Wat we leren door duizenden oproepen van Belgische vastgoedkantoren te beluisteren.
Gids · 6 min leestijd ·
Wat kost een gemiste oproep een vastgoedkantoor écht?
Een gemiste oproep is geen verloren oproep: het is een prospect die het volgende nummer op Immoweb belt. Voor een kantoor wordt de echte kost gemeten in mandaten, niet in minuten.
Waar de oproepen naartoe gaan
Volgens sectorstudies komt ongeveer 62 % van de oproepen naar een kmo buiten de kantooruren binnen of terwijl een medewerker bezet is. Voor een vastgoedkantoor geldt dat nog meer: kopers bellen 's avonds na het werk, op zaterdag tussen twee bezoeken, of vanuit de auto na het zien van een bord.
De rekensom
Een gemiddeld kantoor ontvangt 15 tot 40 oproepen per dag.
Ongeveer één op vijf oproepen gaat over een specifiek pand en leidt tot een bezoekaanvraag.
Een prospect die binnen 5 minuten wordt teruggebeld, heeft 21 keer meer kans om gekwalificeerd te worden dan een prospect die na 30 minuten wordt teruggebeld.
De gemiddelde commissie op een residentiële verkoop in België bedraagt meer dan 9.000 € excl. btw.
Als een kantoor maar vijf bezoekoproepen per week mist en er slechts de helft van recupereert, laat het jaarlijks meerdere mandaten aan de concurrentie. De kost van een geautomatiseerd telefonisch onthaal is in vergelijking verwaarloosbaar.
Wat Vetexis doet
Vetexis neemt op bij de tweede beltoon, 24/7, identificeert het betrokken pand, kwalificeert de vraag volgens uw criteria en plant het bezoek in de agenda van de juiste medewerker. De samenvatting staat in het CRM nog voor de beller heeft opgehangen.
Regelgeving · 4 min leestijd ·
AI Act en GDPR: wat een spraakassistent aan uw bellers moet zeggen
Een AI-telefoonassistent is legaal in België en Europa, op voorwaarde dat twee kaders worden nageleefd: de Europese AI-verordening (AI Act) en de GDPR.
Transparantie: zeggen dat het een AI is
De AI Act vereist dat wie met een AI-systeem interageert daarover wordt geïnformeerd, tenzij het evident is. Vetexis stelt zich dus vanaf de eerste seconde voor als de virtuele assistent van het kantoor. In tegenstelling tot wat men denkt, jaagt dat bellers niet weg: wat voor hen telt, is een onmiddellijk antwoord en een gepland bezoek.
Gegevens: waar de opnames naartoe gaan
De GDPR vereist een rechtsgrond, duidelijke informatie en een verwerkersovereenkomst tussen het kantoor (verwerkingsverantwoordelijke) en de dienstverlener (verwerker). Bij Vetexis worden de gegevens gehost en verwerkt in de Europese Unie, versleuteld en standaard 30 dagen bewaard. Elke klant krijgt een DPA.
Checklist voor uw kantoor
De virtuele assistent vermelden in uw privacybeleid.
De verwerkersovereenkomst (DPA) met uw dienstverlener ondertekenen.
Een bewaartermijn voor de opnames vastleggen.
Voorzien dat er naar een mens kan worden doorgeschakeld.
Product · 3 min leestijd ·
Frans beantwoorden zonder aan te werven: hoe Vetexis de taal herkent
In België krijgt een kantoor in Brussel of Brabant elke week oproepen in beide landstalen. Een tweetalige medewerker aanwerven die op zaterdagavond beschikbaar is, is niet realistisch. Een spraakassistent wel.
Herkenning vanaf de eerste woorden
Vetexis analyseert de taal van de beller op basis van de eerste zin en zet het gesprek verder met een natuurlijke stem in het Nederlands of het Frans. Wisselt de beller tijdens het gesprek van taal, dan volgt de assistent.
Eén script, twee talen
Uw kwalificatieregels, tijdsloten en panden worden één keer ingesteld. Vetexis past ze toe in beide talen, met het juiste vastgoedjargon: “bezichtiging”, “compromis”, “EPC”, “syndicus”.
Engels is optioneel beschikbaar voor kantoren die met expats werken.
