1. Responsable du traitement
La présente politique décrit la manière dont Vebota LLC, exploitant la marque VETEXIS (ci-après « VETEXIS », « nous »), traite les données à caractère personnel dans le cadre du site vetexis.com et du service d’agent téléphonique IA destiné aux agences immobilières.
- Responsable du traitement
- Vebota LLC, exploitant la marque VETEXIS
- Numéro d’entreprise (BCE)
- [N° BCE]
- Siège
- [Adresse du siège]
- Contact protection des données
- info@vetexis.com
Vebota LLC agit en qualité de responsable du traitement pour les données des visiteurs du site, des prospects et des agences clientes (sections 2.a à 2.c). Pour les données des personnes qui appellent une agence cliente (section 2.d), l’agence est responsable du traitement et Vebota LLC intervient en qualité de sous-traitant.
2. Données collectées
a) Visiteurs du site vetexis.com
- Journaux techniques : adresse IP, horodatage, pages consultées, type de navigateur et système d’exploitation (User-Agent), code de réponse du serveur ;
- Formulaire de contact ou de démonstration : nom, prénom, adresse électronique professionnelle, nom de l’agence, numéro de téléphone (facultatif), message ;
- Prise de rendez-vous en ligne : les créneaux et coordonnées saisis dans notre outil de calendrier lorsque vous réservez une démonstration.
b) Prospects appelant le numéro de démonstration
Lorsque vous appelez le numéro de démonstration présenté sur le site, l’agent VETEXIS vous répond comme il le ferait pour une agence. Nous traitons alors :
- le numéro appelant, la date, l’heure et la durée de l’appel ;
- l’enregistrement audio de la conversation ;
- la transcription et le résumé générés automatiquement ;
- les informations que vous choisissez de communiquer pendant l’appel (nom, agence, projet).
Vous êtes informé au début de l’appel que vous parlez à une intelligence artificielle et que l’appel est enregistré.
c) Agences clientes
- Données de compte et de facturation : dénomination, numéro BCE et de TVA, adresse, coordonnées des interlocuteurs, historique de facturation ;
- Données de configuration : scripts d’accueil, horaires, zones couvertes, critères de qualification, consignes de transfert, numéros de renvoi ;
- Données d’agenda : disponibilités et rendez-vous des collaborateurs de l’agence, dans la mesure nécessaire à la prise de rendez-vous ;
- Données CRM synchronisées : fiches contacts et biens issues de Whise, Omnicasa, SweepBright ou de tout autre outil connecté par l’agence ;
- Journaux d’utilisation de l’espace client (connexions, actions de configuration).
d) Appelants des agences clientes
Lorsqu’une personne appelle une agence équipée de VETEXIS, l’agent traite pour le compte de l’agence :
- le numéro appelant et les métadonnées de l’appel (date, heure, durée, langue) ;
- l’enregistrement audio et la transcription de la conversation ;
- le résumé écrit transmis à l’agence après l’appel ;
- les données de qualification : nature du projet (achat, vente, location), budget, zone géographique recherchée, délai, type de bien, coordonnées laissées pour être rappelé ;
- les rendez-vous pris dans l’agenda de l’agence.
Pour ces données, l’agence immobilière est responsable du traitement et Vebota LLC agit exclusivement sur ses instructions, en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Un accord de sous-traitance (DPA) encadre cette relation ; il est disponible sur demande à info@vetexis.com. Les appelants qui souhaitent exercer leurs droits sur ces données sont invités à s’adresser en priorité à l’agence concernée ; nous transmettons sans délai toute demande qui nous parviendrait directement.
L’agent ne sollicite aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD. Si un appelant en communique spontanément, ces informations sont traitées avec la même confidentialité et peuvent être supprimées sur demande.
3. Finalités
| Traitement | Finalité |
|---|---|
| Journaux techniques du site | Sécurité, détection des abus, diagnostic des incidents |
| Formulaire et prise de rendez-vous | Répondre à votre demande, organiser une démonstration, assurer le suivi commercial |
| Appels au numéro de démonstration | Vous faire découvrir le service, évaluer la qualité de l’agent, vous recontacter si vous l’avez demandé |
| Données de compte et de facturation | Exécuter le contrat, facturer, respecter nos obligations comptables et fiscales |
| Configuration, agenda et CRM | Permettre à l’agent de répondre au nom de l’agence, de qualifier les prospects et de fixer des rendez-vous |
| Enregistrements, transcriptions et résumés | Fournir le service, transmettre un compte rendu fiable à l’agence, traiter les réclamations, contrôler la qualité |
| Statistiques d’usage agrégées | Améliorer le service (les statistiques sont anonymisées et ne permettent pas d’identifier un appelant) |
Les enregistrements et transcriptions ne sont jamais utilisés pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle tiers. Ils ne sont pas non plus cédés, loués ou vendus.
4. Bases légales
- Exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD) : fourniture du service aux agences clientes, traitement des demandes de démonstration, prise de rendez-vous ;
- Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : sécurité du site et de la plateforme, prévention de la fraude, amélioration du service à partir de statistiques anonymisées, prospection auprès de professionnels de l’immobilier ayant manifesté un intérêt ;
- Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) : conservation des factures et documents comptables, réponse aux réquisitions des autorités compétentes ;
- Consentement (art. 6.1.a RGPD) : communications commerciales par voie électronique lorsqu’il est requis, conservation prolongée des enregistrements de démonstration au-delà de la durée standard. Le consentement peut être retiré à tout moment, sans effet sur la licéité des traitements antérieurs.
Pour les appelants des agences clientes, la base légale est déterminée par l’agence, responsable du traitement (en règle générale, l’exécution de mesures précontractuelles à la demande de l’appelant ou l’intérêt légitime de l’agence à traiter les demandes qui lui sont adressées).
5. Durées de conservation
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Enregistrements audio des appels | 30 jours par défaut ; configurable par l’agence jusqu’à 12 mois maximum |
| Transcriptions et résumés | Durée du contrat, puis 12 mois |
| Données de qualification et rendez-vous | Durée du contrat, puis 12 mois (sauf export préalable par l’agence) |
| Prospects (formulaire, démonstration, appels de démonstration) | 12 mois après le dernier contact |
| Données de compte des agences clientes | Durée du contrat, puis 5 ans (prescription contractuelle) |
| Factures et pièces comptables | 10 ans (obligation légale belge) |
| Journaux techniques (site et plateforme) | 30 jours |
| Données de configuration, d’agenda et CRM synchronisées | Durée du contrat, puis suppression dans les 30 jours suivant la fin de la période d’export |
À l’expiration de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible. Les sauvegardes chiffrées sont purgées selon un cycle de rotation n’excédant pas 30 jours supplémentaires.
6. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles aux membres de l’équipe VETEXIS strictement habilités, dans la limite de leurs fonctions. Nous faisons en outre appel aux catégories de sous-traitants suivantes, chacune liée par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD :
- Hébergement et infrastructure : prestataires situés dans l’Union européenne (Belgique et Allemagne), certifiés ISO 27001 ;
- Téléphonie : opérateurs SIP assurant l’acheminement des appels et la fourniture des numéros ;
- Reconnaissance vocale, synthèse vocale et modèles de langage : fournisseurs sélectionnés pour leur conformité au RGPD, contractuellement tenus de ne pas conserver ni réutiliser les données à des fins d’entraînement ;
- Envoi d’e-mails transactionnels (résumés d’appel, confirmations de rendez-vous, notifications) : Resend ;
- Outil de calendrier pour la réservation des démonstrations et la synchronisation des agendas ;
- Logiciels immobiliers (Whise, Omnicasa, SweepBright ou autre) : uniquement lorsque l’agence cliente active l’intégration ; ces éditeurs agissent alors pour le compte de l’agence, selon leurs propres conditions.
La liste nominative et à jour de nos sous-traitants est communiquée aux agences clientes dans le DPA et sur demande. Nous pouvons également communiquer des données aux autorités judiciaires ou administratives lorsque la loi nous y oblige.
7. Transferts hors de l’Union européenne
Nos serveurs de production et nos sauvegardes sont situés dans l’Union européenne. Nous privilégions systématiquement des sous-traitants traitant les données au sein de l’Espace économique européen.
Lorsqu’un sous-traitant est établi, ou traite des données, en dehors de l’Espace économique européen (par exemple un fournisseur de modèles de langage ou de service d’e-mailing dont la société mère est américaine), le transfert est encadré par une décision d’adéquation de la Commission européenne ou, à défaut, par les clauses contractuelles types adoptées par la décision d’exécution (UE) 2021/914, complétées le cas échéant par des mesures supplémentaires (chiffrement, pseudonymisation, minimisation). Une copie des garanties applicables peut être obtenue sur demande à info@vetexis.com.
8. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur les données vous concernant :
- Droit d’accès (art. 15) : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie ;
- Droit de rectification (art. 16) : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- Droit à l’effacement (art. 17) : obtenir la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation ;
- Droit à la limitation (art. 18) : demander le gel temporaire d’un traitement ;
- Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine ;
- Droit d’opposition (art. 21) : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, et sans condition à la prospection commerciale ;
- Droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée (art. 22) : l’agent VETEXIS ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ; toute suite donnée à un appel est décidée par un collaborateur de l’agence ;
- Droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Pour exercer ces droits, écrivez à info@vetexis.com en indiquant « RGPD » dans l’objet et en précisant votre demande ainsi que l’adresse électronique ou le numéro de téléphone concerné. Nous pouvons vous demander un justificatif d’identité lorsque cela est nécessaire pour éviter toute communication à un tiers. Nous vous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande, conformément à l’article 12.3 du RGPD ; ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe, auquel cas vous en serez informé. L’exercice de vos droits est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive.
Si vous êtes l’appelant d’une agence cliente, votre demande sera transmise à l’agence, responsable du traitement, que nous assisterons dans sa réponse.
9. Réclamation auprès de l’APD
Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) :
- Adresse
- Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
- Téléphone
- +32 (0)2 274 48 00
- Courrier électronique
- contact@apd-gba.be
- Site web
- autoriteprotectiondonnees.be
Si vous résidez dans un autre État membre de l’Union européenne, vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle de votre pays de résidence.
10. Cookies et mesure d’audience
Le site vetexis.com dépose un seul cookie strictement nécessaire, vx_consent, qui mémorise votre choix pendant 6 mois ; il est exempté de consentement en vertu de l’article 129 de la loi du 13 juin 2005 et de l’article 5.3 de la directive 2002/58/CE.
Avec votre consentement préalable (bannière « Tout accepter / Tout refuser », aucune case pré-cochée), nous activons une mesure d’audience interne : cookie vx_vid (identifiant aléatoire, 6 mois), pages consultées, domaine référent, langue, type d’appareil, résolution d’écran et certaines interactions (clic sur « Demander une démo », écoute d’un extrait, envoi du formulaire). Aucune adresse IP n’est conservée pour cette mesure, aucun outil tiers n’est utilisé, aucune donnée n’est partagée. Base légale : article 6.1.a du RGPD. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en pied de page.
Nous conservons la preuve de chaque choix (date, identifiant aléatoire, version de la politique, choix, page, langue, navigateur, adresse IP tronquée) pendant 13 mois, conformément à l’article 7.1 du RGPD. Le détail complet figure dans notre politique cookies.
Les polices de caractères sont hébergées sur nos serveurs : aucune requête n’est adressée à Google Fonts. L’outil de calendrier éventuellement utilisé pour réserver une démonstration s’ouvre sur le site de son éditeur et relève de sa propre politique.
11. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, conformément à l’article 32 du RGPD, notamment :
- chiffrement des échanges en TLS 1.3 entre votre navigateur, les agences clientes et nos serveurs, et chiffrement des flux téléphoniques lorsque l’opérateur le prend en charge ;
- chiffrement au repos (AES-256) des enregistrements, transcriptions, résumés et sauvegardes ;
- accès restreint aux données selon le principe du moindre privilège, authentification forte et revue périodique des habilitations ;
- journalisation des accès et des actions d’administration, conservée à des fins d’audit ;
- cloisonnement des données de chaque agence cliente ;
- sauvegardes chiffrées quotidiennes, tests de restauration et procédure de réponse aux incidents.
En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous notifions l’APD dans les 72 heures (art. 33 RGPD) et, lorsque le risque est élevé, les personnes concernées (art. 34 RGPD). Lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant, nous informons l’agence cliente sans retard injustifié afin qu’elle puisse remplir ses propres obligations.
12. Mineurs
Le site et le service VETEXIS s’adressent à des professionnels de l’immobilier. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 16 ans. Si un mineur devait appeler une agence cliente ou notre numéro de démonstration, les données correspondantes seraient supprimées sur simple demande de son représentant légal adressée à info@vetexis.com.
13. Modifications
Nous pouvons faire évoluer la présente politique pour tenir compte des changements législatifs, techniques ou de notre offre. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, identifiée par sa date de mise à jour. En cas de modification substantielle, les agences clientes sont informées par courrier électronique au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.
14. Contact
Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données :
- Courrier électronique : info@vetexis.com (objet recommandé : « RGPD — [votre demande] »)
- Courrier postal : Vebota LLC, [Adresse du siège]