1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via vetexis.com et le service VETEXIS est :
Vebota LLC — exploitant la marque VETEXIS.
Contact : info@vetexis.com
2. Données que nous collectons
2.1 — Lors d'une demande de démo
Lorsque vous remplissez le formulaire de demande de démonstration, nous collectons :
- Prénom et nom — obligatoires pour vous adresser correctement
- Adresse email professionnelle — obligatoire pour vous recontacter
- Nom de l'entreprise — facultatif, pour contextualiser la démo
- Numéro de téléphone — facultatif, pour vous proposer un échange direct
2.2 — Lors de l'utilisation du service VETEXIS
Si vous devenez client, nous traitons en plus :
- Les enregistrements audio des appels traités par l'assistant (conservés au maximum 30 jours par défaut)
- Les transcriptions textuelles et résumés générés à partir de ces appels
- Les métadonnées d'appel : numéro appelant, horodatage, durée, langue détectée
- Les données de configuration de votre garage : services, tarifs, horaires
- Les données de planning nécessaires à la prise de rendez-vous
2.3 — Données techniques
Lors de votre visite sur vetexis.com, nous collectons techniquement :
- Votre adresse IP (anonymisée pour la limitation de débit anti-spam)
- Le type de navigateur et le système d'exploitation (User-Agent)
- Les logs d'accès au serveur, conservés 30 jours pour la sécurité
3. À quoi servent ces données
| Donnée | Finalité |
|---|---|
| Coordonnées du formulaire | Vous recontacter pour la démo et le suivi commercial |
| Enregistrements d'appels | Fournir le service vocal IA, améliorer la reconnaissance vocale, gérer les litiges éventuels |
| Données de planning | Permettre à l'assistant de proposer des créneaux pertinents |
| Logs techniques | Sécurité, détection d'abus, dépannage |
4. Sur quelle base légale
Conformément à l'article 6 du RGPD, nous traitons vos données sur les bases suivantes :
- Exécution d'un contrat (art. 6.1.b) : pour fournir le service VETEXIS souscrit ou pré-souscrit
- Intérêt légitime (art. 6.1.f) : pour répondre à votre demande de démo, sécuriser nos systèmes, prévenir la fraude
- Consentement (art. 6.1.a) : pour les communications marketing optionnelles, que vous pouvez retirer à tout moment
- Obligation légale (art. 6.1.c) : pour répondre aux demandes des autorités compétentes
5. Combien de temps nous conservons vos données
| Catégorie | Durée |
|---|---|
| Demande de démo non aboutie | 12 mois après le dernier contact |
| Coordonnées client actif | Durée du contrat + 5 ans (obligations comptables) |
| Enregistrements d'appels | 30 jours par défaut, configurable jusqu'à 12 mois |
| Transcriptions et résumés | Durée du contrat, puis 12 mois |
| Logs techniques | 30 jours |
| Factures et données comptables | 10 ans (obligation légale belge) |
6. Qui peut voir vos données
Vos données ne sont jamais vendues. Elles sont accessibles uniquement par :
- L'équipe VETEXIS, dans la limite de leurs missions
- Nos sous-traitants techniques sous contrat (DPA signé), notamment :
- Resend (envoi d'emails transactionnels)
- Notre fournisseur d'hébergement européen
- Nos prestataires de téléphonie SIP et de traitement IA vocal (sélectionnés pour leur conformité RGPD)
- Les autorités compétentes sur réquisition judiciaire
Chacun de nos sous-traitants est lié par un contrat de sous-traitance (DPA) imposant les mêmes garanties que celles que nous offrons.
7. Transferts en dehors de l'Union Européenne
Nos serveurs principaux et nos sauvegardes sont localisés dans l'Union Européenne (Belgique et Allemagne).
Si un transfert hors UE devait avoir lieu (par exemple via un sous-traitant utilisant un service américain), il serait encadré par les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne (décision 2021/914) ou un mécanisme de transfert équivalent reconnu par le RGPD.
8. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez sur vos données à caractère personnel des droits suivants :
- Droit d'accès — obtenir une copie de vos données
- Droit de rectification — corriger des données inexactes
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)
- Droit à la limitation du traitement
- Droit d'opposition au traitement
- Droit à la portabilité de vos données
- Droit de retirer votre consentement à tout moment
- Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès
Pour exercer ces droits, écrivez-nous à info@vetexis.com. Nous vous répondrons dans un délai d'un mois, conformément à l'article 12.3 du RGPD.
Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge (APD) : autoriteprotectiondonnees.be.
9. Cookies et traceurs
Le site vetexis.com utilise un nombre minimal de cookies techniques strictement nécessaires à son bon fonctionnement (par exemple : préservation de votre choix de langue). Aucun cookie publicitaire ou de profilage n'est déposé sans votre consentement explicite.
Vous pouvez à tout moment configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies. Cela peut affecter certaines fonctionnalités du site.
10. Comment nous sécurisons vos données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes à l'état de l'art :
- Chiffrement TLS 1.3 pour tous les échanges entre votre navigateur et nos serveurs
- Chiffrement AES-256 des enregistrements et données sensibles au repos
- Authentification forte et journaux d'accès pour notre équipe
- Hébergement en Union Européenne sur infrastructure conforme ISO 27001
- Sauvegardes chiffrées quotidiennes avec rétention contrôlée
- Tests de sécurité réguliers et procédure de réponse aux incidents
En cas de violation de données pouvant entraîner un risque pour vos droits et libertés, nous notifierons l'autorité de contrôle et, le cas échéant, les personnes concernées dans un délai de 72 heures, conformément à l'article 33 du RGPD.
11. Nous contacter
Toute question concernant la présente politique ou le traitement de vos données :
- Email : info@vetexis.com
- Objet recommandé :
RGPD — [votre demande]