Preguntas frecuentes

El asistente#

¿Puede el asistente confirmar una reserva por su cuenta?
No, nunca. Crea una solicitud con el estado «Solicitada» y avisa al equipo. Solo un miembro identificado (en la aplicación, o con el botón «Validar» en WhatsApp) puede confirmarla. El sistema rechaza cualquier otra confirmación (capítulo 4).

¿Sabrán mis clientes que hablan con un asistente?
El asistente escribe en primera persona, con el nombre que usted elija, y no se presenta como un robot. Pero si un cliente lo pregunta abiertamente, responde que es el asistente del conserje, un programa, y que el conserje lo lee todo. Es una obligación legal, que no se puede desactivar (capítulo 2).

¿Por qué el asistente dice «lo miro» en lugar de dar una respuesta?
Porque solo sabe lo que está escrito en el catálogo y en las fichas de sus propiedades. Una disponibilidad, un servicio que no está en la lista, una condición de cancelación, un código: no se los inventa, pregunta al equipo. Para que responda solo más a menudo, complete las descripciones y los atributos de sus servicios (capítulo 8) y la información de sus propiedades: dormitorios, capacidad, equipamiento, descripción (capítulo 10).

¿Conoce el asistente las alergias de mis clientes?
Sí. Lee el campo «Alergias» de la ficha del cliente como una restricción absoluta, y cada solicitud de reserva que le envía la recuerda. También lee los niños y los animales, nunca el medio de pago (capítulo 7).

¿Puede el asistente enviar un enlace de pago?
Sí, pero solo un enlace que el equipo haya preparado y que le haya autorizado a enviar («El asistente puede enviarlo»), y solo cuando el cliente pregunta cómo pagar o vuelve a pedir su enlace. Lo mismo ocurre para reenviar un presupuesto ya enviado. Nunca escribe él mismo un importe ni un IBAN (capítulo 2).

¿Puedo escribir yo mismo las instrucciones del asistente?
No. Usted elige su actividad, su tono, el trato de usted o el tuteo y la longitud de sus respuestas entre opciones fijas. Es más claro, y ningún texto libre puede colarse en sus instrucciones (capítulo 2, sección 2.10).

¿Por qué el asistente nunca usa emojis?
Es una regla de la casa: un conserje de lujo escribe frases, no pictogramas. Aunque el cliente los use.

¿Qué idiomas habla?
Francés, inglés, español, neerlandés, ruso, alemán, italiano, portugués, árabe y chino (mandarín). Sigue el idioma del cliente en cada mensaje. La aplicación, por su parte, existe en francés, inglés y español.

¿Qué hace el asistente por la noche?
Responde, con plazos más largos (como una persona despierta), y anuncia un plazo honesto para lo que necesita al equipo («le respondo mañana por la mañana»). Las urgencias se envían de inmediato y alertan a los responsables. Cada uno puede definir horas de calma para no recibir nada que no sea urgente (capítulo 13).

¿Cómo impido que el asistente responda a mis clientes habituales?
Ajustes › Asistente › Solo clientes nuevos: las personas conocidas en el momento de conectar WhatsApp siguen en sus manos. También puede poner el asistente en pausa en una conversación concreta.

El asistente se ha puesto en pausa solo. ¿Por qué?
Hay varios motivos posibles: usted (o un compañero) ha escrito al cliente, desde la aplicación o desde WhatsApp Business; el cliente estaba enfadado; los mensajes del mes se han agotado; la cuenta está suspendida; el asistente está apagado en los ajustes. La pausa de una conversación se levanta sola al cabo de seis horas, o con Reactivar el asistente. Durante la pausa, no se envía a ese cliente ningún recordatorio, seguimiento ni aviso automático.

Quiero corregir una respuesta retenida antes de que salga. ¿Es posible?
Sí: en el hilo, Modificar, corrija y después Enviar la versión modificada. Sale como mensaje suyo, y el asistente sigue activo en la conversación (capítulo 4, sección 4.4).

WhatsApp#

¿Puedo seguir usando WhatsApp Business en mi teléfono?
Sí, si conecta su número eligiendo «Ya uso WhatsApp Business en mi teléfono». Sigue escribiendo desde el teléfono, y seis meses de historial llegan a Vetexis. Cuando usted escribe a un cliente, el asistente se pone en pausa en esa conversación.

Un cliente no ha recibido mi respuesta. ¿Por qué?
Probablemente por la regla de las 24 horas de WhatsApp: si no le ha escrito desde hace más de 24 horas, su respuesta sale en forma de mensaje plantilla («tengo una respuesta para usted») y el mensaje real espera a que toque el botón o escriba. El hilo lo indica: «En espera: saldrá en cuanto el cliente responda.» Si Meta aún no ha aprobado la plantilla, el mensaje también espera (capítulo 1, sección 1.6).

¿Puedo tener varios números?
Sí, según el plan (1, 2 o 3) y con la opción «número de WhatsApp adicional». Una sola mensajería los reúne; cada cliente recibe las respuestas del número al que escribió.

¿Cómo recibo las solicitudes por validar en mi WhatsApp?
Registre su número en Ajustes › Perfil y revise Ajustes › Notificaciones. La dirección elige quién recibe las solicitudes en Ajustes › Equipo.

¿Puedo recibir avisos en mi teléfono con la aplicación cerrada?
Sí. En el teléfono, abra Ajustes › Notificaciones, sección Este dispositivo, y haga clic en Activar. En iPhone, hace falta iOS 16.4 o más reciente y añadir antes Vetexis a la pantalla de inicio (Compartir y después «Añadir a pantalla de inicio») (capítulo 13, sección 13.3).

¿Puedo enviar una foto o un PDF a un cliente desde la mensajería?
Sí: botón «+» › Adjuntar una foto o un archivo, o arrastre el archivo a la conversación, o pegue una imagen. Se aceptan fotos, vídeos MP4, PDF, Word y Excel, dentro de los límites de WhatsApp (capítulo 3).

El equipo#

Todas mis plazas están ocupadas. ¿Cómo añado a alguien?
El propietario puede añadir la opción «Cuenta completa adicional» (25 € al mes) o «Cuenta de campo adicional» (5 € al mes), o pasar a un plan superior. Una persona que solo hace misiones puede invitarse como cuenta de campo (capítulo 12).

¿Qué ven mis equipos de limpieza y mis chóferes?
Con una cuenta de campo: sus misiones, el itinerario, el nombre de pila del cliente y un botón para llamarle, su agenda y los códigos de acceso los días de la misión. Nunca los precios, la mensajería ni la lista de clientes o de proveedores.

¿Mis proveedores tienen que pagar o crear una cuenta?
No. Nunca ocupan plaza en su plan. Con Pro y Red, tienen un espacio personal, que se abre con un enlace sin contraseña (capítulo 9).

¿Por qué una conversación aparece como leída si no la he abierto?
La mensajería es un buzón compartido: cuando un compañero abre una conversación, queda leída para todo el equipo. Bajo el último mensaje, una línea discreta indica quién la leyó y cuándo («Leído por Sofia a las 14:32»).

El dinero#

¿Un anticipo pagado confirma la reserva?
No. Se muestra en la reserva, pero la confirmación sigue siendo un gesto del equipo, cuando todo está listo.

¿Cómo envío una factura a mi cliente?
Desde la factura emitida, Enviar por email: el PDF se envía a la dirección de la ficha del cliente, en nombre de su conserjería. También puede crear un enlace de pago por el saldo pendiente y enviarlo por WhatsApp, o descargar el PDF (capítulo 11).

¿Los precios de mi catálogo son sin IVA o con IVA incluido?
Por defecto, sin IVA: en una factura, el IVA por defecto se suma al precio de una reserva. Si anuncia sus precios con IVA incluido a sus clientes, active Ajustes › Facturas y presupuestos › Mis precios incluyen el IVA: la factura calcula entonces a partir de ellos la base imponible y el IVA, y su total sigue siendo el precio anunciado.

¿Puedo pedir un anticipo distinto según el servicio?
Sí: Anticipo solicitado (%) en la ficha del servicio (50 % para una villa, por ejemplo). Si no hay valor, se aplica el anticipo por defecto de los ajustes (capítulo 8).

¿Adónde va el dinero que mis clientes pagan en línea?
Directamente a la cuenta de Stripe de su conserjería, a su nombre. Vetexis no lo toca y no cobra ninguna comisión por defecto.

¿Puedo corregir una factura emitida?
No, está fijada. Anúlela con un motivo (después de reembolsar los posibles cobros): se crea al momento una factura rectificativa numerada. Después, emita una nueva factura correcta (capítulo 11, sección 11.3).

¿Pueden los propietarios de mis villas recibir un informe cada mes?
Sí, con Pro y Red: en la ficha de la propiedad, marque Enviar cada mes el informe al propietario (hace falta el email del propietario). El día 1 de cada mes, se le envía automáticamente el informe del mes anterior, sin su margen ni el nombre de sus clientes.

La suscripción#

¿Hay una prueba gratuita?
No. La demostración pública permite probarlo (capítulo 16); el primer periodo se paga en el alta.

¿Qué pasa si llego al límite de mensajes del mes?
El asistente se pone en pausa y los mensajes esperan al equipo, hasta la compra de un paquete o el mes siguiente. La recarga automática, si la activa, añade un paquete sola, dentro de un límite mensual (capítulo 14).

¿Qué pasa si no pago mi factura de Vetexis?
Siete días después del vencimiento (o después del primer cobro rechazado), la cuenta se suspende: asistente detenido, aplicación en modo lectura. Todo se reabre automáticamente en cuanto se recibe el pago.

¿Cómo cancelo?
Ajustes › Plan y facturas, Zona sensible, Cancelar la suscripción. Surte efecto al final del periodo pagado, y puede reanudarla hasta entonces.

Los datos#

¿Se borran mis datos si lo dejo?
No. No se borra nada automáticamente: ni al cancelar, ni al cerrar la conserjería. La aplicación se puede seguir consultando y la exportación completa sigue disponible; una nueva suscripción reabre la conserjería tal como estaba (capítulo 15).

¿Cómo recupero todos mis datos?
Ajustes › Privacidad › Exportar todos los datos: un archivo de ficheros CSV con los PDF de sus facturas, en todos los planes.

Un cliente pide que se borren sus datos. ¿Qué hago?
Ficha del cliente › «…» › Borrar este cliente (propietario o responsable). Sus facturas emitidas y sus reservas se conservan, anonimizadas, por obligación contable (capítulo 7, sección 7.10).

¿Quién puede ver los códigos de acceso de mis villas?
El propietario, los responsables y los conserjes, a petición, durante 60 segundos; las cuentas de campo, solo los días de su misión. Cada lectura queda registrada. El asistente no los conoce.

He perdido el teléfono que tiene mi doble autenticación.
Inicie sesión con uno de sus códigos de recuperación, cierre la sesión del teléfono perdido en Seguridad › Sesiones abiertas y después vuelva a activar la doble autenticación en el nuevo teléfono.

El día a día#

Si confirmo una reserva desde su ficha, ¿se avisa al cliente?
Sí. Confirmar, Rechazar y Proponer al cliente valen como respuesta a la pregunta del asistente: avisa al cliente en su idioma, y las preguntas relacionadas se cierran. La ventana de confirmación indica de antemano si el mensaje saldrá, esperará o no podrá salir (asistente en pausa, cliente sin WhatsApp). Cancelar la reserva, en cambio, no avisa al cliente (capítulo 5, sección 5.4).

Una solicitud ha pasado a «Caducada». ¿Por qué?
Seguía «Solicitada» o «Esperando al cliente» a su hora de inicio: sin decisión, Vetexis la clasifica por su cuenta. Aparece en la pestaña Canceladas, y Reabrir la solicitud la vuelve a poner en juego.

¿Se puede trabajar sin conexión?
Las misiones del día siguen siendo legibles en el teléfono sin conexión. Las acciones (empezar, terminar) necesitan conexión: no se repiten más tarde a escondidas.

Mi iPhone no muestra enseguida una misión modificada.
Es el calendario del teléfono el que decide cuándo vuelve a leer el enlace: alrededor de una hora en iPhone, hasta 24 horas en Google Calendar. Las notificaciones, en cambio, son inmediatas.

¿Cómo encuentro rápidamente una reserva o un cliente?
La búsqueda de la parte superior de la pantalla (tecla «/»), con filtros: cliente:Laurent, reserva:#47, estado:confirmada, fecha:12/03/2026.

¿Cómo contacto con el soporte?
Menú Ayuda (el signo de interrogación de arriba): Centro de ayuda, Escribir al soporte («Atención prioritaria» con Pro y Red).