Las propiedades y sus calendarios

Una propiedad es una villa, un apartamento, un ático o un yate que usted gestiona o alquila. Su ficha reúne sus fotos, su información, su propietario, sus contactos técnicos, sus códigos de acceso (cifrados) y sus calendarios de Airbnb, Booking.com o Vrbo.

Quién tiene acceso:

Dónde: Catálogo › Propiedades en la barra lateral.

10.1 La lista de propiedades#

Una tabla, una fila por propiedad: miniatura de la foto de portada, Propiedad, Ciudad, Tipo (Villa, Apartamento, Ático, Yate, Otro), Códigos de acceso («Configurados»), Dormitorios, Capacidad. Búsqueda por nombre o ciudad; filtro Activos o Archivados. Menú «…»: Importar (responsables y propietario).

Nueva propiedad: el Nombre de la propiedad, el Tipo y la Ciudad bastan para empezar; las fotos, el equipamiento y los códigos se completan en la ficha.

10.2 La ficha de una propiedad#

Encabezado: nombre, Modificar, y el menú «…»: Archivar la propiedad (sale de la lista y de las opciones de estancia; sus fotos, códigos e historial se conservan intactos) o Reactivar la propiedad.

La galería al principio de la ficha: las fotos, la primera sirve de portada.

Columna principal:

• Información (lo que el equipo y el asistente saben del lugar): Tipo, Dormitorios, Baños, Capacidad, Equipamiento (en etiquetas: piscina climatizada, gimnasio, jacuzzi), Descripción (el texto que el asistente puede usar para presentar la propiedad), Particularidades solo para el equipo («el aire acondicionado del salón se apaga a las 22:00», «portón lento al abrirse»).
• Dirección y zona horaria: calle, código postal, ciudad, región, país, Indicaciones de acceso («portón verde después de la rotonda»; nunca un código aquí, los códigos tienen su caja fuerte), Zona horaria (un servicio «en la villa» se lee en esta zona horaria; por defecto, la de la conserjería).
• Propietario: nombre, teléfono, email. Nunca se comunica a los clientes. Con Pro y Red, la casilla Enviar cada mes el informe al propietario envía automáticamente, el día 1 de cada mes, el informe del mes anterior al email del propietario («Informe mensual: Enviado el día 1 de cada mes» en la ficha). Requiere el email del propietario; si se quita el email, el envío se desactiva. Más detalles en el capítulo 11, sección 11.7.
• Contactos técnicos: piscinero, jardinero, electricista, cada uno con su función, su nombre, su teléfono y su email. A quién llamar cuando algo no funciona.
• Calendarios (10.4).

Columna derecha:

• Códigos de acceso (10.3).
• Servicios vinculados: el alquiler de la villa, su chef habitual, su limpieza, vinculados desde el catálogo; Ver en el catálogo.

Modificar abre un panel con todo el formulario; solo se guardan los campos modificados.

Sobre el asistente. El asistente lee la ficha de cada propiedad activa: su nombre, su ciudad, su tipo, el número de dormitorios y de baños, la capacidad, el equipamiento y la descripción. La usa para responder a «¿cuántos dormitorios tiene?» o «¿la piscina está climatizada?», con las palabras de la descripción, sin añadir nada. Para un cliente en plena estancia, la propiedad de su estancia va primero. Nunca lee los códigos de acceso, las indicaciones de acceso, la dirección exacta, el propietario, los contactos técnicos ni las particularidades, que quedan para el equipo.

La ficha describe la propiedad; no dice si está libre ni cuánto cuesta. El precio y las fechas pasan por el servicio de alquiler vinculado a la propiedad en el catálogo (capítulo 8), y una solicitud de fechas sigue siempre el camino habitual: el asistente lo mira, el equipo lo comprueba.

10.3 Los códigos de acceso#

Portón, Puerta, Alarma, Caja fuerte, Red wifi, Contraseña del wifi, Notas.

• Los códigos están cifrados en reposo en la base de datos. Cada consulta y cada modificación queda registrada.
• El bloque está bloqueado por defecto. Mostrar los muestra durante 60 segundos y después se ocultan solos. Copiar junto a cada uno. Nunca se guardan en la memoria del dispositivo.
• Modificar lee primero los códigos actuales (lectura también registrada), para no borrar nada por descuido. Borrar todo vacía la caja fuerte.
• Quién: permiso «códigos de acceso» (propietario, responsables, conserjes). El personal de campo solo los ve desde sus misiones, cada día que cubre la misión (capítulo 6). La contabilidad no los ve.

El asistente no conoce los códigos. Si se los piden, acusa recibo y plantea una pregunta prioritaria al conserje. Ni siquiera sabe cuándo ni cómo los transmite usted: es intencionado.

Cada lectura aparece en Ajustes › Privacidad › Registro de accesos («Códigos de acceso consultados»).

10.4 Los calendarios de Airbnb, Booking.com y Vrbo#

Función de Pro y Red (sincronización de calendarios). En Esencial, lo que ya existe sigue visible y se puede retirar, pero no se añade ni se sincroniza nada.

Si una propiedad también se alquila en otras plataformas, las fechas ocupadas allí deben bloquear las suyas, y al revés. Vetexis lo hace en ambos sentidos, con el formato estándar iCal.

Importar las fechas de una plataforma#

1. En la plataforma, copie la dirección «Exportar calendario». En Airbnb: Calendario › Disponibilidad › Conectar calendarios › Exportar calendario. En Booking.com: Tarifas y disponibilidad › Sincronizar calendarios.
2. En la ficha de la propiedad, sección Calendarios, Añadir un calendario: un Nombre («Airbnb») y la Dirección del calendario (iCal).
3. Añadir y sincronizar: la primera lectura se hace al momento.

Después, Vetexis vuelve a leer cada calendario cada 30 minutos, y cuando usted quiera con Sincronizar. Cada lectura sustituye las fechas de ese calendario por las del archivo: una reserva cancelada en Airbnb desaparece, una reserva cambiada de fecha se mueve, nada se duplica. Las estancias introducidas a mano nunca se tocan. Diez calendarios como máximo por propiedad.

Lo que ve:

• una franja de las próximas ocho semanas: días ocupados en gris, solapamientos en rojo, el día de hoy marcado;
• los solapamientos con una estancia introducida en Vetexis o una reserva de villa, que el equipo debe resolver («Familia Van Dijk (estancia introducida aquí, 3 → 10 de agosto) se solapa con Airbnb (5 → 8 de agosto).»), con Ver la ficha;
• cada calendario y el estado de su última sincronización, dicho con calma: «Sincronizado hace 12 min · 4 periodos reservados», o «Última sincronización hace 2 h, error: dirección inaccesible»;
• las Próximas fechas ocupadas.

El menú «…» de un calendario ofrece Pausar (sus fechas dejan de contar), Reanudar y Retirar el calendario (sus fechas desaparecen de la planificación).

En caso de errores repetidos (tres seguidos, es decir, una hora y media), se envía una alerta una sola vez al equipo por WhatsApp, hasta la siguiente sincronización correcta.

No se guarda ningún nombre de viajero: los archivos iCal de las plataformas solo sirven para saber qué días están ocupados.

Lo que cambian las fechas importadas#

• En la planificación, aparecen como barras grises «Villa Azur · Reservado en Airbnb», distintas de sus reservas (capítulo 6).
• Para el asistente, un servicio vinculado a esta propiedad no está disponible esos días: no lo propone.

Exportar sus fechas a las plataformas#

Sección Enlace para sus plataformas (responsables y propietario): Crear la dirección, después Copiar y péguela en Airbnb, Booking.com o su programa de gestión. Las estancias y reservas introducidas en Vetexis bloquearán allí las fechas, sin ningún nombre. El enlace cubre los 90 días pasados y los dos años siguientes.

Nueva dirección sustituye la dirección actual (deja de funcionar enseguida: pegue la nueva en todas partes); Desactivar el enlace detiene el envío.

El punto de entrada en los ajustes#

Ajustes › Calendarios distingue dos tipos de calendarios que no deben confundirse:

• Calendarios de las propiedades: la lista de sus propiedades, cada una lleva a su ficha, donde se configuran la importación y la exportación;
• Mi agenda: las misiones de cada uno en el calendario de su teléfono (capítulo 6), que cada miembro conecta por su cuenta.

10.5 Ejemplos#

Una villa alquilada en tres canales. La Villa Azur está en Airbnb, en Booking.com y en directo con la conserjería. Sofia añade los dos calendarios a la ficha, crea el enlace saliente y lo pega en Airbnb y en Booking.com. Cuando un cliente de WhatsApp pide la villa del 5 al 8 de agosto, ya reservados en Airbnb, el asistente sabe que el alquiler de la villa no está disponible esos días y propone otra cosa. Cuando Sofia confirma una estancia directa del 12 al 19, Airbnb y Booking.com bloquean esas fechas en su siguiente lectura.

El código del portón. El día de la llegada de los Van Dijk, Ana (limpieza) tiene una misión en la villa a las 10:00: ve el código del portón desde su misión, durante 60 segundos. Al día siguiente, ya no lo ve. Sofia puede comprobar en el registro de accesos quién consultó los códigos y cuándo.