RGPD &
vos droits.

1. Qui est concerné

Le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679, dit « RGPD ») s'applique à toute personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées par VETEXIS, qu'elle soit :

• un visiteur du site vetexis.com ;
• un prospect ayant rempli le formulaire de demande de démo ;
• un client ayant souscrit le service VETEXIS ;
• un appelant dont la conversation est traitée par notre assistant vocal IA.

2. Vos droits en détail

2.1 — Droit d'accès (art. 15 RGPD)

Vous avez le droit d'obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées et, si c'est le cas, d'en recevoir une copie ainsi que les informations sur :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données concernées ;
• les destinataires éventuels ;
• la durée de conservation ;
• l'origine des données.

2.2 — Droit de rectification (art. 16)

Vous pouvez nous demander de corriger toute donnée inexacte ou de compléter des données incomplètes vous concernant.

2.3 — Droit à l'effacement (art. 17)

Aussi appelé « droit à l'oubli ». Vous pouvez demander la suppression de vos données lorsque :

• elles ne sont plus nécessaires aux finalités initiales ;
• vous retirez votre consentement (lorsque le traitement repose sur ce fondement) ;
• vous vous opposez au traitement et qu'aucun motif légitime impérieux ne le justifie ;
• le traitement est illicite ;
• une obligation légale nous impose la suppression.

Exception : nous pouvons être tenus de conserver certaines données pour des obligations légales (par exemple comptables) — auquel cas nous vous l'indiquerons.

2.4 — Droit à la limitation (art. 18)

Vous pouvez demander la suspension du traitement de vos données pendant que nous vérifions, par exemple, leur exactitude ou la légitimité du traitement.

2.5 — Droit à la portabilité (art. 20)

Pour les données que vous nous avez fournies et qui font l'objet d'un traitement automatisé fondé sur le consentement ou un contrat, vous pouvez recevoir ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (CSV, JSON), ou les faire transmettre à un autre responsable de traitement de votre choix.

2.6 — Droit d'opposition (art. 21)

Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur notre intérêt légitime. Pour les communications marketing, l'opposition est inconditionnelle.

2.7 — Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur.

2.8 — Décision automatisée (art. 22)

Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant. Notre assistant vocal IA ne prend pas de décision juridique automatisée ; il transmet les demandes au garage qui les valide humainement.

2.9 — Directives post-mortem

Conformément à la loi belge, vous pouvez nous transmettre des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

3. Comment exercer vos droits

Une seule adresse pour toutes vos demandes :

Email : info@vetexis.com
Objet recommandé : RGPD — [type de demande]

Précisez dans votre message :

• le ou les droits que vous souhaitez exercer (accès, suppression, etc.) ;
• l'adresse email associée à votre compte ou à votre demande de démo (pour identifier vos données) ;
• tout élément utile pour traiter votre demande.

L'exercice de vos droits est gratuit, sauf demandes manifestement infondées ou excessives (notamment en raison de leur caractère répétitif).

4. Délai de réponse

Nous vous répondrons dans un délai d'un mois maximum à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de nombre élevé de demandes, auquel cas nous vous en informerons dans le mois suivant la réception.

5. Vérification d'identité

Afin de protéger vos données contre des demandes frauduleuses, nous pouvons vous demander de prouver votre identité avant de donner suite à votre demande. Cette vérification se limite au minimum nécessaire (par exemple, confirmation depuis l'adresse email associée à votre compte).

6. Réclamation auprès de l'APD belge

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge :

Si vous résidez dans un autre État membre de l'UE, vous pouvez également contacter l'autorité de contrôle de votre pays de résidence.

7. Délégué à la protection des données

Pour toute question complexe relative à la protection de vos données, vous pouvez nous demander à entrer en contact avec notre référent en protection des données via info@vetexis.com avec l'objet RGPD — Contact DPO.

8. Conformité à l'EU AI Act

VETEXIS opère un système d'intelligence artificielle conforme au Règlement (UE) 2024/1689 (« AI Act »). Notre assistant vocal est classé comme système à risque limité, ce qui implique :

• une information claire de l'interlocuteur sur le fait qu'il converse avec une intelligence artificielle (art. 50.1) ;
• une supervision humaine active sur les conversations sensibles ;
• une journalisation conforme à l'article 12 du règlement ;
• une traçabilité et un suivi qualité continu des décisions automatiques de l'assistant.

Les enregistrements et transcriptions ne sont jamais utilisés pour entraîner des modèles tiers sans votre consentement explicite et écrit.