Guía de uso de Vetexis Conserjería

Esta guía explica, de principio a fin, cómo funciona Vetexis Conserjería. Está dirigida a las personas que lo utilizan a diario: la dirección de una conserjería, los conserjes, los responsables de operaciones, el equipo de contabilidad y los equipos de campo. No requiere ningún conocimiento técnico.

Cada capítulo explica para qué sirve una parte de la herramienta, cómo utilizarla paso a paso (con el nombre exacto de los menús y de los botones), por qué está diseñada así, quién tiene acceso a ella, y ofrece ejemplos sacados del día a día de una conserjería de lujo.

¿Qué es Vetexis?#

Vetexis es la herramienta de trabajo de una conserjería de alta gama: villas, yates, chefs privados, traslados, restaurantes, bienestar, cuidado de niños. Reúne en un solo lugar:

• un asistente que responde a sus clientes por WhatsApp, desde el número que ya conocen, en su idioma, a cualquier hora;
• una mensajería donde todo el equipo ve las conversaciones, toma el relevo cuando lo desea y deja notas internas;
• las reservas, la planificación y las misiones de cada uno, también en el teléfono para los equipos de campo;
• un fichero de clientes (CRM) que se completa a medida que avanzan las conversaciones;
• el catálogo de sus servicios, sus propiedades y sus proveedores, a los que puede invitar a la plataforma;
• la facturación, los presupuestos, el pago en línea de sus clientes, los márgenes y los informes.

A quién sirve#

En qué se diferencia Vetexis de un simple chatbot#

Un chatbot responde a preguntas. Vetexis forma parte de su casa.

1. El asistente nunca confirma nada por su cuenta. Recoge la solicitud, acusa recibo con calidez y la transmite al equipo. Una reserva solo pasa a «confirmada» por una decisión humana identificada: un miembro del equipo en la aplicación, o un botón «Validar» en WhatsApp. Esta regla está inscrita en el núcleo del sistema, no solo en una instrucción.
2. Cuando duda, pregunta. Un servicio fuera de catálogo, una disponibilidad, un descuento, un código de acceso, una foto que no puede leer: plantea la pregunta al equipo y simplemente le dice al cliente que lo está mirando. No inventa ni precios, ni disponibilidad, ni horarios.
3. Se relee antes de enviar. Una respuesta dudosa se retiene para que un conserje la valide; una respuesta inventada se descarta y se sustituye por un mensaje de espera.
4. Escribe como usted. Habla en primera persona, con el nombre que usted elija, aprende su forma de escribir y la de cada cliente, y no parece un autómata (sin emojis, sin frases hechas, con tiempos de respuesta humanos).
5. No miente. Si un cliente pregunta abiertamente si está hablando con una máquina, lo dice, con una frase fija, y esa revelación se conserva como prueba (reglamento europeo de inteligencia artificial).
6. El conserje vive en la herramienta. Todo lo que aprende el asistente alimenta la ficha del cliente, la planificación, las reservas, la facturación y los informes. El equipo valida desde WhatsApp con un solo gesto, encarga una misión a un proveedor que la acepta con un botón, y cada uno recibe su hoja de ruta del día siguiente.

Índice#

1. Empezar: alta, interfaz, inicio, guía de inicio, vincular WhatsApp.
2. El asistente: cómo responde, lo que sabe hacer, sus salvaguardas, sus ajustes.
3. La mensajería: conversaciones, toma del relevo, fotos y archivos, notas, traducción, varios números.
4. Las validaciones y la consola de WhatsApp: preguntas del asistente, respuestas retenidas, gestión desde WhatsApp.
5. Las reservas: estados, creación, panel de una reserva, anticipo.
6. Planificación, misiones y agenda: vistas de la planificación, misiones de campo, agenda del teléfono.
7. Clientes y CRM: ficha de cliente, estancias, preferencias, momentos que celebrar, VIP, discreción, eliminación.
8. El catálogo: servicios, tarifas, temporadas, antelación, fotos, indisponibilidades.
9. Proveedores: prioridad, contactos, misiones encargadas, cascada, espacio de proveedor.
10. Propiedades y calendarios: ficha de una propiedad, códigos de acceso, calendarios de Airbnb, Booking.com y Vrbo.
11. Finanzas: facturas, facturas rectificativas, presupuestos, pago en línea, anticipos, márgenes, informes, exportación.
12. Equipo y roles: roles, permisos, invitaciones, cuentas de campo.
13. Ajustes: cada sección de los ajustes, para cada persona y para la conserjería.
14. Suscripción y facturación de Vetexis: planes, paquetes de mensajes, recarga, pago, suspensión, cancelación.
15. Seguridad y datos: inicio de sesión, doble autenticación, registros, conservación, exportación.
16. La demostración: probar Vetexis sin cuenta.
17. Preguntas frecuentes.

Cómo leer esta guía#

• Los nombres entre comillas («Nueva reserva») son los que aparecen en pantalla, en español.
• Una ruta como Ajustes › Asistente significa: abrir los Ajustes (el engranaje arriba a la derecha) y después la sección Asistente.
• Los planes se llaman Esencial, Pro y Red. Cuando una función está reservada a determinados planes, el capítulo lo indica.
• La aplicación existe en francés, en inglés y en español. El asistente, por su parte, habla diez idiomas con sus clientes.