1. Objet et champ d’application
Les présentes conditions générales (ci-après « les Conditions ») régissent la fourniture du service d’agent téléphonique IA VETEXIS (ci-après « le Service ») par Vebota LLC, exploitant la marque VETEXIS, [N° BCE], [Numéro de TVA], dont le siège est situé [Adresse du siège] (ci-après « VETEXIS »), à toute agence immobilière ou tout autre professionnel de l’immobilier (ci-après « le Client »).
Le Service est exclusivement destiné aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité. En passant commande, le Client déclare agir à des fins professionnelles. Les dispositions protectrices du consommateur, notamment celles du Livre VI du Code de droit économique relatives aux contrats à distance conclus avec des consommateurs, ne sont pas applicables.
Toute commande implique l’acceptation sans réserve des Conditions, qui prévalent sur toutes conditions générales d’achat du Client. Les Conditions sont complétées par le bon de commande, la politique de confidentialité et l’accord de sous-traitance (DPA). En cas de contradiction, le bon de commande prévaut sur les Conditions.
2. Définitions
- Agent
- Le système conversationnel fondé sur l’intelligence artificielle qui répond aux appels entrants du Client en français et en néerlandais.
- Appelant
- Toute personne qui contacte le numéro de téléphone du Client pris en charge par l’Agent.
- Palier
- La formule d’abonnement choisie par le Client (Essentiel, Pro ou Agence), déterminant le volume d’appels inclus et les fonctionnalités disponibles.
- Mise en service
- L’ensemble des opérations de configuration initiale de l’Agent, de raccordement téléphonique et de connexion aux outils du Client.
- Données Client
- Toutes les données transmises à VETEXIS ou générées par le Service pour le compte du Client : configuration, agenda, données CRM, enregistrements, transcriptions, résumés et données de qualification.
- Grille tarifaire
- Le document décrivant les prix des Paliers, les volumes inclus et le prix des dépassements, en vigueur à la date de facturation et disponible sur demande.
3. Commande et mise en service
La commande est formée par la signature (y compris électronique) du bon de commande ou par la validation en ligne de l’abonnement, suivie de la confirmation écrite de VETEXIS. VETEXIS se réserve le droit de refuser une commande pour motif légitime, notamment en cas d’incident de paiement antérieur ou d’usage envisagé non conforme aux Conditions.
La mise en service donne lieu à des frais uniques de 390 € HTVA, facturés à la commande. Ils couvrent la configuration de l’Agent (scripts d’accueil, critères de qualification, consignes de transfert), la mise à disposition ou le portage du numéro, la connexion à l’agenda et au CRM du Client, ainsi qu’une session de validation.
Le délai indicatif de mise en service est de 5 à 10 jours ouvrables à compter de la réception de l’ensemble des éléments nécessaires. Ce délai n’est pas de rigueur ; il dépend de la coopération du Client, qui s’engage à fournir dans les meilleurs délais :
- les accès ou clés d’API à son logiciel immobilier (Whise, Omnicasa, SweepBright ou autre) ;
- les informations relatives à sa ligne téléphonique et, le cas échéant, le mandat de portabilité ou la configuration du renvoi d’appel ;
- l’accès aux agendas des collaborateurs concernés ;
- les informations décrivant son activité, ses zones, ses horaires et ses consignes.
La mise en service est réputée acceptée à la validation de la session de test par le Client ou, à défaut de réserve écrite, cinq jours ouvrables après la mise à disposition de l’Agent en production.
4. Description du service et périmètre
Le Service permet au Client de confier à l’Agent le traitement de ses appels entrants. Selon le Palier souscrit, l’Agent :
- répond aux appels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en français et en néerlandais ;
- qualifie les prospects (achat, vente ou location, budget, zone, délai, type de bien) selon les critères définis par le Client ;
- propose et fixe des rendez-vous dans l’agenda du Client ;
- transmet un résumé écrit après chaque appel et, le cas échéant, crée ou met à jour la fiche dans le CRM du Client ;
- transfère l’appel à un collaborateur du Client dans les cas prévus par la configuration ou à la demande de l’Appelant.
Le Client reconnaît expressément que l’Agent ne conclut aucun contrat au nom du Client, ne fournit aucun avis juridique, fiscal ou urbanistique, ne réalise aucune estimation de la valeur d’un bien et ne se substitue pas à l’agent immobilier, dont les missions réglementées restent de la seule responsabilité du Client. Les informations communiquées par l’Agent aux Appelants proviennent exclusivement des données fournies par le Client ; toute décision commerciale relève du Client.
L’Agent repose sur des technologies de reconnaissance vocale et de modèles de langage dont les résultats sont probabilistes. VETEXIS est tenue à une obligation de moyens : elle met en œuvre les moyens raisonnables pour que l’Agent comprenne et traite correctement les demandes, sans garantir l’exactitude de chaque transcription, résumé ou qualification. Le Client vérifie les résumés et les rendez-vous avant d’y donner suite.
VETEXIS peut faire évoluer les fonctionnalités du Service, à condition de ne pas en réduire substantiellement le périmètre pendant la période d’abonnement en cours.
5. Abonnement, prix et facturation
Le Service est proposé sous forme d’abonnement mensuel selon trois Paliers : 199 € HTVA, 349 € HTVA ou 599 € HTVA par mois. Chaque Palier comprend un volume mensuel d’appels ou de minutes précisé dans la Grille tarifaire ; les dépassements sont facturés à terme échu selon cette Grille. Le Client peut changer de Palier à tout moment ; un passage à un Palier supérieur prend effet immédiatement, un passage à un Palier inférieur prend effet au début de la période mensuelle suivante.
L’abonnement est facturé mensuellement et par anticipation, au début de chaque période mensuelle. Les frais de mise en service et les éventuels dépassements font l’objet d’une facture distincte ou d’une ligne dédiée. Les factures sont transmises par voie électronique et sont payables à 15 jours à compter de leur date d’émission, par domiciliation SEPA ou virement.
Tous les prix s’entendent hors TVA ; la TVA et toute autre taxe applicable sont facturées en sus au taux en vigueur. Les prix peuvent être indexés une fois par an, au 1er janvier, dans la limite de l’évolution de l’indice santé belge, moyennant un préavis écrit d’au moins 30 jours. Toute autre modification tarifaire est notifiée au moins 60 jours à l’avance ; le Client qui la refuse peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur.
Conformément à la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, toute somme impayée à l’échéance produit de plein droit et sans mise en demeure un intérêt de retard au taux légal applicable aux transactions commerciales, majoré d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, sans préjudice des frais raisonnablement engagés au-delà. VETEXIS peut en outre suspendre le Service dans les conditions de l’article 12.
6. Durée et résiliation
Le contrat prend effet à la date de confirmation de la commande et se poursuit par périodes mensuelles successives, sans engagement de durée minimale. Les frais de mise en service restent acquis à VETEXIS quelle que soit la durée effective de l’abonnement.
Chaque partie peut résilier à tout moment, sans motif, moyennant un préavis de 30 jours notifié par courrier électronique (pour le Client : à info@vetexis.com depuis une adresse associée au compte ; pour VETEXIS : à l’adresse de contact du Client). Le préavis court à compter du jour ouvrable suivant la réception de la notification. Les redevances restent dues jusqu’au terme du préavis ; aucun remboursement prorata n’est effectué pour la période mensuelle entamée.
Chaque partie peut résilier de plein droit et sans préavis en cas de manquement grave de l’autre partie non réparé dans les 15 jours suivant une mise en demeure écrite, ainsi qu’en cas de faillite, de liquidation ou de cessation d’activité de l’autre partie.
À la date d’effet de la résiliation : l’Agent cesse de répondre aux appels ; le Client est responsable de reconfigurer sa ligne téléphonique ; le numéro attribué par VETEXIS peut être porté vers l’opérateur du Client sur demande formulée avant la fin du préavis. Le Client dispose de 30 jours à compter de la fin du contrat pour exporter ses Données Client (transcriptions, résumés, données de qualification, rendez-vous) dans un format structuré courant (CSV ou JSON) depuis son espace ou sur demande. À l’issue de ce délai, les Données Client sont supprimées conformément à la politique de confidentialité, sous réserve des obligations légales de conservation.
7. Obligations du client
Le Client s’engage à :
- informer ses Appelants, par les moyens appropriés (annonce d’accueil, mentions sur son site, politique de confidentialité), du fait que les appels sont traités par un agent automatisé et peuvent être enregistrés et transcrits, lorsque la réglementation applicable l’exige ; l’Agent délivre en tout état de cause l’information prévue à l’article 8 ;
- respecter l’ensemble des lois applicables à son activité, en ce compris la réglementation relative à la profession d’agent immobilier, le RGPD, la législation sur les communications électroniques et les règles relatives à la prospection ;
- ne pas utiliser le Service pour émettre ou faciliter du démarchage illicite, des appels non sollicités, ou toute communication trompeuse, discriminatoire ou contraire à l’ordre public ;
- fournir à l’Agent des informations exactes, complètes et à jour (biens, prix, disponibilités, zones, consignes) et les maintenir à jour ; le Client est seul responsable du contenu que l’Agent communique sur la base de ces informations ;
- disposer des droits nécessaires sur les données, agendas et outils qu’il connecte au Service, et respecter les conditions d’utilisation de ses éditeurs de logiciels ;
- préserver la confidentialité de ses identifiants d’accès et signaler sans délai toute utilisation non autorisée ;
- ne pas tenter de contourner, décompiler ou extraire les composants du Service, ni de l’utiliser pour développer un service concurrent ;
- régler les factures aux échéances convenues.
8. Obligations de VETEXIS
VETEXIS s’engage à :
- fournir le Service avec une disponibilité cible de 99,5 % par mois calendaire, hors fenêtres de maintenance planifiée, incidents imputables aux opérateurs télécoms ou aux outils tiers du Client, et cas de force majeure ;
- notifier les maintenances planifiées susceptibles d’affecter le Service au moins 48 heures à l’avance, en les programmant en dehors des heures ouvrables belges dans la mesure du possible ;
- assurer un support par courrier électronique (info@vetexis.com) les jours ouvrables, avec une première réponse dans un délai d’un jour ouvrable ;
- veiller à ce que l’Agent s’identifie comme une intelligence artificielle au début de chaque appel et informe l’Appelant de l’enregistrement, conformément à l’article 50 du Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act), et permette le transfert vers un humain ;
- héberger les Données Client dans l’Union européenne et appliquer les mesures de sécurité décrites dans la politique de confidentialité ;
- ne pas utiliser les Données Client à d’autres fins que la fourniture du Service, et ne jamais les employer pour entraîner des modèles tiers ;
- informer le Client de toute évolution majeure du Service.
9. Données personnelles
Pour les données des Appelants et les Données Client traitées dans le cadre du Service, le Client est responsable du traitement et VETEXIS agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Les parties concluent à cet effet un accord de sous-traitance (DPA), qui fait partie intégrante du contrat et précise notamment l’objet et la durée du traitement, les instructions du Client, les mesures de sécurité, le régime des sous-traitants ultérieurs, l’assistance de VETEXIS et le sort des données en fin de contrat. Le DPA est disponible sur demande à info@vetexis.com.
Le Client détermine la durée de conservation des enregistrements audio (30 jours par défaut, jusqu’à 12 mois) et garantit disposer d’une base légale pour les traitements qu’il confie à VETEXIS. Pour les données relatives au Client lui-même et à ses collaborateurs, VETEXIS agit en qualité de responsable du traitement, conformément à la politique de confidentialité.
10. Propriété intellectuelle
VETEXIS demeure titulaire exclusif de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle afférents au Service : logiciels, modèles de conversation, voix, interfaces, documentation, marques et savoir-faire, protégés par le Livre XI du Code de droit économique. Le contrat confère au Client un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non cessible du Service, pour ses besoins propres, pendant la durée de l’abonnement.
Le Client reste propriétaire de ses Données Client. Il concède à VETEXIS une licence limitée à ce qui est nécessaire pour fournir le Service. VETEXIS peut exploiter des données d’usage agrégées et anonymisées, ne permettant pas d’identifier le Client ni un Appelant, aux fins d’amélioration du Service et de statistiques.
Sauf opposition écrite du Client, VETEXIS peut mentionner la dénomination et le logo du Client à titre de référence commerciale.
11. Responsabilité
VETEXIS est tenue à une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée que pour les dommages directs, certains et prévisibles résultant d’un manquement prouvé à ses obligations contractuelles.
La responsabilité totale et cumulée de VETEXIS, toutes causes confondues, est limitée au montant des redevances hors TVA effectivement payées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.
VETEXIS ne répond en aucun cas des dommages indirects, en ce compris la perte de chiffre d’affaires, de commissions, de mandats, de clientèle ou d’opportunité, l’atteinte à l’image, la perte ou l’altération de données non imputable à VETEXIS, ni des conséquences d’une transcription, d’un résumé ou d’une qualification inexacts que le Client n’aurait pas vérifiés, ni des dommages résultant d’informations erronées ou obsolètes fournies par le Client, d’un défaut des services tiers (opérateurs télécoms, éditeurs de CRM, outils de calendrier, fournisseurs de modèles) ou d’une utilisation non conforme du Service.
Aucune des parties ne sera tenue responsable d’un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l’article 5.226 du Code civil, en ce compris les pannes généralisées de réseaux de télécommunication ou d’électricité, les cyberattaques d’ampleur, les décisions des autorités et les défaillances majeures des fournisseurs d’infrastructure. Si la force majeure se prolonge au-delà de 30 jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité.
Les présentes limitations ne s’appliquent pas en cas de dol ou de faute lourde de VETEXIS, ni dans les cas où la loi interdit de limiter la responsabilité.
12. Suspension
VETEXIS peut suspendre tout ou partie du Service, après notification par courrier électronique et, sauf urgence, un délai de régularisation de 8 jours, en cas : de défaut de paiement d’une facture échue ; d’usage du Service contraire aux Conditions ou à la loi ; de risque avéré pour la sécurité ou l’intégrité de la plateforme, des autres clients ou des Appelants ; de demande d’une autorité compétente. La suspension ne dispense pas le Client du paiement des redevances et ne donne lieu à aucune indemnité. Le Service est rétabli dans les meilleurs délais après régularisation.
13. Confidentialité
Chaque partie s’engage à garder confidentielles les informations non publiques de l’autre partie dont elle a connaissance à l’occasion du contrat (conditions commerciales, données techniques, scripts, données d’activité, Données Client), à ne les utiliser que pour les besoins du contrat et à ne les communiquer qu’à ses collaborateurs et sous-traitants soumis à une obligation équivalente. Cette obligation survit trois ans à la fin du contrat. Elle ne s’applique pas aux informations tombées dans le domaine public sans faute de la partie réceptrice, ni à celles dont la divulgation est exigée par la loi ou une autorité.
14. Modification des conditions
VETEXIS peut modifier les Conditions et la Grille tarifaire. Toute modification est notifiée au Client par courrier électronique au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Si la modification est défavorable au Client, celui-ci peut résilier le contrat sans frais, avec effet à la date d’entrée en vigueur de la modification, en le notifiant avant cette date. À défaut, la poursuite de l’utilisation du Service vaut acceptation. La version des Conditions en vigueur est celle publiée sur cette page, identifiée par sa date de mise à jour.
15. Droit applicable et juridiction
Le contrat et les Conditions sont régis par le droit belge, à l’exclusion de ses règles de conflit de lois et de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises.
Les parties s’efforcent de résoudre à l’amiable tout différend relatif à la formation, l’interprétation, l’exécution ou la cessation du contrat. À défaut d’accord dans les 30 jours suivant la notification écrite du différend, celui-ci relève de la compétence exclusive des cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles, y compris pour les procédures en référé ou sur requête. La langue de la procédure est le français.
Si une stipulation des Conditions est déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations conservent leur plein effet et la stipulation concernée est remplacée par une stipulation valable d’effet économique équivalent. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d’un manquement ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.
16. Contact
Pour toute question relative aux Conditions, à une commande ou à une facture :
- Courrier électronique : info@vetexis.com
- Courrier postal : Vebota LLC, [Adresse du siège]