única de servicios de partida, la misma para todas las conserjerías, cada uno con un precio y una unidad que puede ajustar:

Son solo órdenes de magnitud para empezar.

• Marque lo que ofrece y desmarque el resto.
• Ajuste la unidad (tarifa fija, por persona, la hora, la media jornada, el día, la noche, bajo presupuesto) y el precio de venta.
• Un precio vacío o la unidad «bajo presupuesto» crea un servicio bajo presupuesto: el asistente no anunciará ningún precio y pedirá al equipo que lo calcule.
• ¿Su catálogo ya está en una hoja de cálculo? Importar un archivo (CSV o Excel).

Haga clic en Añadir N servicios, o en Lo haré más tarde. Todo se puede retocar después en el catálogo (capítulo 8).

Paso 8: «Puesta en marcha»#

Un último vistazo: WhatsApp vinculado o no, número de servicios, suscripción. Haga clic en Activar el asistente.

Una conserjería nace con el asistente apagado: no responde a nadie mientras usted no lo active, para evitar que hable con sus clientes antes de que su catálogo esté listo. Si WhatsApp aún no está vinculado, el asistente está preparado y empezará a responder en cuanto lo esté el número.

Llega entonces al inicio, con un aviso «El asistente está activo» y la guía de inicio abierta.

1.3 Iniciar sesión#

El inicio de sesión se hace en dos tiempos (vea el capítulo 15):

1. Página /connexion: Dirección de correo y Contraseña, y después Continuar.
2. Recibirá un código de seis cifras por correo electrónico: introdúzcalo y después Iniciar sesión.
3. Si ha activado la doble autenticación, una tercera pantalla le pide el código de su aplicación de autenticación (o un código de respaldo).

«¿Olvidó su contraseña?» envía un código para elegir una nueva. Un miembro invitado que aún no tiene contraseña sigue el mismo camino. La sesión permanece abierta 30 días, y se prolonga con cada uso.

1.4 La interfaz de un vistazo#

En el ordenador#

La barra lateral, a la izquierda, se pliega con la pestaña situada en su borde derecho.

• Arriba, el nombre de la conserjería. Su menú da acceso a Mi cuenta, Notificaciones, Seguridad de la cuenta, Uso, Ajustes, al cambio de conserjería, a Añadir una conserjería (Red) y a Cerrar sesión.
• Las entradas del día a día: Inicio, Mensajería, Agenda (la planificación del equipo), Mi agenda, Reservas, Clientes (y Misiones para una cuenta de campo).
• Accesos directos: las fichas que ha abierto recientemente (un cliente, una propiedad, un proveedor), para volver a ellas con un clic.
• Gestión: el grupo Catálogo (Servicios, Proveedores, Propiedades), el grupo Finanzas (Facturación, Presupuesto, Márgenes, Comisiones, Intermediarios, Informes) y Equipo.
• Abajo, para la dirección: el estado de WhatsApp («WhatsApp conectado», «WhatsApp desconectado»…) y «Asistente en pausa» cuando lo está.

Cada persona solo ve las entradas permitidas para su rol (capítulo 12). Una entrada reservada a un plan superior sigue visible con una pequeña etiqueta: la página explica lo que aporta, en lugar de desaparecer.

La barra superior, de izquierda a derecha:

• La búsqueda: un campo «Buscar». La tecla «/» o Ctrl K (⌘ K en Mac) lleva a él. Encuentra clientes, reservas, propiedades, servicios, proveedores, facturas, páginas y ajustes. Los filtros aceleran la búsqueda: cliente:Laurent, reserva:#47, factura:F-2026, tel:+34 600, fecha:12/03/2026, estado:confirmada, propiedad:Villa, servicio:chef, proveedor:Rossi.
• Integraciones (el cuadrado, para la dirección): WhatsApp, Calendarios, Pago en línea, Asistente, Automatizaciones.
• Ayuda (el signo de interrogación): Centro de ayuda (esta guía, abierta en el idioma de su pantalla: francés, inglés o español), Escribir al soporte («Atención prioritaria» con Pro y Red), Guía de inicio.
• La campana: su centro de notificaciones (capítulo 13, sección 13.3).
• El engranaje: los Ajustes.
• El «+»: crear con un clic una Nueva reserva, un Nuevo cliente, una Nueva propiedad, un Nuevo servicio o una Nueva factura, según lo que permita su rol.

Cada página de lista tiene un solo botón principal («Nueva reserva», «Añadir un cliente»…). Las demás acciones (importar, exportar, ajustes de esa página) están en el menú «…».

En el teléfono#

La aplicación se instala en la pantalla de inicio del teléfono. Una barra de pestañas abajo ofrece Inicio, Mensajes, Agenda, Reservas y Más. Un pequeño punto en una pestaña indica algo pendiente (mensajes sin leer, solicitudes por validar); el punto en Más indica una entrada de la hoja que tiene un contador. La hoja Más ofrece, para la dirección, el estado de WhatsApp y «Asistente en pausa» cuando lo está, y después sus accesos directos, el resto de la navegación, la Ayuda (Centro de ayuda, Escribir al soporte), la apariencia, el idioma y el cierre de sesión. Para una cuenta de campo: Inicio, Misiones, Agenda, Clientes y Más.

Idioma y apariencia#

La interfaz existe en francés, inglés y español. Cada persona elige su idioma y su tema (Claro, Oscuro, Sistema) en Ajustes › Perfil. Los mensajes de WhatsApp y los correos enviados a un miembro se envían en su idioma.

1.5 El inicio#

El inicio solo muestra cifras y curvas, sin listas de tareas pendientes.

«¡Qué alegría volver a verle!», con dos enlaces: sus reservas por validar y los ajustes.

«Hoy»: una curva hora a hora comparada con ayer, a elegir en un pequeño menú (mensajes de clientes, solicitudes recibidas, ventas confirmadas para quien ve las finanzas). A la derecha, tres cifras con su enlace Ver:

• Por validar: las solicitudes que esperan una decisión del equipo;
• Servicios de hoy: lleva a la planificación del día;
• Conversaciones sin respuesta: lleva a la mensajería.

«Resumen»: gráficos sobre el periodo elegido (Últimos 7 días, Últimas 4 semanas, Últimos 3 meses, Últimos 12 meses), por día, por semana o por mes, comparados con el periodo anterior (se puede desactivar con Comparar). Seis indicadores, según el rol:

• para quien ve las finanzas (propietario, responsable, contabilidad): Ventas confirmadas, Cobrado, Reservas confirmadas, Solicitudes recibidas, Mensajes de clientes, Respuestas del asistente;
• para los demás: Reservas confirmadas, Solicitudes recibidas, Mensajes de clientes, Respuestas del asistente, Clientes nuevos, Servicios realizados.

Los importes nunca se envían a un rol que no tiene acceso a las finanzas. Cada título lleva a la lista que detalla la cifra.

Para una cuenta de campo, el inicio es distinto: una frase («Tiene 3 misiones hoy y 2 estancias están en curso»), Mis misiones de hoy, Estancias en curso y Esta semana (pendientes, confirmadas, en curso, terminadas).

1.6 Vincular WhatsApp#

Quién puede hacerlo: el propietario y los responsables (permiso «ajustes»). Dónde: paso WhatsApp del alta, o Ajustes › WhatsApp.

El principio#

Vetexis se vincula a WhatsApp mediante la conexión oficial de Meta (la empresa que edita WhatsApp). No hay ningún código QR que escanear. Sus clientes siguen escribiendo al mismo número, y el asistente les responde desde ese número.

Paso a paso#

1. Tenga a mano el teléfono del número que va a vincular.
2. Haga clic en Vincular mi número.
3. Vetexis pregunta ¿Qué número quiere vincular?:
   • Ya uso WhatsApp Business en mi teléfono: el número sigue en la aplicación WhatsApp Business. Usted sigue escribiendo desde el teléfono, y seis meses de historial llegan a Vetexis. Sus conversaciones existentes se recuperan, las fichas de clientes se redactan y su forma de escribir se analiza a partir de sus mensajes reales.
   • Un número que aún no está en WhatsApp: un número nuevo, verificado por SMS o por llamada, que solo sirve para Vetexis.
4. Continuar con Facebook abre la ventana oficial de Meta: inicie sesión en Facebook, elija el número y confirme.
5. Aparece el mensaje «El número está vinculado.».

Si Meta lo rechaza, un recuadro lo explica («Meta no ha podido vincular el número»), con el mensaje de Meta, una referencia que puede dar al soporte, Reintentar y Escribir al soporte.

Varios números#

Una conserjería puede vincular varios números, dentro del límite de su plan (1 en Esencial, 2 en Pro, 3 en Red, más la opción «Número de WhatsApp adicional»). Ejemplo: un número «Villas» y un número «Yates». Cambiar el nombre da a cada número un nombre que etiqueta las conversaciones en la mensajería (sus clientes no lo ven). Una sola mensajería los reúne, y cada cliente recibe las respuestas desde el número al que escribió.

Lo que muestra cada número#

Número, Nombre visible, Calidad (Buena, Media, Baja, Aún sin evaluar, tal como la mide WhatsApp), Límite de envío (solo cuenta los clientes a los que usted contacta primero; responder nunca está limitado), Conectado desde. Volver a conectar aparece cuando Meta ha cortado la conexión. Desconectar está en la «Zona sensible» al final de la página: el asistente deja de recibir los mensajes de ese número, su aplicación WhatsApp Business sigue funcionando y todo lo registrado se conserva.

La regla de las 24 horas y las plantillas de mensajes#

WhatsApp impone una regla: durante las 24 horas que siguen al último mensaje de una persona, se le puede escribir libremente. Pasado ese plazo, solo puede enviarse una plantilla de mensaje aprobada de antemano por Meta, que cuesta unos céntimos a la cuenta de WhatsApp de la conserjería.

Vetexis ha preparado estas plantillas por usted, en los idiomas de sus clientes: recordatorio la víspera, seguimiento al día siguiente, seguimiento de presupuesto, enlace de pago, respuesta del equipo, alerta al equipo, solicitud por validar, misión propuesta a un proveedor, aviso a un proveedor. La sección Plantillas de mensajes resume su estado en Meta en una línea («Mensajes listos», «Mensajes en revisión por Meta», o «Meta ha rechazado algunos mensajes» con los usos afectados). Vetexis vuelve a comprobar por sí mismo las plantillas pendientes: no hay nada que hacer.

En concreto, si un cliente no ha escrito desde hace más de 24 horas y su equipo le responde, Vetexis le envía la plantilla «respuesta del equipo»: «Hola, tengo una respuesta sobre su solicitud. Toque el botón de abajo para verla.» En cuanto toca Ver la respuesta o escribe, se envía el mensaje real.

Cuando la conexión se corta#

Un aviso rojo «WhatsApp desconectado» (o «Un número de WhatsApp está cortado: Yates») aparece en la parte superior de cada página para la dirección, con Volver a conectar. No se cierra: mientras WhatsApp esté cortado, el asistente no recibe nada. Las situaciones «que vigilar» (calidad baja, plantilla rechazada) se muestran en los ajustes y dan lugar a un correo a los responsables.

1.7 La guía de inicio#

No hay visita guiada. En su lugar, una pequeña tarjeta flotante abajo a la derecha de la pantalla, la Guía de inicio, enumera lo que queda por hacer. Está reservada a la dirección (propietario y responsables), en el ordenador. No aparece ni en el teléfono, ni en la mensajería (taparía el botón de envío), ni en la demostración. También se oculta mientras hay una ventana abierta (la vista previa de un PDF, por ejemplo) o mientras un cambio de ajustes espera a guardarse, para no ocultar nunca el botón Guardar.

Ordena las tareas en tres grupos:

Una barra de progreso indica en qué punto está. Las tareas se marcan solas, según el estado real de la conserjería: nada se marca a mano. Un grupo terminado aparece tachado. Un clic en una tarea lleva al lugar donde hacerla.

La tarjeta puede ampliarse, reducirse (muestra entonces «Siguiente paso: …») o cerrarse. Una vez cerrada, solo vuelve desde el menú Ayuda › Guía de inicio (el signo de interrogación de la barra superior). Desaparece por sí sola cuando todo está hecho.

1.8 Los primeros días: un ejemplo#

Sofía dirige una conserjería en Marbella.

1. El lunes por la mañana se da de alta en el plan Pro, paga por transferencia y su cuenta se abre el martes al recibirse los fondos.
2. Vincula su número de WhatsApp Business: llegan seis meses de conversaciones y las fichas de sus clientes habituales se completan.
3. Importa su catálogo desde su hoja de cálculo (villas, chef, barco, traslados), añade las fotos del barco y marca Solo clientes nuevos en los ajustes del asistente para seguir atendiendo ella misma a sus clientes habituales los primeros días.
4. Invita a Marco (conserje) y a dos cuentas de campo para la limpieza, y después activa el asistente.
5. Esa misma noche, un cliente neerlandés escribe en inglés para pedir un chef el sábado para seis personas. El asistente responde en inglés que lo está mirando, crea la solicitud, y Sofía recibe en su WhatsApp personal la solicitud con los botones Validar, Rechazar, Responder.