La suscripción a Vetexis

Este capítulo trata de lo que la conserjería paga a Vetexis: los planes, las opciones, los paquetes de mensajes, la recarga automática, el pago por transferencia o con tarjeta, las facturas de Vetexis, el impago y la cancelación. El dinero de sus clientes se trata en el capítulo 11.

Dónde: Ajustes › Plan y facturas y Ajustes › Uso.
Quién: el propietario, la dirección y la contabilidad consultan; solo el propietario actúa (cambiar de plan, comprar, pagar, cancelar).

Todos los precios son sin IVA. Vetexis está reservado a profesionales.

14.1 Los planes#

Lo que incluye cada plan:

• Esencial: el asistente de WhatsApp, la mensajería y la consola; la traducción de las conversaciones; la agenda, las reservas y las misiones; el catálogo, los proveedores y las propiedades.
• Pro: todo lo de Esencial, más las facturas, los cobros y la exportación contable; el pago en línea de los clientes (enlaces, anticipos, presupuestos aceptados); los márgenes por reserva, cliente y servicio; los informes semanales y mensuales; los recordatorios, seguimientos y avisos automáticos; los informes a los propietarios; los audios y fotos que lee el asistente; los calendarios de Airbnb, Booking.com y Vrbo sincronizados; los proveedores en la plataforma (servicios encargados, cascada, espacio del proveedor, extractos); el soporte prioritario.
• Red: todo lo de Pro, más hasta tres conserjerías con una misma cuenta, tres números para compartir y la puesta en marcha acompañada incluida.

Los proveedores nunca ocupan plaza, en ningún plan.

Una función que no está en su plan nunca se oculta ni se sustituye por un error: la entrada sigue visible con una pequeña etiqueta, y la página muestra «Disponible con Pro», lo que aporta la función y, para el propietario, el camino hacia los planes.

La oferta A medida#

Para más de tres conserjerías o necesidades particulares: funciones desarrolladas para usted, integraciones (programa de gestión de alquileres, channel managers, agendas), un interlocutor dedicado, un compromiso de servicio, cuentas ilimitadas, mensajes y números según sus necesidades. Se solicita con Oferta a medida (en el alta) o en la página /sur-mesure («Hablemos de su conserjería»): su nombre, la dirección de correo, la conserjería, el país, el número de propiedades gestionadas, el tamaño del equipo, las herramientas que ya usa, sus necesidades y cuándo llamarle. Vetexis le llama en un plazo de 24 horas laborables. No se contrata en línea.

14.2 Las opciones#

Dónde: Plan y facturas › Opciones. Para una opción mensual, − y +, y después Actualizar (no sale nada sin confirmación). Un aumento se aplica al momento, facturado a prorrata; una reducción se aplica al final del periodo, sin reembolso, tanto por transferencia como con tarjeta. En el plan anual, una opción mensual cuesta doce meses, sin descuento. La puesta en marcha acompañada se Solicita: Vetexis le escribe para fijar una cita.

Por qué una cuenta de campo cuesta tan poco. Un equipo de limpieza no debe costar lo mismo que un conserje: una cuenta de campo solo ve sus misiones en su teléfono.

14.3 Los mensajes y los paquetes#

Lo que cuenta#

Un mensaje cuenta cada vez que el asistente redacta él mismo una respuesta a un cliente (detalle en el capítulo 2, sección 2.11). El contador cubre el mes natural, en la zona horaria de la conserjería.

Ajustes › Uso muestra, en barras: Mensajes atendidos por el asistente, Cuentas completas, Cuentas de campo, Números de WhatsApp («3.210 de 5.000»).

Las alertas#

Al 90 % y luego al 100 % de los mensajes del mes, se avisa al propietario y a los responsables, una vez a cada uno (evento «Suscripción y consumo» de las notificaciones, por email y en la aplicación por defecto).

Cuando se alcanza la cuota#

El asistente se pone en pausa: los mensajes nuevos esperan al equipo en la mensajería. Un banner lo indica en todas las páginas: «El asistente ha atendido todos los mensajes del mes: está en pausa. Los mensajes nuevos esperan al equipo en la mensajería.», con, para el propietario, Añadir mensajes y Cambiar de plan. Los mensajes de seguridad (revelación de IA, urgencia, cliente enfadado) se envían igualmente.

Los paquetes de mensajes#

• Un paquete se añade al mes en curso y es válido hasta el final del mes natural (no se traslada).
• Se paga solo con tarjeta y se abona al momento. Un suscriptor por transferencia registra una tarjeta solo para los paquetes (Añadir una tarjeta); su suscripción sigue pagándose por transferencia.
• Comprar en Plan y facturas › Paquetes de mensajes o en Uso, o desde el banner de cuota alcanzada; el asistente se reanuda en cuanto se añaden los mensajes.

Por qué cada paquete sale más caro por mensaje que el plan siguiente. Subir de plan siempre debe ser la mejor opción para una necesidad duradera. Una línea lo recuerda: «Pasar a Pro: 4.000 mensajes más por 200 € más al mes.»

La recarga automática#

Plan y facturas › Recarga automática:

• Activar la recarga: el paquete elegido se añade cuando se agotan los mensajes del mes. Solo con tarjeta. Desactivada por defecto; activarla pide una confirmación que indica cuánto se cobrará en la tarjeta por cada paquete y hasta qué límite.
• Paquete añadido: 100 mensajes por defecto.
• Límite al mes (€ sin IVA): 500 € por defecto, ajustable entre el precio de un paquete y 10.000 €. «Este mes: 129 € de 500 €».

Cada compra automática se notifica por email y en la aplicación, con su importe.

Por qué un límite. Un cliente que recibiera una avalancha de mensajes (un robot, spam) no debe vaciar la tarjeta de la conserjería sin que una persona lo decida.

14.4 Pagar: transferencia o tarjeta#

Cada conserjería elige su medio de pago en el alta, entre los que ofrece Vetexis.

Por transferencia#

• Ninguna tarjeta que introducir, sin gastos.
• La primera factura se emite en el alta y vence de inmediato; la cuenta se abre al recibir la transferencia. No lleva fechas («Plan Pro, mensual (un mes a partir de la recepción del pago)»): el periodo empieza el día en que llega el pago, y es ese periodo el que la factura conserva después en la lista.
• Mientras el alta espera su pago, se envía un recordatorio 3 días y luego 6 días después de la emisión («Su alta espera el pago de la factura …»). No se suspende nada, ya que el acceso todavía no está abierto; cerrar la conserjería anula la factura y no se debe nada.
• Después, cada factura llega por email 7 días antes de su periodo, con vencimiento el primer día del periodo.
• Conciliación automática: indique la referencia en el concepto de la transferencia y se reconocerá sola. Una transferencia parcial se tiene en cuenta («400 € ya recibidos de 478,80 € con IVA»).
• Recordatorios por email: 3 días antes del vencimiento, el mismo día, y 3 y 6 días después.

La sección Por pagar de Plan y facturas muestra la factura más urgente, su saldo pendiente, su vencimiento, los datos que copiar (IBAN, BIC, Titular de la cuenta, Referencia de la transferencia), un código QR de transferencia para escanear con la aplicación de su banco, Descargar el PDF y Pagar con tarjeta cuando se ofrece la tarjeta (para pagar esa factura al momento).

Con tarjeta#

• Cobro automático en cada vencimiento, en una página de pago segura.
• Gestionar la tarjeta (o Actualizar mi tarjeta) abre el espacio de pago: la tarjeta y las facturas pagadas con tarjeta, nada más. Cambiar de plan, de opciones o cancelar se hace siempre en Plan y facturas.
• Solo vale una página de pago a la vez: abrir una nueva cierra la anterior, y una factura pagada (o anulada) cierra la suya. Si a pesar de todo un pago se cobra dos veces, Vetexis detiene la segunda suscripción, la reembolsa y le avisa.

Cambiar de medio de pago#

Plan y facturas › Medio de pago:

• Pasar a transferencia: la tarjeta se sigue usando hasta el final del periodo pagado; después, una factura en cada vencimiento, una semana antes.
• Pasar a tarjeta: el periodo en curso ya está pagado por transferencia; la tarjeta se cobra por primera vez al final de ese periodo. Pague primero las facturas pendientes.
• Cobro rechazado: Pagar por transferencia (el vencimiento impagado se convierte en una factura que pagar por transferencia) o Actualizar mi tarjeta.

Nunca se paga dos veces el mismo periodo. Un pago recibido por una factura ya pagada (por ejemplo, con tarjeta después de una transferencia) se comunica a Vetexis, que lo reembolsa o lo guarda como crédito.

Las facturas de Vetexis#

Plan y facturas › Facturas: el historial, de la más reciente a la más antigua, con el concepto («Suscripción del 1 oct. al 31 oct.»), la fecha de emisión, el importe con IVA, el estado (Por pagar, Pagada, Vencida, Cancelada) y el PDF. Las facturas pagadas con tarjeta están en el espacio de pago.

14.5 Cambiar de plan#

Plan y facturas › Cambiar de plan: los tres planes, el periodo (mes o año) y después una frase que dice cuándo se aplica el cambio:

• Una subida (a un plan más completo, o del mes al año) se aplica al momento; la diferencia se factura a prorrata de los días restantes (por transferencia: una factura que pagar).
• Una bajada se aplica al final del periodo en curso; nada cambia hasta entonces y no se reembolsa nada. El cambio previsto se muestra («Cambio a Esencial el 31 de octubre»).
• Por transferencia, si la factura del periodo siguiente ya está pagada: una subida añade una factura complementaria para ese periodo (la diferencia de precio); una bajada o una opción retirada deja un pago en exceso, abonado en la factura siguiente; un paso del mes al año traslada lo pagado como crédito a la factura anual.
• Un crédito nunca se pierde: si supera la factura (por ejemplo, de un plan anual a un plan mensual), la factura queda a cero y el resto se aplica a las facturas siguientes.
• Una bajada imposible se rechaza desde la pantalla, con lo que hay que retirar: «Su equipo supera este plan: Retirar 2 cuentas completas, Desconectar 1 número de WhatsApp».

Después de una bajada, sus datos se conservan: por ejemplo, al volver de Pro a Esencial, las facturas y los presupuestos existentes siguen visibles y descargables, pero no se crea ninguno nuevo.

Si el uso supera el plan (una opción retirada, una bajada): no se retira ni se corta nada, pero las nuevas invitaciones y los números adicionales se rechazan mientras el uso supere el plan. Un recuadro «Su uso supera el plan» lo indica, línea por línea («Cuentas completas: 3 para 1 incluidas en Esencial»).

14.6 El impago y la suspensión#

Lo que hace la suspensión:

• el asistente se detiene: ya no hay ninguna respuesta automática, los mensajes se quedan en la mensajería;
• la aplicación pasa a modo lectura para todo el equipo; la consola de WhatsApp responde que no puede crear ni enviar nada;
• la consulta, la exportación y el pago siguen siendo posibles;
• se envía una vez un email de «cuenta suspendida».

Todo se reabre automáticamente en cuanto se recibe el pago (transferencia conciliada o pago con tarjeta).

Durante la suspensión, las facturas se siguen emitiendo en cada vencimiento. Para que la deuda no crezca sin fin, después de dos facturas de periodo vencidas e impagadas, ya no se abre ni se factura ningún periodo mientras la situación no se resuelva. Una vez todo pagado, empieza un nuevo periodo el día del pago, con su factura.

Tarjeta rechazada: un solo email «Pago rechazado» por vencimiento, aunque Stripe lo reintente varias veces, y después el email de «cuenta suspendida» al final del plazo.

Por qué siete días. Lo bastante para que un retraso en una transferencia se resuelva sin dramas, pero no tanto como para que un servicio continúe sin pagarse. Vetexis puede ajustar el plazo.

Una suspensión decidida por Vetexis (fuera de un impago) se comunica de otra forma: «Su conserjería está suspendida por Vetexis… Escriba a info@vetexis.com para reactivarla.»

14.7 Cancelar#

Plan y facturas, al pie de la página en la «Zona sensible»: Cancelar la suscripción (sin permanencia).

1. Confirme con su contraseña.
2. La suscripción sigue activa hasta el final del periodo pagado. Después ya no se factura ni se cobra nada (por transferencia, una factura ya emitida para el periodo en curso sigue debiéndose). Por transferencia, si el periodo siguiente ya está totalmente pagado, se presta y después la suscripción se detiene; si solo está pagado en parte, su factura se anula y el importe recibido pasa a ser un crédito (aplicado si reanuda la suscripción; si no, Vetexis lo reembolsa).
3. Hasta el último día, Reanudar la suscripción anula la cancelación.
4. Después, la aplicación pasa a modo lectura: sus datos se conservan y siguen exportables, y una nueva suscripción reabre la conserjería tal como estaba.

Un banner lo recuerda («La suscripción está cancelada desde el … La aplicación se puede seguir consultando y Vetexis conserva sus datos: la exportación completa está disponible en cualquier momento.»), con Elegir un plan y Exportar mis datos.

Cerrar la conserjería es otro trámite, más inmediato (capítulo 15).

14.8 Ejemplos#

Un mes con mucho trabajo. En agosto, Riviera Conciergerie (Pro) llega a 4.500 mensajes el día 24: Sofia recibe la alerta del 90 %. El día 28 se alcanza la cuota; la recarga automática (activada con un límite de 300 €) añade un paquete de 100 mensajes, y otro el día 30. Sofia recibe un aviso en cada compra. En septiembre, el contador vuelve a cero.

La elección del plan. Una conserjería en Esencial compra un paquete de 1.000 mensajes cada mes (199 €). Pasar a Pro le costaría 200 € más al mes por 4.000 mensajes más, con el pago en línea, los audios y los calendarios: es la pantalla Uso la que se lo muestra.

Una transferencia olvidada. La factura de octubre, con vencimiento el día 1, no se ha pagado. Recordatorios el 4 y el 7; el 8, la cuenta se suspende, el asistente se detiene y los clientes esperan al equipo en la mensajería. Sofia paga con tarjeta desde Por pagar: todo se reabre en un minuto.