El catálogo de servicios

El catálogo es lo que usted vende: villas, chefs, barcos, traslados, bienestar, cuidado de niños, limpieza, compras, excursiones, veladas, restaurantes, vuelos privados, seguridad. Es también la única fuente del asistente: solo propone lo que figura en él, al precio que figura en él. Un catálogo correcto y bien descrito da un asistente correcto.

Quién tiene acceso: propietario, responsables y conserjes lo ven y lo modifican (permiso «modificar el catálogo»); los costes, la comisión y el margen solo son visibles y modificables con acceso a las finanzas (propietario, responsable, contabilidad) y con el plan Pro o Red. Contabilidad y el personal de campo no tienen la entrada Servicios en la barra lateral.

Dónde: Catálogo › Servicios en la barra lateral.

8.1 La lista#

• Pestañas Activas, Inactivos, Todas.
• Filtros predefinidos por categoría (Villa, Chef privado, Traslado, Barco, Bienestar, Cuidado de niños, Limpieza, Compras, Excursión, Noche, Restaurante, Vuelo privado, Seguridad, Otro).
• Búsqueda por nombre o descripción; Filtro por proveedor o por propiedad.
• Columnas: Nombre (con la miniatura de la primera foto, o el icono de la categoría), Categoría, Tarifas (la primera línea de precio), Proveedor, Antelación. Las etiquetas «Inactivo» y «Oculto para el asistente» señalan lo que el asistente no propone.
• Menú «…»: Importar (CSV o Excel) y, para quien gestiona la facturación, Ajustes de esta página.

Desde una ficha de proveedor o una ficha de propiedad, Ver en el catálogo abre la lista ya filtrada.

8.2 Crear un servicio#

1. Nuevo servicio.
2. Nombre («Barco Sunseeker 60»), Categoría, Proveedor (o «Ninguno (servicio propio de la conserjería)»).
3. Crear el servicio: se abre la ficha para completar las tarifas.

8.3 La ficha de un servicio#

La ficha es un editor: usted modifica y después pulsa un único Guardar al final de la página.

Servicio#

• Nombre, Categoría, Proveedor.
• Propiedad: para un servicio propio de una propiedad (la villa en sí, su chef de la casa). Un servicio vinculado a una propiedad deja de estar disponible automáticamente para el asistente los días en que la propiedad está reservada en Airbnb, Booking.com o Vrbo (capítulo 10).
• Descripción: lo que el asistente puede decir del servicio («Sunseeker de 60 pies, patrón y combustible incluidos, salida desde Puerto Banús, hasta 10 personas»). Es esencial: sin ella, el asistente no puede decir qué incluye el servicio, y su revisión consideraría «inventado» lo que en realidad es cierto.

Atributos#

Lo que el cliente puede saber, en pares breves: «capacidad: 10 personas», «patrón: incluido», «dormitorios: 5». El asistente lee los cuatro primeros. Añadir un atributo.

Tarifas#

Una línea por unidad de venta: la noche, la semana, el día, la media jornada, la hora, por persona, tarifa fija, bajo presupuesto. Para cada línea:

• Precio de venta (€): lo que paga el cliente;
• Descuento %: un descuento comercial que se puede mostrar, ya aplicado al precio anunciado;
• con acceso a las finanzas: Coste (€) (lo que usted paga) y el Margen, calculado sobre el precio con descuento.

Un servicio puede tener varias líneas: una villa a 620 € la noche y 3.510 € la semana. El asistente siempre anuncia el precio con su unidad («620 € la noche»), propone la unidad que corresponde a la necesidad y señala la más ventajosa (una semana suele salir más barata que siete noches).

Sin ninguna línea, o con la unidad bajo presupuesto, el asistente no anuncia ningún precio: recoge la necesidad y pide al equipo que lo calcule.

En Esencial, una línea recuerda que los costes, la comisión y el margen están disponibles con Pro.

Temporadas#

«Del 15 de junio al 15 de septiembre, ×1,4»: un Nombre («Temporada alta»), las fechas Desde y Hasta en formato MM-DD (06-15), y un Multiplicador (entre 0,1 y 10), aplicado al precio de venta. Las fechas se leen en la zona horaria del lugar. Sin temporada, el mismo precio todo el año. Por noche y por día, cada noche toma la temporada de su propia fecha: una estancia que empieza antes de la temporada alta y termina durante ella se cuenta noche a noche. La semana, la hora, la persona y la tarifa fija toman la temporada del primer día. La vista previa del precio de una nueva reserva aplica la misma regla.

Reglas de reserva#

• Antelación mínima (horas): por debajo, el asistente se lo dice al cliente y propone la primera fecha posible; una reserva registrada por el equipo se rechaza, salvo «Forzar» por parte de un responsable.
• Duración por defecto (minutos): para la planificación («Es decir, 4 h.»). Vacío: sin duración fija (una hora por defecto).
• Zona horaria del lugar: si el servicio tiene lugar en otro sitio distinto de la conserjería (una isla, otro país). Por defecto, la de la conserjería.
• Comisión (%) (con las finanzas): propia del servicio; si está vacía, se aplica la del proveedor.
• Anticipo solicitado (%): un porcentaje entero entre 0 y 100, calculado sobre el precio con IVA, propuesto al crear el enlace de anticipo de una reserva de este servicio (por ejemplo 50 % para una villa, 100 % para un vuelo privado). Vacío: se aplica el anticipo por defecto de Ajustes › Pago en línea (capítulo 11, sección 11.5).
• Visible para el asistente: puede proponerlo a los clientes y enviar sus fotos. Si se desmarca, el equipo puede seguir reservándolo pero el asistente lo ignora (útil para un servicio confidencial o en preparación).
• Activa: si se desactiva, sigue en el catálogo sin que se pueda reservar.

Fotos (columna derecha)#

Se añaden recortadas en formato 3:2, con orden, pie de foto y opción de quitarlas. El asistente envía las primeras fotos (tres como máximo) cuando propone el servicio y el cliente quiere verlo o duda. El catálogo le indica «fotos disponibles».

Indisponibilidades (columna derecha)#

Periodos en los que el servicio no se vende: Añadir (Inicio, Fin, Motivo: «Barco en varadero»), en las horas de la zona horaria del servicio. El asistente rechaza por sí mismo estos periodos y propone otra cosa del catálogo. Una reserva registrada por el equipo en esa franja se rechaza.

Archivar#

Menú «…» › Archivar el servicio: desaparece del catálogo y del asistente; las reservas pasadas lo conservan. Un servicio archivado sigue pudiendo consultarse desde una reserva, en modo lectura, con Reactivar (vuelve inactivo: actívelo cuando esté listo).

8.4 Cómo lee el asistente el catálogo#

El asistente recibe, en cada respuesta, el catálogo de los servicios activos, visibles y no archivados, ordenado por categoría y después por proveedor, con el proveedor principal en primer lugar. Un proveedor marcado «De reserva» se señala como tal: el asistente solo lo propone si nada más encaja. Para cada servicio: su precio de venta por unidad, su descripción, sus atributos, su antelación, «fotos disponibles», sus indisponibilidades próximas y las fechas ocupadas de la propiedad vinculada.

Nunca ve un coste, un margen ni una comisión.

Junto al catálogo, también lee las fichas de las propiedades (dormitorios, capacidad, equipamiento, descripción: capítulo 10). Le sirven para describir una propiedad; el precio y la reserva de un alquiler pasan siempre por el servicio del catálogo.

Consecuencias prácticas:

• lo que no está en el catálogo, el asistente no lo promete ni lo rechaza: pregunta al equipo;
• una información práctica que los clientes preguntan a menudo («¿patrón incluido?», «¿desde qué puerto se sale?») conviene que figure en la descripción o en los atributos;
• cuando el cliente dice «el barco», el asistente entiende el servicio del proveedor principal de la categoría.

8.5 Importar un catálogo#

¿Su catálogo está en una hoja de cálculo? Menú «…» › Importar (o, durante el alta, Importar un archivo). La importación se hace en cuatro pasos:

1. Archivo: CSV o Excel (.xlsx), 5 MB y 5.000 filas como máximo. Se reconocen los nombres de columnas en francés, inglés o español. Se ofrecen plantillas en blanco.
2. Columnas: cada campo frente a la columna propuesta, con los primeros valores; los campos obligatorios están marcados.
3. Verificación: una prueba sin escribir nada (filas listas, con advertencia, rechazadas y sus motivos), y la elección para las fichas ya existentes: Actualizar las fichas existentes o Ignorarlas. Una celda vacía nunca borra una información ya registrada.
4. Terminado: lo que se ha creado, actualizado, ignorado, rechazado, y Descargar las filas que corregir. Volver a importar el archivo corregido no crea duplicados.

No se escribe nada antes del botón Importar. La misma herramienta sirve para los clientes, los proveedores y las propiedades.

8.6 Ejemplos#

Una villa por noche y por semana. «Alquiler Villa Azur», categoría Villa, propiedad Villa Azur, dos líneas: 620 € la noche, 3.510 € la semana; temporada «Temporada alta» del 06-15 al 09-15 ×1,4; antelación 48 h; atributos «dormitorios: 5», «piscina: climatizada». Cuando un cliente pide la villa para diez noches en julio, el asistente no calcula ningún total: dice que mira las fechas y crea la solicitud. El precio fijado de la reserva aplica la temporada.

Un chef bajo presupuesto. «Chef con estrella a domicilio», unidad bajo presupuesto. A «¿cuánto cuesta?», el asistente responde que el menú se elabora a medida, pregunta la fecha y el número de comensales, y lo transmite al equipo.

Un barco en varadero. El Riva no está disponible del 3 al 10 de marzo. Sofía añade la indisponibilidad. Una salida ya confirmada el 4 de marzo no se cancela, pero la pantalla le avisa de inmediato («Atención: reservas ya confirmadas en este periodo (#31). No se cancelan.»): le corresponde a ella avisar al cliente o encontrar otro barco. A un cliente que pide el Riva el 5 de marzo se le propone el Sunseeker.